OUTSOURCING

Industrialisierung der Marktfolge im Licht von Digitalisierung und Regulierung

Norbert Baumgärtner, Foto: DSGF

Mit neuen Anwendungen kommen die Sparkassen bei der Digitalisierung gut voran, sagt Norbert Baumgärtner. Weniger gut sieht es bei der den Prozessen im Backoffice-Bereich aus. Dabei schlummern hier noch beträchtliche Potenziale nicht nur für die Digitalisierung, sondern darauf basierend auch für die Industrialisierung. Aufbauend auf der DSGV-Strategie "Betriebssteuerung der Zukunft" arbeitet die S-Finanzgruppe hierbei Hand in Hand. Aufbauend auf der Technik der Finanz Informatik stellt die DSGF den Sparkassen 22 Pakete für die Auslagerung von Prozessen zur Verfügung, mit denen sich der Verwaltungsaufwand senken lässt. Dafür müssen sich die Institute allerdings auf Standardprozesse ausrichten. Red.

Banken ächzen unter den zunehmenden Regulierungen in den verschiedensten Finanzbereichen, denn die Mitarbeiter müssen sich spezielles Fachwissen aneignen und verlieren Zeitressourcen, die ansonsten in den Vertrieb gesteckt werden könnten. Aus diesem Grund übt eine industrialisierte Verarbeitung von Backoffice-Prozessen einen besonderen Reiz aus, denn der Einsatz industrieller Prozesse steht für eine schnelle und zuverlässige Bearbeitung hoher Mengen in Verbindung mit geringen Kosten.

Im Backoffice mahlen die Mühlen langsam

Das Banking unterliegt neben den steigenden regulatorischen Anforderungen und der aktuellen Niedrigzinssituation einem wesentlichen Einfluss durch die ständig voranschreitende Digitalisierung und Automatisierung in allen Geschäftsbereichen. Neue Technologien werden mit einer rasanten Geschwindigkeit entwickelt, sodass Banken auf die veränderten Verhaltensweisen und Anforderungen von Kunden mit einer Anpassung ihres Produktangebots reagieren müssen.

In den letzten Monaten war insbesondere bei den Sparkassen das Erscheinen zahlreicher neuer Anwendungen zu beobachten. Doch während die Sparkassen kreative Lösungen in ihrem Kerngeschäft, dem Vertrieb, erfinden, hadern die Institute mit der Digitalisierung ihrer eigenen Prozesse im Backoffice-Bereich. Hier mahlen die Mühlen langsam und viele Vorgänge werden noch heute ausgedruckt, kopiert, sortiert und archiviert. Dabei können Digitalisierung und Automatisierung vieles schneller und sicherer machen.

Immer wieder Thema: das Outsourcing

Die Möglichkeiten der Digitalisierung und Automatisierung gezielt zu nutzen, erfordert allerdings innovative Ideen und entsprechendes Know-how, denn digitales und industrielles Umdenken ist kein Selbstläufer. Gerade deshalb stehen Banken und Sparkassen immer wieder vor der Frage, ob sie neue Software und Dienstleistungen selbst bereitstellen wollen oder besser bestimmte Prozesse an externe Dienstleister outsourcen.

Ein Kernargument für das Outsourcen von Bankgeschäften, Finanzdienstleistungen und internen Abläufen besteht in den erzielbaren Kostenvorteilen. Während sich die Investition in spezielle IT-Anwendungen für einzelne Institute oftmals nicht rentiert, können Finanzdienstleister ihr breites Leistungsspektrum genau auf die Bedürfnisse der Sparkasse ausrichten. Zudem können die spezialisierten Dienstleister durch ihre standardisierten und automatisierten Verfahren höhere Skaleneffekte erzielen.

Automatisierte Standards

Als führender Dienstleister für Backoffice-Prozesse in Deutschland digitalisiert die Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister (DSGF) seit über zehn Jahren verschiedenste Bankdokumente und hat frühzeitig erkannt, dass Digitalisierung klar aufeinanderfolgenden Strukturen, Vorgängen und Regeln folgen muss. Die logische Konsequenz war die Einführung von automatisierten Standards, welche die DSGF vor einigen Jahren mit ihrer Digitalen Drehscheibe umgesetzt hat.

Ganz gleich aus welcher Eingangsquelle - ob Scan, E-Mail-Anhang oder Fax - die digitalen Bilder werden in der DSGF anhand hinterlegter Regeln klassifiziert, zentral bei der Sparkasse archiviert und die Dokumente zur Bearbeitung des jeweiligen Auftrags dem zugehörigen Workflow automatisch zugeordnet.

Industrialisieren statt digitalisieren

Die professionelle Digitalisierung verschiedenster Eingangsquellen ist die Grundvoraussetzung für ein vielseitiges und ständig erweiterbares System. Die DSGF verknüpft ihre Digitale Drehscheibe kontinuierlich mit weiteren Komponenten, um standardisierte und automatisierte Workflows zu generieren. Diese Workflows sind das eigentliche Herzstück der IT-Anwendungen.

Ein praktisches Beispiel für die innovative Verbindung von Digitalisierung und Bankfachlichkeit ist das DSGF-Workflow-System Kredit Live. Hiermit ist der komplette Prozess des Kreditgeschäftes für private und gewerbliche Kunden abgedeckt.

Beispiel Vertragserstellung im Neugeschäft: Nach der Kundenberatung gibt der Mitarbeiter der Sparkasse die erforderlichen Daten in den GPS-Prozess (Geschäftsprozesssteuerung) von OS-Plus ein. Vollautomatisch werden diese Daten von der DSGF aus OS-Plus ausgelesen und in Kredit Live überführt. Oft müssen dem Auftrag noch Kundendokumente wie zum Beispiel der Kaufvertrag oder ein Notarschreiben zugeordnet werden. Dies geschieht vollautomatisiert durch die vorgelagerte digitale Eingangsdrehscheibe der DSGF.

Der nun bearbeitungsreife Auftrag wird durch Kredit Live - je nach Auslastung der einzelnen Spezialisten - dem nächsten freien und hochspezialisierten Mitarbeiter der DSGF zugewiesen, welcher den Fall vollständig papierlos und innerhalb kürzester Zeit bearbeitet. Kredit Live gewährt den Mitarbeitern im Vertrieb der Sparkasse darüber hinaus höchstmögliche Transparenz zum aktuellen Bearbeitungsstatus des jeweiligen Auftrags. Am Ende der Vertragserstellungsphase werden die fertigen und geprüften Verträge dem zuständigen Mitarbeiter der Sparkasse über das sichere OSP-Netzwerk zugesandt.

Auch alle anderen Prozessschritte im Kreditgeschäft (zum Beispiel Analyse, Auszahlung, Nacharbeiten, Immobilienbewertung) verlaufen in der DSGF nach dem gleichen Prinzip.

Weitere Beispiele für effiziente Workflows der DSGF betreffen in der Marktfolge passiv die digitale und automatisierte Bearbeitung von steuerlichen Selbstauskünften zu Fatca/AEOI. Durch den hohen Automatisierungsgrad können die Standardfälle, bei denen keine ausländische Steuerpflichtbesteht, frühzeitig erkannt und automatisiert bearbeitet werden ("Dunkelverarbeitung"). Dadurch kann eine deutlich reduzierte Prozesslaufzeit (weniger als ein Tag) und damit einhergehende Kosten- und Zeitersparnisse erzielt werden. Die Fälle, bei denen eine Steuerpflichtim Ausland besteht, werden manuell von dem Kompetenzteam Fatca/AEOI bearbeitet, welches durch die automatisierten Standardfälle entlastet wird und so mehr dieser komplexen Fälle pro Zeiteinheit bearbeiten kann.

Übergreifende Verbundstrategie

Die DSGF verfolgt mit ihren Anwendungen auf Basis der Technik der Finanz Informatik das übergeordnete Ziel, die Digitalisierung, Standardisierung, Automatisierung und Industrialisierung für die Sparkassen voranzutreiben. Um unter anderem die Standardisierung, Digitalisierung, Automatisierung und Industrialisierung voranzutreiben, rückt die Sparkassen-Finanzgruppe immer enger zusammen und versucht die verschiedenen Kräfte des gesamten Verbunds für alle Verbundpartner nutzbar zu machen.

Im Projekt "Betriebsstrategie der Zukunft" (BdZ) werden den Sparkassen umfangreiche und durchdachte Tools an die Hand gegeben, mit denen sie ihr aktuelles Geschäftsmodell überdenken und zukunftssicher aufstellen können. Im Rahmen des Projekts wird unter anderem Outsourcing an verbundinterne Partner ganz klar als eine Möglichkeit beschrieben, um die Marktfolge der Sparkassen moderner, professionell und kostengünstiger abwickeln zu lassen.

Nach der Logik der "Betriebsstrategie der Zukunft" sollen zusammenhängende Pakete umgesetzt werden. Diese Pakete enthalten Funktionen, die im Projekt BdZ nicht zwingend als Eigenleistung einer Sparkasse angesehen werden. Diese Funktionen können im Rahmen eines Auslagerungspakets als Ganzes oder schrittweise über einen Stufenplan umgesetzt werden.

Ausrichtung auf Standardprozesse als Basis

Wichtig dabei ist, dass sich die Sparkasse bereits im Vorfeld einen individuellen Sourcingplan erstellt und sich auch frühzeitig mit dem Thema Outsourcing auseinandersetzt. Wird eine Auslagerung für sinnvoll erachtet, kann gemeinsam mit einem Dienstleister wie der DSGF die Umsetzung geplant werden. Bislang stehen den Sparkassen durch das Projekt BdZ 22 Pakete zur Auslagerung in Form von dienstleisterneutralen BdZ-Steckbriefen zur Verfügung. Basis für eine Auslagerung an die Dienstleister ist jedoch eine Ausrichtung der Sparkasse auf Standardprozesse. Auch hier hilft und unterstützt die DSGF dabei, passgenaue Lösungen zur Verfügung zu stellen.

Mit ihren umfassenden, flexiblen und automatisierten Lösungen setzt die DSGF die Empfehlungen zur Auslagerung von Prozessen zur Senkung des Verwaltungsaufwandes aus dem Projekt des DSGV "Betriebsstrategie der Zukunft" (BdZ) konsequent um und bietet effiziente Lösungen an. Nun obliegt es den Sparkassen, entsprechende Angebote anzunehmen oder eigene Lösungen auf dem Weg in die digitale und automatisierte Marktfolge zu finden.

Norbert Baumgärtner, Sprecher der Geschäftsführung, DSGF Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister mbH, Köln
Norbert Baumgärtner , Sprecher der Geschäftsführung, DSGF Deutsche Servicegesellschaft für Finanzdienstleister mbH, Köln
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