Trendmarken-Stores stehen wie kaum ein anderer Einzelhandelszweig unter dem Druck, die hohen Erwartungen einer modebewussten, zahlungskräftigen Käuferschaft zu erfüllen sei es hinsichtlich Produktentwicklung, Shopkonzept, Service oder Zahlungskomfort. Dabei stehen rasch expandierende Unternehmen wie Jack Wolfskin vor der zusätzlichen Aufgabe, ihre Prozesse und technischen Systeme rechtzeitig an die wachsenden Anforderungen anpassen zu müssen, um die Wirtschaftlichkeit und Konkurrenzfähigkeit des Betriebs zu sichern - das gilt im besonderen Maß für bargeldlose Zahlungssysteme.
Die Store Operators Unternehmensgruppe, der größte europäische Franchisenehmer der Marke Jack Wolfskin, setzte im vergangenen Geschäftsjahr (Stichtag 31. März) rund 21,5 Millionen Euro netto um. Sie verzeichnet jährlich im Schnitt 195000 Kartentransaktionen. Das Volumen der Transaktionen mit Karte betrug 2010 rund 18 Millionen Euro. Etwa 80 Prozent davon fielen auf das electronic-cash-Verfahren und auf das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV). Weitere 20 Prozent wurden per Mastercard, Visa und American Express abgewickelt.
2010 suchte die Store Operators Unternehmensgruppe eine Lösung, ihre Belegarchivierung einfacher und effizienter zu machen. Zu zeit- und personalaufwendig war es geworden, die Papier belege aller Filialen manuell zu sortieren und zu archivieren. Zudem bestand der Wunsch nach einem technisch anspruchsvollen und leistungsfähigen Zahlungssystem, das wie die Marke Jack Wolfskin selbst Zeitgeist und Modernität selbst Zeitgeist und Modernität vermittelt.
Im Rahmen der deutschlandweiten Einführung der elektronischen Belegarchivierung Online-Archive von Telecash wurden alle bestehenden Terminals der mehr als 20 Jack Wolfskin-Stores gegen neue Geräte mit angeschlossenem Sign-Pad ausgetauscht. Gleichzeitig wurden die Softwaresysteme vereinheitlicht und so angepasst, dass die elektronischen Belege aller Stores direkt an den Telecash-Server zur Archivierung übermittelt werden können. Die technische Umstellung erfolgte von April bis Juni 2010, ohne den Betrieb in den Shops zu beeinträchtigen.
Elektronische Unterschrift am Sign-Pad
Mit der elektronischen Belegarchivierung Online-Archive von Telecash kann das Unternehmen seine Prozesskosten erheblich senken. Bei der neuen Lösung unterschreibt der Karteninhaber beim Bezahlvorgang per ELV oder per Kreditkarte nicht mehr wie bisher auf einem Papierbeleg, sondern auf einem sogenannten Sign-Pad. Nach Abschluss der Transaktion wird der Beleg vom System digital erfasst, an den Dienstleister übermittelt und dort auf einem gesicherten Server zentral archiviert. Der Karteninhaber erhält nach dem Bezahlvorgang wie gewohnt seinen Papierbeleg.
Das umständliche Ausdrucken, Sortieren, Lagern und Suchen von Papierbelegen bei Rücklastschriften entfällt. Die Handhabung am Kassenplatz ist einfacher, der Verbrauch von Bonrollen wird reduziert und der Kassenablauf beschleunigt. Auch Mahnverfahren können schneller abgewickelt werden.
Spürbare Einsparungen
Die Umstellung auf die beleglose Zahlung war eine sehr gute Entscheidung, denn das Unternehmen ist damit einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Automatisierung von Prozessen gegangen: Die Entlastung der Buchhaltung ist deutlich spürbar; und auch die Kunden reagieren sehr positiv auf die moderne Technologie. Angenehm überrascht hat die reibungslose Umsetzung eines so großen Projekts in so kurzer Zeit.
Store Operators spart mit Hilfe des Service bis zu 500 Arbeitsstunden im Jahr, was einer Summe im fünfstelligen Bereich entspricht. Hinzu kommt eine Halbierung der Kosten für die Bonrollen - seit Mai 2010 konnte die Unternehmensgruppe rund 180 000 Belege online erstellen und archivieren.
Rolf Jansen ist geschäftsführender Gesellschafter der Store Operators Unternehmensgruppe, Köln.