Mit rund 350 000 Mitarbeitern ist die Sparkassen-Finanzgruppe der größte und wichtigste Arbeitgeber der deutschen Kreditwirtschaft. Mehr als 240 000 Angestellte sind dabei in den deutschen Sparkassen tätig. Angesichts der demografischen Entwicklung und des damit einhergehenden Fachkräftemangels stehen Personalverantwortliche in der Finanzwirtschaft neuen Herausforderungen in der Personalarbeit gegenüber. So ist unter anderem das Informationsbedürfnis der Mitarbeiter gestiegen, was die von ihnen hinterlegten persönlichen Daten angeht. Andere Nutzergruppen wünschen im Sinne eines Self-Service-Angebots vermehrt Zugang zu Personaldaten, wie etwa Führungskräfte zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen oder Höhergruppierungen.
Um den unterschiedlichen Bedürfnissen und der veränderten Situation im Personalmanagement gerecht zu werden, setzen Sparkassen verstärkt IT-Lösungen ein. Im Fokus des Personalmanagements steht dabei eine strategische und weitsichtige Personalarbeit, die über die reine Gehaltsabrechnung hinausgeht. IT-gestützte Personalmanagement-Prozesse unterstützen Mitarbeiter, Führungskräfte und Personalabteilungen unter anderem bei Themen wie Reisemanagement oder Personalentwicklung. Durch den Einsatz innovativer IT-Systeme lassen sich Mitarbeiter über den gesamten Karriereweg begleiten. Gleichzeitig steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie sich umfassend informiert und weitreichend eingebunden fühlen.
Integration in Gesamtbanklösung
Für die Personaladministration und Personalabrechnung kommt in fast allen Sparkassen das Personalverwaltungssystem Parisplus zum Einsatz. Die Anwendung bildet die Personalverwaltungsprozesse umfassend ab. Aspekte des Personalmanagements etwa in Bezug auf Fortbildungsmaßnahmen, die Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen oder administrative Aufgaben rund um Mitarbeitergespräche werden allerdings softwareseitig nicht unterstützt. Hier benötigen die Kreditinstitute eine weiterführende Anwendung.
Um den steigenden Anforderungen im Personalmanagement etwa in zentralen Fragen der Weiterbildung oder der Nachfolgeregelung gerecht zu werden, haben Sparkassen ihre Anforderungen an eine zeitgemäße IT-Unterstützung formuliert. Für eine umfassende Nutzung in den Sparkassen gehört eine tiefe Integration in die Gesamtbanklösung OS-Plus zu den zentralen Anforderungen an ein modernes Personalmanagement-System.
Auf diesem Weg erhalten Mitarbeiter über das vertraute OS-Plus-Portal Zugang zu personenbezogenen Informationen. Da die Personalverwaltungssoftware Parisplus auch zukünftig als führendes System für die Personaldaten zum Einsatz kommen soll, muss die Personalmanagement-Software auf Parisplus abgestimmt sein, damit einmal eingetragene Daten oder geänderte Daten von allen Beteiligten genutzt werden können. Damit unterschiedliche Mitarbeitergruppen wie Führungskräfte oder Mitarbeiter der Personalabteilung mit dem System arbeiten können, ist eine umfassende und dynamische Maskensteuerung erforderlich. Auf diesem Weg ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter nur die für ihn freigegebenen Daten einsehen kann. Gleichzeitig ist damit sichergestellt, dass die Vorgaben des Datenschutzes und des Mitbestimmungsrechtes in Bezug auf personenbezogene Daten eingehalten werden. Neben allgemeinen Anforderungen haben die Institute auch Vorgaben für einzelne Teilbereiche innerhalb des Personalmanagements formuliert.
Unterschiedliche Bezugsgruppen
Zu den Anforderungen zählt darüber hinaus, dass eine umfassende und in die IT der Sparkassen-Finanzgruppe integrierte Personalmanagement-Anwendung unterschiedlichen Bezugsgruppen auf allen Ebenen Unterstützung für ihre Arbeit bietet. Über das in OS-Plus integrierte Personalportal etwa können Mitarbeiter ihre persönlichen Personalwirtschaftsdaten einsehen. Dazu zählt etwa auch der direkte Zugriff auf die aktuelle Entgeltabrechnung im PDF-Format. Mit der elektronischen Verteilung wird die operative Arbeit in der Personalabteilung reduziert, sodass gleichzeitig die Kosten sinken. Personalverantwortliche können dank Cockpit-Funktionen mit Tachometer-Anzeigen in aggregierter und übersichtlicher Form die personelle Situation etwa in Bezug auf die Urlaubsplanung oder auf die Altersstruktur einer Organisationseinheit einsehen. Auf Basis der angezeigten Daten können sie etwa den Einsatz des Personals in einem bestimmten Zeitraum präzise planen.
Auch der administrative Aufwand von Mitarbeitergesprächen lässt sich mithilfe der IT reduzieren. Die Basis für eine IT-Umsetzung bietet das DSGV-Konzept "Personalentwicklung in Sparkassen" mit 42 definierten Anlässen für Gespräche wie das Beurteilungsgespräch oder das Transfergespräch nach einem Seminarbesuch. Benötigt wird dabei eine Lösung, die sich für alle Gespräche nutzen lässt, die protokolliert werden müssen. Vor diesem Hintergrund muss die Anwendung flexibel sein, um den vielfältigen Gesprächstypen gerecht zu werden. So unterstützt eine zeitgemäße Anwendung Mitarbeiter und Personalverantwortliche bei der Initiierung von einzelnen Gesprächen, aber ermöglicht auch die Anlage von Seriengesprächen für einzelne Abteilungen wie etwa turnusmäßige Jahresgespräche.
Integrierte Gesprächsvorlagen sorgen für eine strukturierte Vorbereitung und Durchführung der Gespräche. Dazu zählen etwa Hinweise zum Ausfüllen des Gesprächsprotokolls, die ein einheitliches Verständnis als Gesprächsgrundlage sichern. Des Weiteren lassen sich etwa im Rahmen eines Jahresgespräches Eigen- und Fremdbild der Mitarbeiter erheben und im weiteren Verlauf miteinander abgleichen. Personalmitarbeiter bleiben dank Filterfunktionen stets über den Status der Gespräche informiert. Auch im Nachgang unterstützt die IT etwa durch eine elektronische Unterschrift des Gesprächsprotokolls und der Ablage in der elektronischen Personalakte des Mitarbeiters. Zur Abrundung des Bereiches Mitarbeitergespräche bietet eine Lösung zudem eine direkte Übernahme der Ergebnisse in Parisplus an, etwa in Bezug auf Qualifikationen oder vereinbarte Folgetermine. So können diese für weitere Maßnahmen oder Suchfunktionen genutzt werden.
Personalentwicklung ...
Die Personalentwicklung und -planung wird in den kommenden Jahren deutlich an Bedeutung gewinnen. Mit einer zeitgemäßen IT-Unterstützung können Personalverantwortliche etwa bei Auswahlverfahren frühzeitig geeignete Kandidaten für Nachfolgeregelungen identifizieren oder gezielte Weiterbildungsmaßnahmen zur Förderung von Mitarbeitern veranlassen. Dabei greift eine weitreichende Personalmanagement-Lösung beispielsweise auf die erfassten Daten der Mitarbeitergespräche zurück. So lassen sich unter anderem Profilabgleiche durchführen, um Anforderungen von freien Planstellen mit den Fachkenntnissen von potenziellen Kandidaten abzugleichen. Abweichende Merkmale lassen einerseits notwendigen Qualifizierungsbedarf erkennen, zeigen aber auch Überqualifikationen an. So können Mitarbeiter mit passenden Maßnahmen deutlich gezielter gefördert werden.
Weitere Unterstützungsmöglichkeiten im Bereich des Qualifizierungsmanagements bieten IT-Lösungen mit einer Verknüpfung zum Seminarmanagement, sodass Mitarbeiter direkt Seminare auswählen und beantragen können. Mit der Integration des gesamten Genehmigungs-Workflows und der Buchungsabwicklung lässt sich auch hier der administrative Aufwand reduzieren. Ein weiterer Aspekt ist etwa die interne Seminarorganisation. Hier können Personalverantwortliche Weiterbildungsmaßnahmen für ausgewählte Gruppen auf Basis definierter Merkmale organisieren.
... und langfristige Personalplanung
Neben der Entwicklung des eigenen Personals kommt dem Thema Personalplanung eine besondere Bedeutung zu. Hier gilt es personalverantwortlichen Mitarbeitern mit IT-Unterstützung eine Analyse der Personalbestandsentwicklung zu ermöglichen.
So werden sie in die Lage versetzt, den Personalbestand langfristig zu planen und strategische Maßnahmen in diesem Bereich zu bewerten. Unterstützung erhalten Personaler etwa durch automatisierte Auswertungen auf Knopfdruck, die anhand von wählbaren Parametern wie Alter der Mitarbeiter oder Zugehörigkeit zum Ins titut individualisierbar den Ist-Zustand analysieren. Für die zukünftige Planung benötigen sie Simulationen, die etwa Tarifsteigerungen oder die Anzahl der einzustellenden Auszubildenden pro Jahr berücksichtigen.
Nicht nur die Personalplanung oder die Verteilung von Entgeltabrechnungen bedeuten einen hohen administrativen Aufwand. Auch Dienstreisen sind vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung damit verbunden. Mit IT-Unterstützung lässt sich der gesamte administrative Prozess einer Dienstreise abbilden. So stellt ein Mitarbeiter über das OS-Plus-Portal seinen Dienstreise-Antrag, der anschließend vom Vorgesetzten elektronisch freigegeben wird. Auch die Buchung der Reisemittel wie Fahrkarten, Mietwagen oder Hotel im nächsten Schritt erfolgt via E-Mail im Reisebüro. Die Prüfung der vom Mitarbeiter dezentral erfassten Belege sowie die Abrechnung der Reise nimmt abschließend die Personalabteilung vor. Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt weiterhin über Parisplus.
Ein IT-gestütztes Reisemanagement bietet zudem die Vorteile, dass die institutsspezifischen Reiserichtlinien sowie definierten Reisemanagement-Workflows integriert werden, sodass sämtliche Dienstreisen fallabschließend und komfortabel bearbeitet werden können. Mit einer weitreichenden Prozessunterstützung werden Sparkassen in die Lage versetzt, den administrativen Aufwand im Bereich Dienstreisen weitestgehend zu automatisieren und damit auch zu reduzieren.
Angesichts der beschriebenen Einsatzmöglichkeiten hat sich die Finanz Informatik (FI) als IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe mit dem wachsenden Bedarf innerhalb der Organisation intensiv auseinandergesetzt und eine eigene Lösung realisiert. Eine eigenentwickelte IT-Lösung wurde auch deshalb gewählt, weil marktgängige Lösungen aus Kostengründen und wegen technischer Anforderungen wie Mandantenfähigkeit im Rechenzentrumsbetrieb nicht infrage kamen. Bei der Konzeption und Umsetzung hat der IT-Dienstleister in Abstimmung mit Instituten und Verbänden das Personalmanagement-System "Personalsysteme" entwickelt. Sparkassen steht damit eine IT-Unterstützung mit vielfältigen Funktionalitäten für das Personalmanagement zur Verfügung.
Datenschutz berücksichtigt
Die Kreditinstitute profitieren dabei vom Betrieb im Rechenzentrum der FI, weil damit die vom SIZ definierten Richtlinien des sicheren IT-Betriebs erfüllt werden. Dabei kümmert sich der IT-Dienstleister auch um den Support sowie die Weiterentwicklung des Angebots. Dank des zentralen Betriebs kommen Skaleneffekte zum Tragen und Sparkassen können gleichzeitig Kosten senken. Die mandantenfähige Lösung bietet eine weitreichende Maskensteuerung, sodass spezifische Vorgaben wie etwa Anforderungen des Personalrats umgesetzt werden können.
Auf diesem Weg werden aufsichtsrechtliche Anforderungen an Rollen- und Rechtesysteme eingehalten. Mitarbeiter, Vor gesetzte und Personaler haben somit nur Zugriff auf die für sie freigegebenen Daten. Durch eine weitreichende Integration in OS-Plus und der gleichzeitigen Anbindung an Parisplus lassen sich Daten sowohl in der Personalverwaltung als auch im Personalmanagement medienbruchfrei nutzen. Mit der zeitnahen Änderung stehen die Daten dabei allen Beteiligten konsistent an jeder Stelle des Systems zur Verfügung. Die Personalsysteme in OS-Plus tragen einen großen Teil dazu bei, die Komplexität in den Personalabteilungen zu senken und steigern die Effizienz in den Prozessen. Die FI unterstützt Sparkassen mit umfang reichenden Schulungsmaßnahmen sowie fachlicher Hilfestellung etwa beim Massen-Upload der Daten oder beim Datenabgleich.
Unterstützung für Management und Mitarbeiter
Für die konsequente Weiterentwicklung des Systems setzt die FI als IT-Dienstleister Anforderungen aus den Instituten um. Dazu zählt etwa die Einbindung des Seminarmanagements in das Qualifizierungsmanagement. Mit OS-Plus-Release 16 wird etwa der vollständige Genehmigungs-Workflow von der Auswahl, Beantragung bis zur Genehmigung einer Fortbildung abgebildet. Über eine Schnittstelle lassen sich dann die buchungsrelevanten Informationen aus den Akademiesystemen übernehmen.
Mit den Personalsystemen in OS-Plus erhalten Sparkassen eine umfassende Personalmanagement-Software, die die Karrieremöglichkeiten der Mitarbeiter verbessert und damit die Arbeitgeberattraktivität von Sparkassen deutlich aufwertet. Das System erfüllt die Anforderungen der Institute weitreichend, sodass Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie personalverantwortliche Führungskräfte und Mitarbeiter von der zeitgemäßen IT-Unterstützung profitieren.