Anforderungen nach MaRisk BTO 1: Risikorelevanz beim Factoring

In der Praxis haben zahlreiche kleine und mittlere Factoring-Institute einheitliche Prozesse für den Abschluss und Vollzug von Factoring-Rahmenverträgen eingerichtet. Eine Berücksichtigung der Risikorelevanz erfolgt dabei in der Regel nicht. Dies resultiert oftmals daraus, dass diese im Wesentlichen den allgemeinen Teil der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) umsetzen. Eine intensive Auseinandersetzung mit den besonderen Regelungen zum Kreditgeschäft, also MaRisk BTO 1, findet oftmals nicht statt, obwohl sie sich ebenso auf Factoring-Institute anwenden lassen. Darüber hinaus führen die dort geregelten Erleichterungen unter Umständen dazu, die Proportionalität und die Effizienz der internen Prozesse zu erhöhen. Nachfolgend werden Ansätze aufgezeigt, wie die Risikorelevanz im Factoring-Geschäft Eingang finden kann.

Rahmenbedingungen

Mit Verabschiedung des Jahressteuergesetzes 2009 am 19. Dezember 2008 wurde Factoring als Finanzdienstleistung unter die Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) gestellt. Der Gesetzgeber trägt den Besonderheiten der Leasing- und Factoring-Unternehmen Rechnung, indem diese die Anforderungen des Kreditwesengesetzes (KWG) nicht vollumfänglich anzuwenden haben. Für den geltenden regulatorischen Rahmen hat sich der Begriff des "KWG light" etab liert.

Darüber hinaus haben Factoring-Institute die Möglichkeit, unter der Generalnorm der Proportionalität zahlreiche regulatorische Öffnungsklauseln in Anspruch zu nehmen und dadurch die institutsinternen Prozesse prinzipienorientiert auszugestalten.

Beim Grundsatz der Proportionalität handelt es sich um die Antwort der Bankenaufseher auf die heterogene Landschaft des Finanzsektors. Dieser besagt: Die institutsinternen Prozesse müssen proportional zur Größe, dem Umfang und der Risikostruktur des Instituts ausgestaltet sein. Im deutschen Bankenaufsichtsrecht findet sich der Proportionalitätsgrundsatz in § 25a Absatz 1 Satz 4 KWG wieder; er wird durch die Ma-Risk konkretisiert. Diese sind dabei als norminterpretierende Verwaltungsvorschriften zum KWG zu verstehen.

Der Proportionalitätsgrundsatz wird durch das Element der prinzipienorientierten Aufsicht ergänzt und kommt durch die Formulierung der Mindestanforderungen zum Ausdruck. Danach sind zahl reiche Aussagen und Anforderungen "grundsätzlich", das heißt "in der Regel" umzusetzen, sodass begründete Ausnahmen zulässig sind.1)

Ablauf im Factoring2)

Auf die Akquisition eines potenziellen Factoring-Kunden und dessen erster Analyse zur Einschätzung des mit dem Kunden verbundenen Risikos und der Rahmenbedingungen des Geschäfts unter Berücksichtigung eventueller Vertriebsvorgaben, folgt eine ausführlichere Risikoanalyse der eingeholten Informationen. Diese betreffen dabei regelmäßig nicht nur den Factoring-Kunden als potenziellen Vertragspartner, sondern auch die (künftigen) Debitoren. Die Auswertung der Informationen mündet in einem entsprechenden Votum durch die Bereiche Markt und Marktfolge.

Fällt dieses Votum insgesamt positiv aus, folgt die Konditionsfindung sowie teilweise die Anforderung von Limiten auf die anzukaufenden Debitorenportfolios bei einer Warenkreditversicherung, die den Factor im Delkrederefall absichert. Auf dieser Basis erhält der potenzielle Kunde einen Factoring-Vertrag als Angebot zum Vertragsschluss zugesandt. Zumeist handelt es sich dabei um vorformulierte Standardverträge, die lediglich in Bezug auf die Höhe des Factoring-Rahmens, des Sicherheitseinbehalts und der Kondition einzelfallspezifisch ausgestaltet werden. Sofern der Factoring-Kunde das Vertragsangebot annimmt, beginnt der laufende Ankauf von Forderungen innerhalb der für die Debitoren seitens des Factors festgesetzten und mit dem Kunden vereinbarten Limite, wobei der Factor regelmäßig den Ankauf von Forderungen verweigern kann.

Der laufende Ankauf geschieht nach Prüfung der meist elektronisch, via voll automatisierter Schnittstelle übermittelten Daten zu den anzukaufenden Debitorenforderungen. Sofern ein entsprechendes Debitorenlimit in ausreichender Höhe zur Verfügung steht und alle risikorelevanten beziehungsweise mit dem Kunden vereinbarten Unterlagen vorliegen, kommt es zum Ankauf durch den Factor.

Vor dem Hintergrund des dargestellten Ablaufs lässt sich das Factoring-Geschäft in zwei zentrale Abschnitte unterteilen: den Abschluss des Factoring-Rahmenvertrags einerseits sowie der laufende Ankauf der Debitorenforderungen andererseits. Bei beiden handelt es sich um Abschnitte, die als Kreditentscheidungen im Sinne der MaRisk eingeordnet werden können, wobei diese unterschiedliche Qualität aufweisen.4) Diese Unterscheidung ist insbesondere bei der Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation sowie dem Risikomanagement im Factoring-Geschäft von Belang.

Das Factoring-Geschäft zeigt sich facettenreich. Die Grundstrukturen in der allgemeinen Aufbau- und Ablauforganisation sowie im Risikomanagement gestalten sich im Factoring dem Grunde nach jedoch einheitlich. Daher bleiben die Besonderheiten und Unterschiede der vielen Facetten nachfolgend unberücksichtigt. Vielmehr wären diese in der Feinjustierung der jeweiligen Prozesse zu beachten.

Funktionstrennung und Votierung

Grundgedanke der allgemeinen Anforderungen an die Aufbau- und Ablauforganisation gemäß MaRisk ist, sicherzustellen, dass unvereinbare Tätigkeiten durch unterschiedliche Mitarbeiter durchgeführt und somit Interessenkonflikte vermieden werden.3) Für das klassische Kreditgeschäft bedeutet dies grundsätzlich eine aufbauorganisatorische Trennung der Bereiche Markt und Marktfolge bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung.5) Kreditentscheidungen sind dabei grundsätzlich auf Basis zweier unabhängiger Voten zu treffen. Eine Ausnahme bildet hier das nichtrisikorelevante Kreditgeschäft; hier kann von einer Doppelvotierung abgesehen werden. Gleiches gilt für von Dritten initiierte Geschäfte.

Das Factoring-Geschäft unterscheidet sich jedoch in zentralen Aspekten vom klassischen Kreditgeschäft. Während es sich bei der klassischen Darlehensgewährung um einen Zwei-Parteien-Vertrag handelt, treten im Factoring-Geschäft regelmäßig drei Vertragspartner ein. Darüber hinaus handelt es sich beim Factoring um einen Kaufvertrag mit Finanzierungscharakter. Entsprechend des dargestellten grundsätzlichen Ablaufs im Factoring ergeben sich regelmäßig mehrere Kreditentscheidungen. Zunächst bei Abschluss des Factoring-Rahmenvertrags sowie in der Folge im Rahmen des laufenden Ankaufs von Debitorenforderungen.

Zu Beginn erfolgt die grundsätzliche Entscheidung über den Abschluss eines Rahmenvertrags und die damit einhergehende Festlegung eines Factoring-Rahmens. Dies stellt die originäre Kreditentscheidung dar. Unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Factoring-Kunden wird versucht, Adressenausfallrisiken, bestehend aus Delkredere- und Veritätsrisiken, bereits in diesem Stadium einzugrenzen oder zu minimieren.

Hierbei sind in der Regel die Bereiche Markt und Marktfolge involviert. Für diese Entscheidung gelten nach Auffassung der Autoren die allgemeinen Anforderungen an die Funktionstrennung und Votierung im Kreditgeschäft, wobei hierbei die Erleichterungen für kleine Institute sowie eine Differenzierung nach risikorelevantem und nichtrisikorelevantem Kreditgeschäft in Frage kommen.

Auf den Vertragsschluss folgt der laufende Ankauf angedienter Debitorenforderungen. Auch hierbei handelt es sich um einzelne Kreditentscheidungen. Diese erfolgen jeweils innerhalb des ursprünglich festgelegten Rahmens, respektive des vergebenen, gegebenenfalls durch die Warenkreditversicherung bestätigten Debitorenlimits. Für den laufenden Ankauf von Debitorenforderungen gilt zumeist lediglich der Bereich Marktfolge als zuständig, was sinnvoll erscheint.

Ausnahmen

Bei kleineren Instituten sind Ausnahmen hinsichtlich der Funktionstrennung unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. So ist es möglich, auf die durch die MaRisk geforderte Funktionstrennung zwischen Markt und Marktfolge bis einschließlich der Ebene der Geschäftsleitung zu verzichten, wenn angesichts der Größe der Gesellschaft diese nicht verhältnismäßig wäre. Die Voraussetzung bildet dabei jedoch die unmittelbare Einbeziehung der Geschäftsleitung in die Vergabe risikorelevanter Kredite unter Berücksichtigung bestehender Risiken sowie der internen Kompetenzordnung.6) Dies gilt speziell, wenn die Geschäftsleitung zulässigerweise nur aus einer Person besteht. Die Abgrenzung zwischen risikorelevantem und nichtrisikorelevantem Kreditgeschäft obliegt jedem Institut selbst. Dabei gilt es, sämtliche Risikogesichtspunkte zu beachten. Diese können qualitativer wie quantitativer Natur sein.

Für den Abschluss des Factoring-Rahmenvertrags kann in Abhängigkeit von der beziehungsweise abgestimmt auf die Risikotragfähigkeit vereinfachend als rein quantitatives Abgrenzungskriterium die Höhe des zu gewährenden oder beantragten Ankaufrahmens herangezogen werden. Diese eher undifferenzierte Vorgehensweise empfiehlt sich besonders für kleinere Institute mit homogenem Dienstleistungsspektrum und einer Vielzahl kleiner und mittlerer Kunden, welche sich über zahlreiche Branchen, Regionen und Länder verteilen. Qualitative Aspekte der Kreditnehmerqualität des Kunden/dessen Anschlusskunden finden hierbei keine gesonderte Berücksichtigung.

Für mittlere und große Institute sollte hingegen eine differenziertere Abgrenzung erfolgen. Dabei ist vom Kreditbegriff nach dem KWG ausgehend das tatsächliche Risiko unter Berücksichtigung des zugrunde liegenden Rahmenvertrags, des Tätigkeitsfeldes sowie der angedienten Losgrößen zu beurteilen.

Für Factoring ist der Kreditbegriff des § 19 Abs. 5 KWG einschlägig. Danach gilt als Kreditnehmer, wer für die Erfüllung der Forderungen einzustehen hat. Somit ist im echten Factoring regelmäßig der Debitor und im unechten Factoring der Zedent Kreditnehmer. Unabhängig davon, ob es sich um echtes oder unechtes Factoring handelt und sich hierfür unterschiedliche Abgrenzungskriterien für die Frage der Risikorelevanz finden, ist die Vorgehensweise für die institutsindividuelle Definition der Risikorelevanz jeweils die gleiche.

Als quantitative Kriterien kommen neben dem auch für kleine Institute durchaus geeigneten Ankaufrahmen als Ausgangsbasis unter anderem die Granularität und durchschnittliche Laufzeit des anzukaufenden Forderungsportfolios in Betracht. Ausgehend vom Grundgedanken der Portfoliotheorie vermindert sich das theoretische Ausfallrisiko des Forderungsportfolios mit steigender Diversifikation und sinkender Forderungslaufzeit. Als qualitative Kriterien lassen sich die Bonität des Factoring-Kunden, dessen Branche, Geschäftssitz sowie die Bonitätsmerkmale einschließlich Sitz der angeschlossenen Kunden/Debitoren heranziehen. Im Ergebnis führen die vorgenannten und gegebenenfalls weitere Kriterien zur Entwicklung einer allgemeinen, risikoorientierten Abgrenzungsmatrix. Auf Basis dieser Matrix kann das Institut unter Berücksichtigung von kundenindividuellen Merkmalen die Risikorelevanz fallorientiert festlegen. So ist es beispielsweise denkbar, dass ein potenzielles Engagement allein nach quantitativen Merkmalen nicht risikorelevant ist, das Institut jedoch die Branche oder das Sitzland des Antragsstellers als insgesamt risikorelevant einstuft. In der Folge muss das beantragte Engagement insgesamt als risikorelevant eingestuft werden, da die Abgrenzungskriterien für die Einstufung als nichtrisikorelevant additiv zu erfüllten sind.

In Bezug auf den laufenden Ankauf von Debitorenforderungen erfordert es keine Funktionstrennung zwischen Markt und Marktfolge, da dieser im Rahmen des gewährten Ankaufrahmens liegt. Darüber hinaus erscheint die Einbeziehung des Marktbereichs in das tägliche Massengeschäft nicht zielführend.

Kreditgewährungsprozess

Für Entscheidungen über den Abschluss von Rahmenverträgen, die als nicht wesentlich, das heißt als nichtrisikorelevant, klassifiziert wurden, kann das Institut bestimmen, dass nur ein Votum durch den Bereich Markt erforderlich ist. Dabei empfiehlt sich die Verwendung vorformulierter Standardverträge, die lediglich in Bezug auf die Höhe des Ankauflimits sowie die Kondition einzelfallspezifisch ausgestaltet sind. Sämtliche übrigen Regelungen sollten dabei starr beziehungsweise hoch standardisiert sein, um die Zielsetzung einer schlanken, effizienten und kostengünstigen Vertragsabwicklung zu erreichen.

Weiter sind für das nicht risikorelevante Kreditgeschäft starre oder hoch standardisierte Vertriebsvorgaben zu entwickeln. Für den Fall von Abweichungen von den Vertriebsvorgaben wäre sodann der nachfolgend dargestellte Votierungsprozess zum risikorelevanten Kreditgeschäft anzustoßen und umzusetzen.

Risikorelevantes Geschäft erfordert entsprechend den MaRsik zwei zustimmende Voten. Hierzu hat das Institut standardisierte Prozesse zu implementieren. Im Prozess der Kreditgewährung müssen alle risikorelevanten Aspekte Berücksichtigung finden. Darüber hinaus sollte die Kreditvorlage einem standardisierten, streng definierten Aufbauschema folgen. Gleiches gilt für die der Entscheidung zugrunde zu legenden Kreditunterlagen.

Die Verantwortung für den laufenden Ankauf von Debitorenforderungen liegt regelmäßig im alleinigen Zuständigkeitsbereich der Marktfolge. Dies lässt sich dadurch begründen, indem dabei grundsätzlich von einer Initiierung durch Dritte, hier durch den Factoring-Kunden, und damit von einem Anwendungsfall der durch die MaRisk BTO 1 eingeräumten Erleichterungsregelung ausgegangen werden kann. Selbst wenn man die Anwendbarkeit der Erleichterung verneint, ist zumindest im Bereich der versicherten Forderungen durch Vergabe von Debitorenlimiten durch die Warenkreditversicherung dieses als Erstvotum zu würdigen.

Marktfolge

Somit wäre hierfür ohne Berücksichtigung der Risikorelevanz eine Doppelvotierung gegeben. Insbesondere vor diesem Hintergrund hat das Institut entsprechende Prozesse zur Risikosteuerung im Forderungsankauf zu etablieren. Dies ist umso wichtiger, da sich im Besonderen die Veritätsrisiken nicht versichern lassen und daher dem Prozessschritt der Veritätsprüfung eine hervorgehobene Bedeutung zukommt.

Somit lässt sich festhalten, dass im Factoring-Geschäft eine Unterscheidung nach risikorelevantem und nichtrisikorelevantem Kreditgeschäft auf Ebene des abzuschließenden Rahmenvertrags möglich ist, sich dies für den laufenden Ankauf von Debitorenforderungen jedoch erübrigt. Hierdurch ist eine effiziente, risikoorientierte Einbindung des Bereichs Marktfolge möglich, um damit den Prozess der allgemeinen Kreditgewährung zu optimieren.

Risikorelevanz in den Marktfolgeprozessen

Die ausschließliche Verwendung der Risikorelevanzgrenze für die Einbindung von Marktfolgeeinheiten in die Genehmigung des Factoring-Rahmenvertrags wäre nicht stringent. Vielmehr sind die Kriterien zur Abgrenzung von risikorelevantem und nichtrisikorelevantem Kreditgeschäft in den Folgeprozessen ebenfalls beachtlich. Einen nicht zu unterschätzenden Aufwand bergen die Kreditweiterbearbeitung sowie die Risikoüberwachung, wobei Erstgenanntes regelmäßig dominiert.

Im Rahmen der Kreditweiterbearbeitung werden zumeist jährliche Revisionen und Auswertungen wirtschaftlicher Unterlagen des Factoring-Kunden sowie die anlassunabhängige Überprüfung der Historie der Geschäftsbeziehung durchgeführt. Teilweise erfolgen auch manuelle Ratings auf Basis der vom Kunden erhaltenen und durch das Institut ausgewerteten Unterlagen. Diese in Anhängigkeit von ihrer Ausgestaltung teilweise sehr aufwendigen Prozesse sind in der konsequenten Anwendung der Risikorelevanz ebenso als risikoorientierte Verfahren auszugestalten. Beispielsweise als automatisierte Risikoeinstufungen auf Basis sinnvoller, belastbar messbarer Kennzahlen.

Dabei lässt sich im Factoring oftmals die Storno-, die Skonto- oder die debitorische Ausfallquote heranziehen. Desgleichen lassen sich individuelle Ratings durch die Hinzuziehung von Auskunfteien ersetzten. Vor dem Hintergrund des definierten geringeren Risikogehalts sollten sich hierdurch keine negativen Auswirkungen auf die Qualität der Steuerungsinstrumente des Instituts ergeben.

Die Umsetzung der Risikorelevanz im Factoring-Prozess, wie am Beispiel der Kundenbetreuung gezeigt, führt teilweise zu einer deutlichen Reduzierung der Aufwendungen. Diese Einsparungen bieten Raum für die Stärkung der Überwachung von risikorelevanten Engagements oder der Wettbewerbsposition.

Kontrollen in der Kreditabwicklung

In diesem Zusammenhang ist ebenfalls der Umgang mit Kontrollen in der Kreditabwicklung beachtlich. Zumeist werden nach einem schlanken Genehmigungsprozess die Kontrollabläufe bei der Anlage der Kundenstammdaten sowie der Daten zum Rahmenvertrag, aber auch in der Nachkontrolle, nicht ausreichend risikoorientiert gestaltet. Grundsätzlich ist zwischen prozessimmanenten, automatisierten sowie manuellen Kontrollen und den Ex-post-Kontrollen zu unterscheiden.

Die bislang häufigste Form der Kontrolle im Rahmen der Gewährung von Factoring-Rahmen stellt die manuelle Überprüfung im Vier-Augen-Prinzip als prozessimmanente, manuelle Kontrolle dar. Bei Unklarheiten oder nicht ausreichend begründeten Abweichungen vom Standardfall führt dies regelmäßig zu zeit- und kostenintensiven Prozessunterbrechungen. Daher erscheint es geboten, die Risikorelevanz systemseitig abzubilden. Dies ist bei der überwiegenden Zahl an Instituten durch die bestehenden IT-Systeme und damit ohne hohe Investitionsausgaben möglich.

Zielsetzung muss es dabei sein, die Personal- und damit kostenintensive Nachkontrolle durch prozessimmanente, automatisierte Logikprüfungen im IT-System zu ersetzen. Diese sollten möglichst bei Eingabe des zu gewährenden Engagements erfolgen durch automatisierten Abgleich der Vertragseckdaten mit den Abgrenzungskriterien für die Risikorelevanz. Auf Basis der Logikprüfungen wird dann systemseitig entschieden, inwiefern die Einbeziehung der Marktfolge aber auch eine weitere manuelle, durch das Kreditrisiko begründete Überprüfung des Vorgangs oder der Entscheidung erforderlich ist.

Einsparungspotenziale

Die Berücksichtigung der Risikorelevanz im Factoring-Geschäft bedeutet mehr als nur das Festlegen von Entscheidungs- beziehungsweise Votierungsgrenzen. Die Ausweitung auf die Folgeprozesse führt zur Aufdeckung von Einsparungspotenzialen, die regelmäßig dort auftreten, wo die Kosten keinem entsprechenden Nutzen gegenüberstehen und somit Ineffizienzen erkennen lassen. Selbstverständlich kann die dargestellte Ausweitung auf die Marktfolgeprozesse und die Kontrolle außerdem auf die hier nicht näher behandelten Facetten des Factorings erfolgen. So kann bereits im Neuproduktprozess die Risikorelevanz im Zielprodukt durch beispielsweise die Ausgestaltung der Standardverträge Berücksichtigung finden (Art der Datenübermittlung, der zu stellenden Sicherheiten und so weiter).

Wichtig zu erwähnen erscheint dabei: Die Risikorelevanz besitzt keine allgemeingültige Formel, sondern ist vielmehr instituts- respektive port folioindividuell zu bestimmen. Die daraus resultierenden Effekte führen in der Regel zur Freisetzung von Ressourcen im nichtrisikorelevanten Geschäft und lassen sich im risikorelevanten Geschäft oder anderswo nutzen. Alternativ kann dies zu tatsächlichen Kosteneinsparungen führen, was wiederum eine Stärkung der Unternehmenssubstanz und der Wettbewerbsfähigkeit zur Folge hat.

1) Vgl. auch Mindestanforderungen an das Risikomanagement - Interpretationsleitfaden, Deutscher Sparkassen- und Giroverband, Februar 2014.

2) In Anlehnung an: Deutscher Factoring-Verband e. V. - Stellungnahme zur Neufassung der MaRisk Konsultation 3/2009 vom 23. März 2009.

3) Vgl. hierzu AT 4.3.1 MaRisk.

4) Die Autoren haben bewusst die Begrifflichkeiten "Kreditentscheidung" beziehungsweise "Kreditgeschäft" in Analogie zu MaRisk BTO 1 verwendet, wenngleich es sich beim Factoring-Geschäft nicht um Kreditgeschäft im engeren Sinne handelt.

5) Vgl. hierzu BTO 1.1 Tz. 1 MaRisk.

6) Vgl. Erläuterungen BTO 1.1 Tz.1 MaRisk in der Fassung vom 14. Dezember 2012.