Bisher werden im Euro-Raum Überweisungen und Lastschriften mit unterschiedlichen nationalen Verfahren durchgeführt. Jetzt wird die Harmonisierung endgültig zum 1. Februar 2014 folgen. Die EU-Kommission und die Kreditwirtschaft sind jeweils die motivierten Treiber dieser Vereinheitlichung des Zahlungsverkehrs. Beteiligt und betroffen von den neuen Sepa Euro Verfahren sind die 27 EU-Länder zusätzlich Monaco, Schweiz, Island Liechtenstein und Norwegen. Die Unternehmen und auch die Dienstleister für Zahlungsverkehr, die bisher eine eher zurückhaltende Motivation zeigten, stehen jetzt teilweise unter Zeitdruck. Um die Sepa Compliance sicher zu stellen, haben die Zahlungsverkehrsabwickler in Deutschland mit höherem Aufwand - auch dauerhaft - zu rechnen.
- Das Datenvolumen der ISO 20022 XML-Daten wird im Vergleich zum DTAUS mindestens um den Faktor fünf ansteigen.
- Für Nicht-Euro-Zahlungen sind die bestehenden Verfahren beizubehalten und die aus Kartentransaktionen resultierenden Lastschriften sollen erst ab dem 1. Februar 2016 in Sepa überführt werden. Es ist also hier ein Parallelbetrieb erforderlich.
- Das Sepa-Mandat wird im XML-Lastschriftsatz benötigt. Bei Bankengruppeninternen Zahlungen per Lastschriften sind Mandate unter Umständen sinnlos, weil die Vereinbarungen zum Ausgleich von Forderungen per Lastschrift nicht auf Sepa Mandaten basieren, sondern außerhalb jeglichen Mandates geregelt sind. In solchen Fällen ist das DTAUS weiter zu betreiben oder man verwendet Zah lungen mit Proforma-Mandats-ID's und muss somit weitere Arten von Mandaten pflegen.
- Eine Prenotification ist bei Sepa-Lastschriften Pflicht. Der Kreditor muss dem Debitor die Lastschrift in hinreichender Zeit ankündigen, was auf jeden Fall Mehraufwand in der Zahlungsabwicklung bedeutet.
- Die Bankleitzahl und Kontonummer werden im Sepa Zahlungsverkehr durch die IBAN ersetzt. Die Ermittlung der IBAN aus der Bankverbindung durch ein entsprechendes Konvertierungsprogramm ist möglich, aber es besteht ein Risiko, dass ein Teil der so ermittelten Nummern nicht funktioniert. Dienstleister bieten einen Service an, um die IBAN zu ermitteln, geben aber keine Garantie, mit einer Fehlerquote muss gerechnet werden. Die einzig richtige, wenn auch aufwendige Methode ist, die IBAN's von den Geschäftspartnern einzuholen.
- Die Nachrichtenzeilen im DTAUS mit maximal 14 Zeilen à 27 Zeichen werden oft mit entsprechenden Texten und Nachrichten versehen, dass ein Geschäftskunde den Kontoauszug als Rechnungsunterlage beim Finanzamt vorlegen kann. Weil das XML-Format im Standard nur 140 Stellen Text vorsieht, können diese Informationen nur noch eingeschränkt verfügbar gemacht werden. Eine zusätzliche Erstellung einer Rechnung oder eines Zahlungsavis bei Verwendungszweck-Überlauf wird notwendig.
Mandate auch für das Dienstleistungsgeschäft
Für Verträge, die ab dem 1. Februar 2014 geschlossen werden, sind Sepa-Mandate zu verwenden. Erteilte Einzugsermächtigungen können bis dahin in Sepa-Mandate konvertiert werden und dürfen als Sepa-Mandat weitergeführt werden. Von Kunden, die bereits heute per Lastschrifteinzug bezahlen, braucht also kein neues Sepa-Mandat eingeholt zu werden.
Häufig erstellen Zahlungsdienstleister im Auftrag von Kreditinstituten Lastschrifteinzüge etwa für Kreditkartenzahlungen oder erstellen Ausgleichsbuchungen zur Durchführung des Settlements, zur Aufwandsund Ertragstrennung oder allgemein zur Nachvollziehbarkeit von Zahlungsströmen, auch institutsübergreifend, von Zentrale an Filiale. Sofern aus diesem Service Sepa-Lastschriften entstehen, ist die entsprechende Mandats-ID in den Datensatz einzustellen, die aus Sicht des Zahlungsdienst leisters eine fremde Mandats-ID dar stellt. Hierzu sind gültige Mandats-ID's vom auftraggebenden Kreditinstitut an den Zahlungsdienstleister bereitzustellen. Somit sind bei Zahlungsverkehrsdienstleistern nicht nur Mandate für das Eigengeschäft, sondern auch für das Dienstleistungsgeschäft zu verwalten.
Hinter den Mandaten liegen selbstverständlich Prüfregeln, die implementiert werden müssen. So liegen gemäß Sepa-Regularien abgelaufene Mandate vor, beispielsweise wenn diese 36 Monate nicht verwendet wurden, wenn eine Lastschrift mit "Mandat nicht vorhanden" zurückkommt oder der Debitor eines seiner Mandate widerruft, dabei aber andere Mandate noch gültig sind. Weitere Kriterien, wie Eigenoder Fremdmandat, separates Mandat pro Bank verbindung, für denselben Kunden, Sta tus des Mandats, Nachweis der Änderungshistorie und auch Mehrsprachigkeit lassen erkennen: Dies alles ist nicht trivial.
Mandate müssen explizit in Schriftform vorliegen, es sei denn es handelt sich um aus vorhandenen Einzugsermächtigungen konvertierte Mandate. Aber auch hier besteht die Nachweispflicht der vom Kunden unterzeichneten Einzugsermächtigung, welche im Idealfall mit Vertragsabschluss erteilt wurde. Man sollte auf alle Fälle darauf vorbereitet sein, die Mandate auf Anfrage aus einem Archiv in angemessener Zeit zur Verfügung stellen zu können. Eine Verknüpfung vom Debitorensystem auf das Archivsystem ist ratsam. Von der Bundesbank wird die Gläubiger-ID vergeben. Bei Drittgeschäft gilt es auch fremde Gläubiger-ID's zu verwenden und zu verwalten.
Unsicherheiten bei der Prenotification
Die Lastschriftankündigung ist eine der wesentlichen Funktionen von Sepa. Trotzdem ist es dem Lastschriftersteller freigestellt, wie er diesen Geschäftsprozess gestaltet. Die Avisierung kann per Mail, Brief, SMS oder gar telefonisch erfolgen. Solche nicht eindeutigen Vorgaben erzeugen Unsicherheit, denn wo Interpretationen notwendig sind, besteht die Gefahr, etwas falsch zu machen.
Die Kreditoren drucken den erforderlichen Mandatstext auf die Rechnung mit auf, was im Grunde die wirtschaftliche Variante ist. Auch das größte deutsche Softwareunternehmen hat eine solche Lösung, auf ausdrücklichen Kundenwunsch hin in die Sales- und Finance-Applikation integriert, als Erweiterungspaket zur Verfügung gestellt. Beim EPA Verfahren (Electronic Payment Advice) sollten die Sepa-Informationen in die EPA-Datei eingestellt werden. Auch hier bietet sich die Implementierung der Prenotification-Daten, also von Mandat-Referenz, Einzugstermin und Gläubiger-ID in Form von neuen Datenfeldern an.
Rein technisch getriebener Ansatz ist gefährlich
Es genügt nicht, das Sepa-Projekt von der IT durchführen zu lassen, der rein technisch getriebene Ansatz ist gefährlich, weil mehrere Geschäftsbereiche in einem Unternehmen betroffen sind. Sepa ist aufwendig, weil komplex, und die Auswirkungen auf die Prozesse sind massiv. Deshalb ist anzuraten, eine Prozessaufnahme der betroffenen betrieblichen Prozesse durchzuführen, mit dem Ziel, diese in wirtschaftlicher Weise anzupassen. Gliedern Sie das Thema in kleinere Por tionen und prüfen Sie die Auswirkungen auch auf Stammdaten, Schnittstellen, Druckoutput und Archivierung. Nicht nur die Kernsysteme, sondern auch nachgelagerte Softwareprodukte, die beispielsweise DTA-Verteilung durchführen oder MT940 einlesen und weitergeben, sind für den Gesamtprozess wichtig und zu beachten.
Ausführliche Tests in den Bereichen Software, Schnittstellen und Prozesse sind notwendig. Besonders wichtig ist die Sicherstellung der Verarbeitbarkeit der XML-Daten auch in Zusammenarbeit mit den Clearingstellen der Kreditinstitute. Hierzu sind sorgfältige Tests zwingend anzuraten und die Test-Offerten der Kreditinstitute sollten genutzt werden.
Bei den Zahlungsverkehrs-Experten ist eine neue Sepa-Expertise aufzubauen die bisher nicht gefragt war. Die Ausbildung der Mitarbeiter ist enorm wichtig.
Zum 4. November 2013 werden die Änderungen, die in der DFÜ-Anlage 3 Version 2.7 beschrieben sind, eingeführt. Der eilige Zahlungsverkehrsauftrag wird auf XML-Eilzahlung umgestellt und soll die DTE Zahlung ersetzen. Bei der Sepa-Basislastschrift wird die verkürzte Vorlauffrist mit Ausführung innerhalb eines Tages eingeführt. Bei Zahlungen innerhalb von Deutschland wird die Angabe der BIC ab dem 1. Februar 2014 nur noch optional sein. Alle, die jetzt ein Sepa-Projekt nicht in vollem Umfang laufen haben, werden den Termin zum 1. Februar 2014 wohl kaum noch in der erforderlichen Qualität schaffen können. Selbst große Softwarehäuser sind in der Entwicklung und im Bugfixing von aktuell notwendigen Sepa-Funktionen. Einige Funktionen sind erst für Oktober zur Auslieferung geplant.
Die Kreditinstitute werden gefragt sein, die unter Zeitdruck stehenden Kunden zu unterstützen. Die Einführung der Core-1-Verarbeitung statt komplexer Berechnung der Fälligkeitstage wird bestimmt helfen. Anfänglich eher großzügige Interpretationen der Regeln könnten sinnvoll sein.