Facility und Property Management

Digitalisierung im Facility Management ermöglicht effizientere Ressourcennutzung

Prof. Dr. Joachim Hohmann, Honorarprofessor IT im Immobilien und Facility Management, Fachbereich Bauingenieurwesen, Technische Universität Kaiserslautern

Den Anbietermarkt für die sogenannte Computer-Aided Facility Management Software (CAFM) teilen sich derzeit etwa 60 Unternehmen unter sich auf. Aber nur ein Viertel der am Markt aktiven Anbieter kann auf mehr als drei Millionen Euro Umsatz im Jahr verweisen. Derzeit, so der Autor des Beitrages, seien lediglich geringe Konsolidierungstendenzen zu beobachten. Ob diese aktuelle Situation auch in der Zukunft so bleiben wird und ob die zunehmende Verbreitung von BIM (Building Information Modeling) sowie der Digitalisierung im Facility Management neue Wettbewerber in Erscheinung treten lässt, kann der Verfasser derzeit nicht absehen. Problem: Es gebe nur eine geringe Wechselbereitschaft der bestehenden Anwender. Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer nutzten noch immer ihr Erstsystem, bei Befragten der öffentlichen Hand seien es sogar 80 Prozent. Daher gelte es, die Akzeptanz im Management zu erhöhen, indem der Mehrwert für das eigene Unternehmen und die Risiken im Rahmen der Betreiberverantwortung herausgestellt würden. Red.

Die Digitalisierung ist einer der zentralen Trends des Facility-Management-Marktes (FM) in Deutschland - sowohl aus Sicht der Dienstleister, die Lösungen und Produkte entwickeln, als auch der Auftraggeber, die eine qualitativ bessere Steuerung und effizientere Services erwarten. Für die Anwender stellt sich zunächst die Aufgabe, die Grundlagen für die Digitalisierung zu schaffen, bevor hierauf aufbauende Lösungen sinnvoll in ein professionelles Gesamtkonzept integriert werden können.

Die in der öffentlichen Diskussion häufig nicht vorkommende, aber dafür alles entscheidende Voraussetzung für die Digitalisierung ist die Existenz von digitalen Gebäude- und Anlagendaten, die aktuell, vollständig, qualitätsgesichert und standardisiert vorliegen.

Gerade dort, wo es um die Einhaltung rechtlicher Vorschriften geht, kann der Verzicht auf eine ausreichende Dokumentation zur Folge haben, dass erhebliche juristische Risiken eingegangen oder knapp bemessene Personalressourcen für unnötigen Mehraufwand verschwendet werden. Dabei nimmt der Anteil der Unternehmensleitungen, die in einem professionellen Facility Management keinen Wertbeitrag für das eigene Unternehmen sehen, stetig ab. Nun gilt es, die vorhandenen Instrumente, wie vor allem CAFM (Computer Aided Facility Management) im Sinne eines effizienten und rechtsicheren Gebäudebetriebs einzusetzen.

Der CAFM-Markt ist fragmentiert

Der aktuelle Stand der Digitalisierung des FM mit CAFM ist Gegenstand des von der GEFMA (Deutscher Verband für Facility Management e. V.) in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder GmbH vorgelegten CAFM-Trendreports 2017. Dieser basiert auf der Befragung von 15 Anbietern sowie von über 300 Anwendern. Zum Inhalt gehören aktuelle Zahlen, Daten und Fakten zu Umsätzen der Anbieter, Markt- und Auftragsvolumina, Mehrwert von CAFM-Software, Hinderungsgründe für den Einsatz sowie aktuelle Themen und Trends. Der Report trifft Aussagen zum Nutzungsverhalten, artikuliert Wünsche und Kritikpunkte der Anwender und liefert Kennzahlen, wie etwa zu Projektimplementierungsdauer und Umsatzstrukturen.

Das Marktvolumen in Deutschland von CAFM-Software und zugehörigen Dienstleistungen umfasst etwa 150 Millionen Euro. Gleichzeitig liegt das von Lünendonk berechnete externe Marktvolumen für Facility Services in Deutschland bei 50,5 Milliarden Euro. In den meisten anderen serviceorientierten Branchen betragen heute die IT-Ausgaben mindestens 2 Prozent des Umsatzes und zum externen Facility-Services-Marktvolumen addieren sich auch noch intern erbrachte Services in ähnlicher Größenordnung.

Diese Diskrepanz ist ein Indiz dafür, dass die Digitalisierung von Immobilien und Facility Management in Deutschland noch einen weiten Weg vor sich hat. Denn ohne Software und zugehörige Daten, die Transparenz in das Gebäudemanagement bringen, ist die gewünschte Intelligenz und Automatisierung an vielen Stellen nicht oder nur mit erheblichem zusätzlichem Aufwand möglich.

Der Anbietermarkt für CAFM-Software ist weiterhin stark fragmentiert und wird von mehr als 60 Unternehmen geprägt. Lediglich ein Viertel der teilnehmenden Anbieter kann auf mehr als drei Millionen Euro Umsatz im Jahr verweisen. Derzeit sind nur geringe Konsolidierungstendenzen zu beobachten. Ob dies auch künftig so bleiben wird und ob die zunehmende Verbreitung von BIM (Building Information Modeling) sowie der Digitalisierung im Facility Management neue Wettbewerber in Erscheinung treten lässt, bleibt abzuwarten.

Der Gewinn von Neukunden sorgt bei den befragten Anbietern im Durchschnitt für einen substanziellen Umsatzanteil. Mit Neukunden erwirtschaften sie 41 Prozent des Umsatzes. Nur rund die Hälfte dieser Einführungsprojekte übersteigt jedoch ein Volumen von 50000 Euro. Dies ist ein Anzeichen des hohen Fragmentierungsgrades im Markt. Die damit einhergehenden begrenzten Ressourcen aufseiten der Anbieter verhindern eine weitere Professionalisierung des Marktes. Diese Problematik wird sich voraussichtlich erst dann ändern, wenn die Verbreitung von CAFM-Systemen weiter vorangeschritten ist.

Trotz hohem Mehrwert ist CAFM gering verbreitet

Der Mehrwert von CAFM ist unter den Studienteilnehmern unbestritten: Die Systeme erleichtern und verbessern die Dokumentation, tragen zu einer deutlich höheren Transparenz von Kosten und Leistungen des Gebäudebetriebs bei und steigern die Effizienz der Gebäudeverwaltung. Jeweils 95 Prozent der befragten Anbieter und Anwender sind dieser Meinung. Unter den sechs vorgegebenen Feldern sehen die Teilnehmer auch bei den Gesamtkosten (81 Prozent) und der Flächennutzungseffizienz (73 Prozent) positive Effekte durch den Einsatz von CAFM-Systemen.

Ein Hauptgrund für die noch immer geringe Verbreitung von CAFM-Systemen liegt aus Sicht der Studienteilnehmer im geringen Bewusstsein hinsichtlich der Dokumentationsanforderungen für die Betreiberverantwortung (73 Prozent). Aber auch die fehlende Akzeptanz in Unternehmensteilen für Real Estate respektive Facility Management jenseits der Fachabteilungen sowie beim verantwortlichen Management stellt ein großes Hindernis dar (48 Prozent). Dies erklären sich die Befragten mit einem schwer vermittelbaren Nutzen (54 Prozent) und der Tatsache, dass Immobilien relativ lange ohne professionelle Software und aktuelle Daten betrieben werden können.

Um die Potenziale des CAFM zu nutzen, gilt es, die Akzeptanz im Management zu erhöhen, indem der Mehrwert für das eigene Unternehmen und die Risiken im Rahmen der Betreiberverantwortung herausgestellt werden. CAFM-Software muss sich nahtlos in die Unternehmens-IT integrieren oder im Zuge einer weiteren Standardisierung aus der Nische der Speziallösung heraustreten und durch eine breite Nutzung im Unternehmen zur Standardsoftware gehören.

Noch geringe Wechselbereitschaft

Anwender und Anbieter stehen gemeinsam vor der Herausforderung, den unbestrittenen Mehrwert von CAFM-Software so zu vermitteln, dass auch diejenigen für die Potenziale sensibilisiert werden, die hierin zunächst nur Kosten sehen. Einen Ansatz dazu bietet die Gefma Richtlinie 460 "Wirtschaftlichkeit von CAFM" mit umfangreichen Checklisten zur Wirtschaftlichkeitsberechnung und der Aufstellung eines CAFM Business Cases.

Eine weitere große Herausforderung für den Markt ist die geringe Wechselbereitschaft der bestehenden Anwender. Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer nutzen noch immer ihr Erstsystem, bei Befragten der öffentlichen Hand sind es sogar 80 Prozent. Das scheint angesichts des mit einem Wechsel verbundenen Aufwands gerechtfertigt, behindert jedoch die Innovationsdynamik im Markt, da es sich bei älteren CAFM-Installationen häufig um Softwarearchitekturen mit einem hohen Individualisierungsgrad handelt, die heute nicht mehr den Vorgaben vieler IT-Abteilungen genügen.

Wenig Bewusstsein bei Augmented Reality

Die Möglichkeit, CAFM-Systeme über mobile Endgeräte (Smart Phones, Tablets) zu pflegen und Informationen abzurufen, ist aus Nutzersicht der wichtigste Trend (75 Prozent). Dies wird in den kommenden Jahren noch zunehmen, wenn die Digitalisierung im Facility Management voranschreitet. Die rechtssichere Wahrnehmung der Betreiberverantwortung im Facility Management ist seit vielen Jahren ebenfalls ein Leitthema der Branche und es besteht großer Bedarf, dass die eingesetzten Softwarelösungen diese Entwicklung im Markt benutzerfreundlich abdecken (68 Prozent).

Der Einsatz von Augmented Reality mittels Datenbrillen ist eine der Entwicklungen, von denen sich Experten große Auswirkungen auf den Einsatz von CAFM-Software erwarten. Dabei sind das Bewusstsein für und der Einsatz von Augmented Reality selbst offenbar noch nicht bei den Nutzern angekommen. Nur eine kleine Minderheit (6 Prozent) wünscht sich entsprechende CAFM-Funktionalitäten.

Als größte Hindernisse bei der praktischen Umsetzung der Digitalisierung des FM mittels CAFM-Software haben sich jedoch in vielen Fällen die nicht vorhandenen Daten zu Gebäuden und deren Anlagen beziehungsweise die Beschränkung auf die kaufmännische Sicht sowie die zu geringe Ausstattung mit Personal- und Finanzressourcen bei Einführungsprojekten erwiesen. Auswege dafür liefern moderne Robotergestützte Datenerfassungssysteme, die schneller und deutlich preisgünstiger arbeiten als die bisherigen CAD-Verfahren und die Professionalisierung des IT-Projektmanagements mittels beispielsweise agiler Einführungsmodelle. Ohne auskömmliche Budgets ist die Digitalisierung des FM jedoch nicht realisierbar, wobei man für ein Drittel des Budgets von ERP-Projekten schon relativ weit kommt.

Der Autor Prof. Dr. Joachim Hohmann, Honorarprofessor IT im Immobilien und Facility Management, Fachbereich Bauingenieurwesen, Technische Universität Kaiserslautern

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