Banken sind voraussichtlich ab 2015 gesetzlich verpflichtet, die Kirchensteuer auf Kapitalerträge ihrer Kunden sofort über ein automatisiertes Abzugsverfahren einzubehalten und zusammen mit Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag an das Finanzamt abzuführen. Zudem müssen sie jährlich beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abfragen, ob für einen Kunden eine Kirchensteuerpflicht besteht. Das führt zu beträchtlichen Anpassungen der bestehenden Abläufe und der IT. Um für die neue Aufgabe gerüstet zu sein, sollten Banken rechtzeitig die nötigen Weichen stellen.
Hintergrund sind Anpassungen des Einkommensteuergesetzes durch das Gesetz zur Umsetzung der Beitreibungsrichtline (BeitrRLUmsG). Die Neuregelung beinhaltet den automatisierten Kirchensteuereinbehalt beim Kapitalertragsteuerabzug. Der Gesetzgeber möchte, dass auch die Kirchensteuer (KiSt) grundsätzlich an der Quelle an die Finanzverwaltung abgeführt wird. Dadurch werden die seit der Einführung der Abgeltungsteuer bestehenden Prozesse erweitert.
Die Gesetzesänderung beendet eine Übergangslösung, die mit der Abgeltungsteuer zum 1. Januar 2009 eingeführt wurde. Noch haben Kirchensteuerpflichtige ein Wahlrecht.
Sie können die Kirchensteuer im Nachhinein im Rahmen der Einkommensteuererklärung bezahlen. Hierbei wird auf den Gesamtbetrag der bereits einbehaltenen Abgeltungsteuer die Kirchensteuer berechnet und vom Steuerpflichtigen erhoben.
Oder aber sie beauftragen ihre Bank, die Kirchensteuer direkt einzubehalten, wenn der Kapitalertrag zufließt. Soll die Bank in diesem Sinne für den Kunden tätig werden, stellt der Kunde heute einen entsprechenden Antrag an die Bank. Mit diesem Antrag teilt der Kunde der Bank die für den Kirchensteuereinbehalt notwendigen Daten wie Religionsgemeinschaft, Kirchensteuersatz oder bei Eheleuten die anteilige Vermögensquote mit. Kirchensteuereinbehalt und die Abführung der Steuer im Rahmen der monatlichen Kapitalertragsteueranmeldung aufgrund des Kundenauftrages wird von Banken seit dem 1. Januar 2009 vorgenommen.
Übergangslösung endet Anfang 2015
Diese Übergangslösung endet nach derzeitiger Planung zum 1. Januar 2015. Ab dann müssen Banken für alle kirchensteuerpflichtigen Kunden die Kirchensteuer sofort zum Zeitpunkt des Kapitalertrages einbehalten. Um Kenntnis über die hierfür notwendigen Daten zu erlangen, müssen Banken bis dahin ein automatisiertes Abfrageverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) etablieren. Konkret: Die Kreditinstitute sollen die Daten zur Kirchenmitgliedschaft und dem geltenden Kirchensteuersatz beim BZSt automatisiert abfragen.
Damit soll künftig gewährleistet werden, dass bei einer vorhandenen Kirchensteuerpflicht von natürlichen Privatpersonen oder Eheleuten mit Wohnsitz in Deutschland die Kirchensteuer generell von den Kreditinstituten einbehalten wird. Die Banken und Sparkassen ermitteln die Steuer auf alle anfallenden Kapitalerträge, behalten sie mit der Kapitalertragabrechnung ein und führen sie an das Betriebsstättenfinanzamt ab. Die Behörde wiederum leitet die Steuern an den kirchlichen Träger weiter. Tritt diese Regelung in Kraft, dürfen Banken die bisher gestellten Anträge der Kunden nicht mehr berücksichtigen.
Dabei müssen die Banken berücksichtigen, dass ihre Kunden immer noch die Möglichkeit haben, sich dem automatisierten Kirchensteuerabzug zu widersetzen. Dafür sorgt ein Widerrufsrecht des Kunden. Demnach kann ein Abzug der Kirchensteuer durch den Finanzdienstleister unterbleiben, wenn der Steuerpflichtige dem Datenabruf beim BZSt schriftlich bis zum 31. Juli widerspricht. In diesem Fall liegt es wieder am Kunden, dafür Sorge zu tragen, für das jeweilige Steuerjahr eine Steuererklärung beim örtlichen Finanzamt einzureichen und seiner Kirchensteuerpflicht nachzukommen.
Baustelle für die Banken
Insgesamt kommt auf die Banken ein erheblicher organisatorischer und technischer Aufwand zu.
Einerseits müssen Banken neue Prozesse einführen wie das automatisierte Datenabfrageverfahren oder eine entsprechende Kundeninformationen, dass dieses Abfrageverfahren durchgeführt wird.
Andererseits müssen bestehende Prozeduren wie die Berücksichtigung des vom Kunden erteilten Auftrages zum Kirchensteuer-Einbehalt oder eine für Eheleute bisher zu berücksichtigende abweichende Quote der Aufteilung der Kirchensteuer außer Kraft gesetzt werden.
Der Ablauf, um die Kirchensteuer gesetzeskonform zu ermitteln und abzuführen, ändert sich erst auf den zweiten Blick. Die Logiken und das Prozedere, um die Kirchensteuer zu berechnen, bleiben wie sie sind. Kirchensteuer an die Finanzbehörden ist ebenfalls nicht betroffen.
Allerdings ändert sich für die Banken die monatliche Kapitalertragsteueranmeldung. Bisher mussten 17 verschiedene Religionsgemeinschaften berücksichtigt werden, für die die Kirchensteuer einbehalten wurde. Regionale Aspekte wie beispielsweise der Sitz der Diözese blieben unberücksichtigt. Diese Zahl erhöht sich nun auf etwa 69. Weiterhin wird die Kirchensteuer bei Gemeinschaftskonten für Eheleute generell nur noch im Verhältnis 50 zu 50 pro Ehegatte berechnet.
Hauptproblem Steuer-ID
Die grundlegenden Anpassungen betreffen jedoch die Schritte vor Kirchensteuerberechnung und -einbehalt. Jeder Steuerpflichtige besitzt eine sogenannte Steueridentifikationsnummer. Die Banken sind gefordert, diese Steuer-ID und die Kirchensteuermerkmale beim BZSt anzufragen. Hat der Kunde der Bank bereits die Steuer-ID mitgeteilt - zum Beispiel bei der Erteilung seines Freistellungsauftrages - kann die Anfrage beim BZSt entfallen. Beide Anfragen sollen automatisch ablaufen (Abbildung 1).
Für die Teilschritte "Steuer-ID-Ermittlung" und "Ermittlung der Kirchensteuer-Merkmale" bestehen zwei Arten von Anfragen. Zum einen die Initialanfrage, die einmalig zur Ermittlung der Steuer-ID und der Kirchensteuermerkmale ausgeführt wird. Zum anderen die jährliche Regelabfrage.
Initialanfrage und ...
Längst nicht alle Kunden haben ihre Steuer-ID bereits bei ihren Banken hinterlegt. Die Institute müssen damit für diese Kunden die Daten einmal mit einem maschinellen Anfrageverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern ermitteln. Konkret sendet die Bank bestimmte Kundendaten wie Name und Adresse elektronisch an die Behörde. Diese wiederum prüft, ob die Informationen der Banken mit den von den Meldeämtern gelieferten übereinstimmen und schickt im Anschluss die Steuer-ID an die Bank.
Damit erfragt das Geldhaus in Schritt zwei die Kirchensteuermerkmale - alles automatisiert. Stimmen Daten nicht überein, sind Kreditinstitut und Bundeszentralamt für Steuern gefragt, beim Kunden nachzuforschen und die korrekten Informationen zu ermitteln. Das kann einen nicht unerheblichen manuellen Aufwand auslösen. Hier zahlt es sich für Banken aus, aktuelle und korrekte Personendatenbestände in den IT-Systemen zu haben und die Abläufe sorgfältig zu testen. Nur so halten sich teure Zusatzarbeiten in Grenzen.
... jährliche Regelabfrage
In einem Folgeschritt geht es darum, die Kirchensteuersätze für die Steuerermittlung beim Bundeszentralamt zu erfragen und in den jeweiligen Datenbeständen abzuspeichern. Das passiert nicht nur einmal zum Start, sondern jedes Jahr neu im Zeitraum vom 1. September bis zum 31. Oktober. Abgefragt werden immer die Steuersätze und Konfessionen, die am Stichtag 31. August des Anfragejahres gültig sind. Auf Grundlage der zurückgelieferten Kirchensteuerinformationen und Kirchensteuersätze berechnen die Banken dann im folgenden Jahr für jeden einzelnen Kunden dessen individuelle Kirchensteuerbeträge.
Technische Herausforderungen
Die IT-Abteilungen in den Banken bekommen also eine Menge zu tun. Zunächst müssen sie eine Schnittstelle für den maschinellen Abruf von Daten in Richtung Bundeszentralamt für Steuern bauen. Dafür sind Anpassungen notwendig: in den internen Prozessen, der Organisation der Bestandsdaten und bei der Vernetzung von Datenströmen und Softwareanwendungen.
Eine weitere Herausforderung ist, einen Prozess zu implementieren, der eine zweistufige Abfrage möglich macht und aufeinander aufbaut. In einem ersten Schritt wird mit dem Kundennamen, der Adresse und mit dem Geburtsdatum die Steuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern angefragt. In einem zweiten Schritt werden dann mit der zurückgemeldeten Steuer-ID die Kirchensteuermerkmale ermittelt. Sofern der Kunde vom Recht des Widerrufs zur Abfrage der Steuer-Merkmale Gebrauch gemacht hat, wird ein entsprechendes Kennzeichen zurückgeliefert. Dieses Kennzeichen muss so für den Kunden weiterverarbeitet werden, dass keine Kirchensteuer einbehalten wird. Abschließend müssen die von der Be hörde gelieferten Informationen in den richtigen Datenbanken abgelegt und jedem Kundenstamm korrekt zugeordnet werden, um die Steuer fehlerfrei zu berechnen und entsprechend den Konfessionen aufzugliedern.
Neu ist zudem eine Erweiterung der Religionsgemeinschaften, für die Kirchensteuer anfällt. Die Zahl steigt um 52 Varianten auf nunmehr 69 verschiedene Ausprägungen an, nach denen die Kirchensteuer nach Konfessionen und regionalen Zugehörigkeiten aufgeteilt werden muss. Technisch hat dies zur Folge, dass diese 69 Ausprägungen in den IT-Systemen hinterlegt werden müssen, die für den Steuereinbehalt und die Zergliederung, die im Rahmen der Kapitalertragsteueranmeldung erfolgen muss, zuständig sind. Neben der Religionsgemeinschaft liefert das Bundeszentralamt für Steuern den Kirchensteuersatz des Kunden an die Banken. Dieser kann bei null Prozent, acht Prozent oder neun Prozent liegen. Bis jetzt teilt der Kunde der Bank mit, ob er mit acht oder mit neun Prozent kirchensteuerpflichtig ist.
Die Tücken stecken im Detail
Viele Sondersituationen in der Kundenverwaltung machen die Umsetzung für die Banken komplex. Die fachlichen und technischen Experten müssen viele Szenarien durchspielen, um sämtliche Sondersituationen in dem automatisierten Verfahren abzudecken.
Kunden können beispielsweise gleichzeitig Geschäfts- und Privatkunde einer Bank sein. Das Kirchensteuermerkmal ist allerdings nur für Privatkunden relevant. Daher darf auch nur für diese Kundenbeziehungen die Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern erfolgen.
Zum anderen müssen die IT-Systeme und hinterlegten Abfragelogiken zwischen Einzel- und Gemeinschaftskunden unterscheiden. Als Gemeinschaftskundenverbindungen können Ehegemeinschaften oder andere Personengemeinschaften angelegt worden sein. Die Abfrage der Kirchensteuermerkmale und ein eventueller Steuereinbehalt darf jedoch nur für Gemeinschaftskonten für Eheleute erfolgen. Hier muss also technisch eine Unterscheidung nach solchen Gemeinschaftskonten und "sonstigen Gemeinschaften" wie zum Beispiel dem Zusammenschluss zu einem Kegelclub, möglich sein.
Darüber hinaus kann eine Person mehrere Konten bei einem Institut führen - ein Firmenkonto, ein Privatkonto, ein gemeinsames Konto mit dem Ehepartner und ein Konto, das er für seinen Sportverein führt. Hier sind die Verantwortlichen gefordert, die Prozesse, Schnittstellen und Softwareeinstellungen so anzupassen, dass sie nur die von der Kirchensteuer betroffenen Kundenverbindungen herausfiltern.
Das IT-System muss zudem so leistungsfähig sein, dass es die Abfrage automatisch einstellt oder anpasst, sobald sich ein relevantes Merkmal ändert.
Große Institute wie die Commerzbank nutzen meist mehrere verschiedene Softwaresysteme, in denen Kundendaten relevant sind. Speziell mit der Zahl vorhandener Stammdatensysteme steigen auch die Anforderungen an das Schnittstellenmanagement. Die Verantwortlichen müssen an viele Unwägbarkeiten denken. Es muss sichergestellt werden, dass alle relevanten Kundenverbindungen geprüft werden, die Anfragen aber nicht mehrfach erfolgen, sondern nur einmal pro Kunde. Die zurückgelieferten Daten müssen jedoch wieder in allen relevanten Systemen abgelegt werden.
Recht auf Widerruf und frühzeitige Kundeninformation
Die Arbeit für die Banken endet nicht bei den Prozessanpassungen für die automatische Datenabfrage. Auch die Anpassung des Kontoeröffnungsprozesses und die Informationspflichten der Bank gegenüber dem Kunden sind von den gesetzlichen Änderungen betroffen. Nach § 51a Abs. 2 c Satz 3 EStG ist ein Kunde schriftlich oder in anderer geeigneter Form über sein Widerspruchsrecht zu informieren - und zwar bevor eine Kirchensteueranfrage läuft.
Der Kunde muss rechtzeitig darüber informiert werden, dass die Bank die entsprechenden Daten abfragen wird, sodass er ausreichend Zeit hat, einer automatisierten Abfrage seiner Steuerdaten zu widersprechen. Diese Information kann in Form eines Briefes oder auf dem Kontoauszug erfolgen. Es ist jedoch sicherzustellen, dass alle betroffenen Kunden informiert werden.
Widerspricht ein Kunde der Datenabfrage, informiert das Bundeszentralamt für Steuern das Wohnsitzfinanzamt des Kunden zum einen über den Widerspruch des Kunden und zum anderen darüber, welche Kreditinstitute Anfragen für diesen Kunden gestellt haben. So soll sichergestellt werden, dass der Kunde im Rahmen seiner Einkommensteuererklärung alle Kapitalerträge angibt, auf die die Kirchensteuer erhoben werden muss. Der Widerspruch des Kunden gilt bis auf Weiteres. Banken müssen jedoch trotzdem jährlich alle Kunden schriftlich über das Widerspruchsrecht informieren. Dies führt unter Umständen zu einem erheblichen monetären Zusatzaufwand, da über den Kontoauszugsdrucker und im Online-Portal nicht alle Kunden erreicht werden.
Intensive Abstimmung der Beteiligten und viele Tests lohnen sich
Banken, die sich frühzeitig und intensiv mit den vielen Details der automatisierten Datenabfrage beschäftigen, sind damit im Vorteil. Sie werden die nötigen Anpassungen auch parallel zu den vielen anderen regulatorischen Änderungen bewältigen. Im Fall der Commerzbank wählten die Verantwortlichen einen iterativen Entwicklungsprozess mit regelmäßigen, fest definierten fachlichen und technischen Testzyklen. Fachabteilungen und IT stimmten sich zudem sehr eng miteinander ab. Größeren Aufwand fordert noch das technische Prozedere, wie das Bundeszentralamt für Steuern Kirchensteuerdaten an die Banksysteme zurückschickt und in welcher Form beispielsweise Unstimmigkeiten zurückgemeldet werden.
Terminverschiebung ist nicht nur ein Segen
Eigentlich sollten Banken die bisher noch nicht automatisierte Kirchensteuerabführung bereits 2014 umgesetzt haben. Der nun vorgesehene Aufschub um ein Jahr sollte den Unternehmen eigentlich gelegen kommen. Ihnen bleibt angesichts einer Fülle parallel umzusetzender Vorschriften mehr Zeit, um Abläufe, IT-Systeme und Kundenkommunikation in Ruhe zu organisieren. Allerdings stecken viele Häuser bereits mitten in der Umsetzung. Die Verschiebung bringt damit die Projektplanung vieler Geldinstitute durcheinander. Für die Commerzbank hat der neue Termin ebenfalls Auswirkungen. Derzeit stehen für die Steuer-, Fach- und IT-Abteilungen im Commerzbank Konzern Themen wie das US-Steuer-Reporting von ausländischen Finanzinstitutionen (FATCA) sowie die Finanztransaktionssteuer zur Umsetzung an. Beide Vorhaben haben ebenfalls tief greifende Auswirkungen auf die bestehenden IT-Systemlandschaft und Prozesse. Die Institute wünschen sich deshalb so viel Planungssicherheit wie möglich. Voraussichtlich kann ab Anfang 2014 die Steuer-ID zur Ergänzung der Kundenstammdaten beim Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden (Termin ist von der Behörde nicht bestätigt), die jeweils vorhandenen Kundenstammdaten bilden hierfür die Datengrundlage.
In einer späteren Phase werden die Konfessionsdaten anhand der Steuer-ID im Zeitraum vom 1. Dezember bis 31. Oktober erstmalig für den Stichtag 31. August 2014 beim Bundeszentralamt für Steuern angefordert (Regelabfrage). Die ermittelten Konfessionsdaten sind unabhängig von unterjährigen Änderungen dem Folgejahr verbindlich zugrunde zu legen.
Vor jeder Abfrage der Kirchensteuermerkmale beim BZSt ist der Kunde jährlich bis zum 31. Juli über sein Widerspruchsrecht aufzuklären. Ab 2015 ist die Regelabfrage im Zeitraum 1. September und dem 31. Oktober jährlich für alle kirchensteuerrelevanten Kunden zu wiederholen.
Weitere gesetzliche Details werden noch diskutiert. So soll es zusätzlich zur jährlichen Regelabfrage anlassbezogene Abfragen geben. Inhaltlich und von der Vorgehensweise entsprechen sich die jährliche Regelabfrage und die anlassbezogenen Abfragen. Der Auslöser ist jedoch ein anderer. Stellt die jährliche Regelabfrage einen periodisch wiederkehrenden Prozess dar, der dadurch aufgelöst wird, dass ein bestimmter Zeitpunkt erreicht wird, sollen anlassbezogene Abfragen durch die Eröffnung neuer Kundenverbindungen bei Banken oder auf Kundenwunsch hin erfolgen.