Interviews, Umfragen, Workshops, Datenerfassung: Für Unternehmen eine passende Bürolandschaft zu konzipieren, erfordert zunächst einen intensiven Dialog mit den Menschen im Unternehmen. Es geht darum, den Spirit und die Kultur zu erfassen, die Hierarchien, Prozesse und Strukturen der Zusammenarbeit. Am Ende der Beratung stehen dann wichtige Kennzahlen wie beispielsweise die Größe der tatsächlich benötigten Fläche. Außerdem ein entsprechender Grundriss- und Designvorschlag, der die unterschiedlichen Aktivitäten und Teamgrößen durch eine bestmögliche Raumaufteilung berücksichtigt sowie die jeweiligen ästhetischen Ansprüche würdigt. Gemessen am Erhebungsaufwand für die zugrunde liegenden Informationen greift ein derartiges Ergebnis aber viel zu kurz.
Denn die Erhebungen zeigen - wenn sie gut gemacht sind und man zugehört hat - die individuellen Bedürfnisse, Motivation und Wünsche der unterschiedlichen Menschen auf. Man erfährt etwas über die Probleme der "kleinen Leute", von denen mancher Teamleader noch gar nichts gehört hat.
Aus den Erhebungen lassen sich Stimmungstrends und Entwicklungslinien ableiten, die höchst relevant für Human Resources (HR) sein können: Sind die Kollegen beispielsweise mit dem Mentorenprogramm zu frieden oder nicht? Wenn nein: Woran liegt das? Und kann man die Fluktuation senken, sofern das gewünscht ist? Welche Benefits im Job kommen wirklich gut an und welche sind verschenkt?
Manchmal zeigen die Erhebungen, dass die Menschen schon mit einem Obstkorb im Büro viel glücklicher wären, als sie es gegenwärtig sind. Und über welche Stellschrauben kann der Wunsch unterstützt werden, wieder häufiger vor Ort ins Büro zu kommen und nicht im Homeoffice zu bleiben? Die Liste ließe sich fortsetzen. Workplace-Consulting kann neben Grundrissgestaltung & Co also auch pures und hochwirksames HR sein. Was nicht heißen soll, dass die jeweiligen HR-Abteilungen die Trends in ihren Unternehmen nicht erkennen. Allerdings herrscht in vielen Unternehmen das Phänomen vor, dass der Prophet im eigenen Haus nicht immer so gut gehört wird wie ein Außenstehender.
Das gesammelte Wissen und die qualitativen und quantitativen Daten jedenfalls nur für das Flächenlayout zu nutzen, ist wie gesagt verschenktes Potenzial. Es ist so ähnlich, als hätte man sich alle Einzelteile für ein Rennrad besorgt, lässt beim Zusammenbauen aber die Kette weg. Man kann auf einem solchen Rad mit Trippelschritten zwar auch irgendwann auf Geschwindigkeit kommen. Mit Kette allerdings sind die unternehmerischen Meilensteine wohl schneller erreicht.