Bei Public-Private-Partnership-Projekten (PPP) im Bau handelt es sich um eine spezielle Beschaffungsart, in der nicht nur der Bau beziehungsweise die Sanierung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten bewertet werden, sondern der gesamte Lebenszyklus von der Idee über die Projektentwicklung integriert und optimiert wird. Der Bau, die spätere Instandhaltung und der wirtschaftliche Einsatz von Dienstleistungen von der Reinigung über den Energieverbrauch bis hin zur Wartung werden aus einer Hand geplant und durch die langfristigen Projekterfahrungen aus über dreißig Jahren eingebracht.
Dramaturgie der "Schönheitswettbewerbe"
Die anschließende Barwertermittlung zeigt die Zusammenhänge zwischen Investition und späteren Betriebskosten genau auf. Bei einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit im Rahmen eines PPP-Projektes partizipieren alle Beteiligten, zum Beispiel die Schulträger, die Lehrerschaft oder andere Institutionen und die ausführenden Firmen.
Bereits bei der Gestaltung des Teilnahmewettbewerbs kann seitens des Auslobenden durch spezielle Anforderungen, eine Auswahl von geeigneten Wettbewerbern erreicht werden. Wichtig ist dabei, dass diese an den Bau und im Besonderen an einen effizienten Betrieb gestellt werden, denn letzterer überschreitet in der Regel die Erstellungskosten. Referenzen und die festgelegten Kriterien für die Qualifikationen ermöglichen dem Auslober, einen genauen Vergleich der Bieter vorzunehmen. Nach eingehender Prüfung der Teilnahmeanträge werden drei bis fünf geeignete Bieter aufgefordert, wirtschaftlich vergleichbare und alle Kriterien erfüllende Angebote zu erarbeiten.
Bei der Erstellung der Verdingungsunterlagen ist es wichtig, dass der Auftraggeber sich einen genauen Überblick seiner geforderten Leistung verschafft. Eine Bewertung mit seinen Beratern gibt dem Auslober die Möglichkeit, seine gewünschten Maßnahmen wirtschaftlich zu betrachten.
In einer Funktionalausschreibung werden die Leistungen so erfasst, dass die Bieter die Möglichkeit haben, hier ihr spezielles Know-how über den ganzen Lebenszyklus einzubringen. Dies bedeutet, dass die Funktionalität und die geforderte Qualität so vorgegeben werden, dass die Kreativität der Architekten und Fachingenieure so wenig wie möglich eingeschränkt wird. Um den Bietern alle Möglichkeiten einzuräumen, ist eine ergebnisorientierte Ausschreibung vorzusehen.
Vorteile eines transparenten Bewertungssystems
Ein transparentes Bewertungssystem gibt den Bietern die Möglichkeit, ihre jeweiligen Projektentscheidungen wirtschaftlich zu optimieren. Aus diesem Punktesystem ist für die Bieter klar erkennbar, welche Prioritäten seitens des Auftraggebers gesetzt werden. Wie die Qualitäten beurteilt werden und welche speziellen Anforderungen in diesem Projekt zu berücksichtigen sind.
Alle Risiken sollten so verteilt werden, dass derjenige, der die Risiken trägt, diese am besten beurteilt und somit diese wirtschaftlich ohne zusätzliche Risikozuschläge integrieren kann. Die Bieter sind durchaus in der Lage, auch weitere Bauherrenrisiken zu übernehmen. Diese können häufig nicht wirtschaftlich kalkuliert werden. Ein Kalkulator muss in seiner Betrachtung den Worst Case annehmen. Somit ist die
Übernahme nicht planbarer Risiken, wie zum Beispiel nicht erkundete Bodenverhältnisse oder Gesetzesänderungen, äußerst unwirtschaftlich. Risiken, welche nur schwer vorhersehbar sind, würden somit diese Objekte schon im Angebot über Gebühr verteuern.
Hausmeister - Gebäudemanager vor Ort
Nachdem nunmehr alle Kriterien für das Projekt vorliegen, ist es möglich, mit der Projektentwicklung des Neubaus und/oder der Sanierung und Umnutzung beziehungsweise Aufwertung des Bestandes zu beginnen. Bereits bei der Entwicklung und Planung von Neubauten, Umbauten, Sanierungen und der Errichtung von temporären Ersatzbauten stehen alle wirtschaftlichen Gesichtspunkte nicht nur der Bauerstellung, sondern ebenfalls des späteren Betriebs im Fokus.
Eine volle Ausschöpfung der Effizienzvorteile liegt dann vor, wenn nicht nur die Bauleistungen, der Betrieb und der Unterhalt, sondern alle Dienstleistungen beinhaltet sind. Gerade die Hausmeister sind Vertreter vor Ort, die durch Schulung und Betreuung der Fachingenieure und Meister erheblich zu der wirtschaftlichen Abwicklung der späteren Dienstleistung beitragen können.
Vorbeugende Inspektionen und Wartungen helfen, den Unterhalt der Gebäude weitestgehend zu optimieren, sodass die Reinvestitionen (Neuinvestitionen) in der Projektlaufzeit so weit wie möglich reduziert werden können. Alle infrastrukturellen und kaufmännischen Zusatzdienste, wie zum Beispiel die Reinigung, das Energiemanagement, aber auch Assistenzdienste oder Abrechnungen von Nebenleistungen werden aus einer Hand gesteuert und dadurch kostspielige Schnittstellen beseitigt.
Durch die deckungsgleichen Interessen von Errichter und Betreiber werden die klassischen Bau- und Sanierungsleistungen nicht nur durch ein hohes Interesse wirtschaftlicher Bauleistungen geprägt, sondern insbesondere die Standzeiten und dadurch spätere Reinvestitionen reduziert.
Berücksichtigung der Betriebsphase während des Baus
Jeder Bieter kann die Planung so gestalten, dass er einen bestmöglichen Einsatz seiner Betriebsmittel, optimierte Zeitabläufe und somit auch einen ökonomischen Material- und Leistungseinkauf berücksichtigen kann. Dies bedeutet jedoch auch für das bauausführende Unternehmen, dass bei der Berücksichtigung hoher Qualitäten die Gewährleistungsansprüche minimiert und bauablaufabhängige Risiken leichter zu meistern sind.
Während der gesamten Planungs- und Bauerrichtungszeit wird nicht nur durch den Projektleiter "Bau", sondern ebenfalls durch den Projektleiter "Betrieb" sichergestellt, dass die hohen Qualitäten gewährleistet sind. Sie sorgen hiermit gemeinsam für den effizienten Betrieb der Immobilie. Ein weiterer wesentlicher Vorteil liegt darin, dass alle an einer nutzergerechten Leistung interessiert sind. Insbesondere bei der Reinigung spielen die verwendeten Materialien bezüglich des Reinigungsaufwands eine wesentliche Rolle. Dabei werden nicht nur die tägliche Reinigungsleistung, sondern die Grundreinigung und die Zyklen der Pflegereinigungen betrachtet. Fenster sollten so angeordnet sein, dass sie ohne weitere Hilfsmittel geputzt werden können.
Architektur und Material bestimmen den Unterhaltungsaufwand
Die Auswahl der Materialien ist bei der Lebenszyklusbetrachtung in Bezug auf die Standzeiten ein wesentlicher Faktor für spätere Reinvestitionen. Hier wird bereits die Grundlage in der Planung gelegt. Die Optimierung der Energieverbräuche ist ebenfalls sehr stark von den verwendeten Materialien in der Fassade, im Dach und im Bereich der Kellerdecke abhängig.
Die zur Wärmeerzeugung verwendeten Geräte und vor allen Dingen die Steuerung müssen den Gebäuden und Räumen angepasst und flexibel sein. Späteres Umnutzen der Gebäude soll ermöglicht werden, ohne dabei den Energiebedarf zu erhöhen. Die Geräte werden nicht nur nach den Gestehungskosten, sondern ebenfalls nach ihrer Effizienz und ihrer Wartungsanfälligkeit gewählt. Damit werden die Kosten für die vorbeugende Wartung minimiert, was das Risiko für eine Störanfälligkeit senkt, die sehr teuer werden kann.
Um alle beschriebenen Parameter sicherzustellen, bringt der Projektleiter "Facility Management" die Betriebserfahrungen in die Konzeption und Planung, in die Materialwahl und in die Funktionalität des Gebäudes ein. In der Regel ist berücksichtigt, dass bei höheren Investitionen die Betriebskosten signifikant reduziert werden. Dies betrifft sowohl den garantierten Energiebedarf, die Reinigungskosten, die Wartungs- und Reparaturkosten bis hin zur Störanfälligkeit von Geräten und Motoren. Nicht zu vergessen ist dabei auch die verbundene kurze Reaktionszeit, die den Betrieb des Gebäudes jederzeit gewährleistet. Durch alle Maßnahmen ist eine hohe Verfügbarkeit des Gebäudes und hohe Qualität für den Nutzer realisierbar.
Einbeziehung der Nutzer in die Projektplanung
Diese Vorgehensweise garantiert, dass die Ziele der wirtschaftlichen Abbildung des Lebenszyklus beim Bau und Betrieb sichergestellt werden. Transparente Betreiberkosten und gut planbare Reinvestitionen zum Vorteil des Kunden werden realisiert. Die Zeitpunkte des Austausches von Materialien können somit optimiert werden und kommen dem Nutzer zugute. Hierdurch ergibt sich eine hohe Transparenz der Kosten - auch während der Betreiberphase - und eine hohe Kundenzufriedenheit. Der Kunde selbst kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren, ohne dass er sich bezüglich des Zustandes seines Gebäudes Gedanken machen oder sich vorbeugenden Planungen widmen muss. Diese erheblichen Aufwendungen fallen in der Zukunft für den Auftraggeber nicht mehr an.
Allerdings ist ein Ansprechpartner seitens des Auftraggebers notwendig, um alle Maßnahmen mit diesem abzustimmen und die Interessen des Nutzers zu gewährleisten. Die Nutzer (bei Schulen sind das die Lehrer) werden in die Planungsprozesse eingebunden, um hierdurch ein hohes Maß an Zufriedenheit und effizienter Nutzung sicherzustellen. Ebenso werden während der gesamten Betriebslaufzeit Gespräche mit allen Beteiligten geführt, um ihre Interessen in das Projekt einzubringen und Tagesprobleme zu erkennen und schnell abzustellen.
Errechnung des Barwertes
Ein weiteres Instrument eines transparenten Lebenszyklusansatzes ist die Barwertberechnung, in der alle wirtschaftlichen Vorgänge sichtbar und nachvollziehbar sind. Alle notwendigen Leistungen zur Erbringung des gesamten PPP-Projektes werden in einem Masterplan erfasst und abgebildet, sodass in recht kurzen Planungs-, Kalkulations- und Finanzierungsvorgängen der kritische Wert immer im Auge behalten wird. Somit ist sichergestellt, dass alle zu erbringenden Leistungen unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten in Abhängigkeit von Kosten, Zeitaufwand, Wirtschaftlichkeit und Qualität im Detail geprüft, ausgewertet und erst dann geplant werden. Weitere Optimierungen ergeben sich durch eine Nutzenzeitschiene, um im Bereich der Finanzierung diese auch weitestgehend zu optimieren. In dieser Barwertberechnung wird sichtbar, welches der optimale Zeitpunkt für eine Sanierung darstellt.
Bei der Betrachtung mehrerer Projektvarianten werden die Grundlagen für alle Entscheidungen getroffen, wann welche Investitionen sich amortisieren und somit wirtschaftlich in das Projekt einfließen. Dies betrifft alle Anfangsinvestitionen, welche alle späteren Instandhaltungsaufwendungen und natürlich die Energiebereitstellungskosten stark beeinflussen.
Unterschiedliche Ergebnisse bei der Kostenoptimierung
Im Ergebnis ist immer wieder festzustellen, dass es bei unterschiedlicher Investition und der Gesamtbetrachtung des Objektes - inklusive den Finanzierungskosten - je nach Typ und Ausführungsart des Gebäudes zu sehr unterschiedlichen wirtschaftlichen Ergebnissen kommt. Eine Optimierung dieser Kosten kommt dem Auslober zugute. Hierdurch wird das wirtschaftliche Ergebnis, das in der Regel eine zwischen zehn und 19 Prozent höhere Effektivität widerspiegelt, bereits beim Zuschlag durch geringere Projektkosten über den gesamten Lebenszyklus sichergestellt. Betrachtet man die Lebenszykluskosten, ist leicht zu erkennen, dass die Kostenbeeinflussung in der Betriebsphase wesentlich durch die Planung und Bauausführung bestimmt beziehungsweise festgelegt wird. Spätere Korrekturen sind in der Regel sehr teuer.
Um das Optimierungsproblem nochmals darzustellen, gibt es auf der einen Seite Bauleistungen nach DIN 276 in den einzelnen Kostengruppen für die Planungs- und Bauzeit und auf der anderen Seite die laufenden Kosten nach DIN 18960, zu denen neben den Kapitalkosten auch die Abschreibungen, die Verwaltungskosten, Steuer-, Betriebs- und Bauunterhaltskosten gehören. Änderungskosten durch die Anpassung an veränderte Nutzung oder Anpassung an neue Technologien müssen separat betrachtet werden.
Balance zwischen Bau- und Betriebskosten
Bei der Planung und Durchführung der Objekte wird durch den Facility Manager ein gesicherter Werterhalt geleistet. Diesen erreicht er durch vorbeugende Inspektionen, um Schäden früher zu erkennen sowie Reparaturen und Austausch sofort vornehmen zu können. Größere Folgeschäden werden somit vermieden. Durch vorbeugende Wartung wird sichergestellt, dass der Austausch von Materialien, wie zum Beispiel Filter oder Schmierstoffe, geräteschonend ausgeführt wird. Der Verschleiß wird geringer und die Verbräuche reduzieren sich. Geräte und Oberflächen haben eine längere Lebensdauer. Der Austausch von Material wird wirtschaftlich geplant.
Der bereits vorgeplante Erfolg im Facility Management realisiert sich durch längere Standzeiten von Materialien und Geräten und somit zu geringeren Reinvestitionskosten. Klein- und Verbrauchsmaterial werden geplant ausgetauscht. Einzeleinsätze werden so weit wie möglich vermieden. Hierdurch erhält die Immobilie eine höhere Verfügbarkeit. Durch die gezielte Wahl der Oberflächenmaterialien können im Unterhalt ohne Qualitätsverluste für den Nutzer unter anderem Reinigungs- und Malerkosten optimiert werden.
Kommunikation wird in solchen Projekten groß geschrieben. Der Nutzer muss die Betriebsabläufe kennen, um die Abläufe zu unterstützen. Erhöhtes Wissen der Nutzer steigert die Bereitschaft, durch die volle Ausschöpfung aller Möglichkeiten zur Senkung der Medien- und Reinigungskosten beizutragen. Der Auftraggeber partizipiert durch geringere Nebenkosten und weitere Qualitätserhöhung auf wirtschaftlich sinnvollem Niveau.
FM bei PPP-Projekten der dritten Generation
In PPP-Projekten der dritten Generation werden zusätzliche Dienste durch den FM-Dienstleister erwartet. Hierzu zählen im Einzelnen zentrale Empfangs- und Kontrolldienste, Assistenz- und Kopierdienste, IT-Dienste, Flächenmanagement mit Raumdisposition und Umzugsdienste. Ebenso sind Veranstaltungsdienste bis hin zum Catering und die Abrechnung sämtlicher Nebenkosten, auch an fremde Nutzer, zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass temporäre Vermietung nur wenig genutzter Räume jederzeit wirtschaftlich möglich ist.
Soweit seitens des Auftraggebers gewünscht, ist die Integration des vorhandenen Personals wie Hausmeister, Fachdienste Gebäudewirtschaft oder auch Reinigungskräfte möglich. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung muss hier im Einzelfall erfolgen.
Nach Abgabe der Angebote können aufgrund des Verhandlungsverfahrens die Angebote gemeinsam mit dem Auftraggeber optimiert werden. Der Auftraggeber kann genau seine Anforderungen an die Technik, die Raumkonzeption, das Vertragsrecht und die Finanzierung gemäß den vorliegenden Preisen bewerten und gemeinsam mit den Bietern verbessern. Natürlich müssen alle Bieter gleiche Voraussetzungen bekommen. Die Aufrechterhaltung des fairen Wettbewerbs liegt hierbei im Verantwortungsbereich der Berater und Kommunen.
Wirkungen im Schulbereich mehr als nur ökonomische Vorteile
Somit kann die Kommune erheblich die Wirtschaftlichkeit der Angebote im PPP-Verfahren beeinflussen. Die Schwächen der Ausschreibung werden in diesen Bietergesprächen aufgedeckt und können in ergänzten Bedingungsunterlagen neu geordnet und festgelegt werden. Es ist gewährleistet, dass alle Bieter gleiche Voraussetzungen für die Abgabe des endgültigen Angebotes haben.
In bereits mehrere Jahre laufenden Projekten wurde durch die Universität Darmstadt eine Untersuchung zur Auswirkung von PPP-Projekten im Bildungswesen auf Lehrer und Schüler vorgenommen. Hierbei wurde festgestellt, dass die Gesamtzufriedenheit sowohl durch die Lehrerschaft als auch durch die Schüler erheblich zugenommen hat. Die jeweilige Ausgestaltung und Ausstattung der Räume trägt hierzu erheblich bei.
Je höher die Zufriedenheit bei den Lernenden ausfällt, umso höher ist auch die Identifikation mit der Schule. Das bedeutet weniger Vandalismus, höhere Lernmotivation, höhere Arbeitszufriedenheit, bessere Arbeitsbedingungen und höheres Wohlbefinden. Dies lässt sich gemäß der Lehrerschaft auch an den Ergebnissen der Schüler ablesen.
Vielfältiger Nutzen dank eines integrierten FM
Betrachtet man das Gesamtpaket PPP, ist dies nicht nur eine Beschaffungsvariante, sondern bewegt in allen Feldern der Politik und der öffentlichen Haushalte erhebliche Veränderungen. PPP trägt zur besseren Haushaltskonsolidierung, zum Ökologiemanagement, zum Klimaschutz, zur Nutzerzufriedenheit, zur Verwaltungsmodernisierung, zur Weiterentwicklung und Innovation und zur Stärkung des Mittelstandes in der jeweiligen Region bei. Die Faktoren Kosten, Zeit, Risikopotenzial und Qualität erzeugen mehr Transparenz und einen hohen Wissenstransfer. Mit der Ausschöpfung aller Kriterien hilft PPP öffentliche Gelder effizient einzusetzen.
Zusammenfassend werden noch einmal alle Vorteile von PPP aufgeführt: deckungsgleiche Interessen von Errichter und Betreiber, hohe Qualität durch Lebenszyklusbetrachtung, bei der konzeptionellen Erstellung des Angebotes fließen die Erfahrungswerte mit in die Planung ein, garantierter Werterhalt des Objektes, Bau und Betrieb werden zusammen geplant, Risikoverteilung, kürzere Sanierungszeiten durch Vorfinanzierung, Kostensenkung durch Effizienz, Wartung und präventive Maßnahmen, Integration des vorhandenen Personals, bessere Konsolidierung der öffentlichen Haushalte möglich, Beitrag zum Ökologiemanagement, zum Klimaschutz, zur Nutzerzufriedenheit, zur Verwaltungsmodernisierung sowie Stärkung des Mittelstandes in der jeweiligen Region. Kosten, Zeit, Risikopotenzial und Qualität tragen zu mehr Transparenz und zu einem hohen Wissenstransfer bei.