Sepa (Single Euro Payments Area) ist derzeit einer der wohl am häufigsten verwendeten Begriffe in der deutschen Unternehmenswelt. Jeder hat schon einmal davon gehört, dennoch ist die Unsicherheit bezüglich der Auswirkungen groß, die Sepa auf Unternehmen haben wird. Aufgrund der Dringlichkeit dieser Frage (der Stichtag für die Umstellung auf Sepa ist der 1. Februar 2014) ist es unabdingbar, Sepa zu verstehen, die Anforderungen des Sepa-Systems für das eigene Unternehmen zu analysieren und in die Praxis umzusetzen.
Dies gestaltet sich aufgrund von mehreren Faktoren äußerst schwierig. Diskussionswürdig ist bereits der Ansatz, wie Sepa zeitnah, effektiv und ressourcenschonend in das Unternehmen implementiert werden kann und welche Fallstricke hierbei beachtet werden müssen.
Fallstrick Nr.1: Information
Als primäre Hürde, die es zu überwinden gilt, stellt sich die unklare Informationslage bezüglich Sepa dar. Als erste und einfachste Informationsquelle dient das Internet. Eine Suche nach dem Begriff Sepa in einer beliebigen Suchmaschine führt zu etwa 55 Millionen Ergebnissen.
Die aufgeführten Informationsbroschüren, Powerpoint-Präsentationen oder Informationsblätter verschiedener Verbände, Banken oder Unternehmensberatungen haben aber leider bei genauerem Hinsehen ein gemeinsames Problem: Die Frage, was Sepa für Unternehmen wirklich bedeutet, wird darin nur unzureichend beantwortet. Stattdessen werden oberflächlich Fragen beantwortet und Lösungen aufgezeigt, aber wirklich praxisorientiert und rechtlich sauber wird das Thema Sepa leider nirgendwo dargestellt.
Sepa-Mandate: Es fehlt das E-Mandat
Das Paradebeispiel hierfür ist die allgegenwärtige Frage, was "Schriftform" für die neuen Sepa-Mandate bedeutet. Ist dies dahingehend zu verstehen, dass die Schriftform der Textform im Sinne des § 127 BGB entspricht (gewillkürte Schriftform) oder bedeutet Schriftform doch ein papierhaftes und unterschriebenes Mandat? Diese Frage ist momentan noch nicht abschließend beantwortet und wird ihre Lösung ebenso in der Praxis finden wie die Anforderungen an das jetzige elektronische Lastschriftverfahren. Dort hat sich unbeanstandet durchgesetzt, dass die Einzugsermächtigungen über elektronische Medien (telekommunikative Form) im Sinne von § 127 Abs. 2 BGB erteilt werden können.
Fest steht, dass Unternehmen, die an das Lastschriftverfahren gebunden sind, vor eine sehr schwer zu lösende Aufgabe gestellt werden. Es darf an dieser Stelle einmal hinterfragt werden, wieso in der heutigen Zeit an einem papierhaften und unterschriebenen Mandat festgehalten werden muss. Kleine bis mittlere Unternehmen, insbesondere solche aus dem Online-Handel, werden praktisch keine Zahlungen mehr über das Lastschriftverfahren abwickeln können und gezwungen sein, auf Zahlungsmethoden wie Paypal, Kreditkarte oder Überweisung umzustellen. Ob sie hierzu die finanziellen Mittel und technischen Ressourcen besitzen, steht auf einem anderen Blatt.
Was passiert zum Stichtag mit nicht Sepa-konformen Unternehmen?
Die Auswirkungen von Sepa finden sich in fast jeder Abteilung eines Unternehmens wieder. Angefangen von der Rechtsabteilung bis hin zum Accounting hat Sepa Einfluss auf das tägliche Geschäft.
Aufgrund der Komplexität der Thematik, der kurzen Umsetzungsfrist und der mangelnden Hilfestellung der zuständigen Verbände, muss und darf sich ein Unternehmen fragen, was passiert, wenn es nicht zum 1. Februar 2014 Sepa-konform ist.
Hierbei ist zu konstatieren, dass die "Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des europäischen Parlaments und des Rates" vom 14. März 2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 924/2009 unmittelbar als Verordnung in jedem europäischen Land Wirkung entfaltet. Die Sepa-Verordnung sieht vor, dass sie durch die Mitgliedstaaten weiter ausgestaltet werden muss. In Deutschland soll dies durch das Sepa-Begleitgesetz (Entwurf eines Gesetzes zur Begleitung der Verordnung [EU] Nr. 260/2012 zur Festlegung der technischen Vorschriften und der Geschäftsanforderungen für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung [EG] Nr. 924/2009) geschehen, das sich allerdings noch im Entwurfsstadium befindet.
Dieses Sepa-Begleitgesetz ist für die Umsetzung der Sepa-Verordnung in Deutschland ausschlaggebend, da es Bestimmungen zu optionalen Konvertierungsdienstleistungen der Institute, der befristeten Weiterführung des elektronischen Lastschriftverfahrens des Handels (ELV) und der zuständigen Behörde enthalten wird. In dem Entwurf ist die Bundesanstalt für Finanzdienstleistung (BaFin) als zuständige Behörde genannt. Sowohl die Verordnung als auch das Begleitgesetz beziehen sich primär aber nur auf das Interbankenverhältnis. Hauptveränderungen wird es durch die Sepa-Verordnung im Bereich des Gesetzes über das Kreditwesen (KWG) sowie des Gesetzes über die Beaufsichtigung von Zahlungsdiensten (ZAG) geben, welche ausschließlich die Banken verpflichtet.
Drohende Bußgelder?
So ist im KWG vorgesehen, dass die BaFin als Aufsichtsbehörde bei Verstößen gegen die Sepa-Verordnung Bußgelder bis 50 000 Euro gegen die Banken verhängen kann und soll. Zukünftig sollen Bußgelder verhängt werden können,
wenn Betreiber von Massenzahlungssystemen die technische Interoperabilität eines Zahlungssystems nicht sicherstellen oder abweichende Geschäftspraktiken anwenden.
Weiterhin bußgeldbewährt sind Behinderungen bei der Abwicklung von Lastschriften und Überweisungen, die nicht den Vorgaben von Sepa entsprechen.
Bußgeldbeschwert sind auch hier wiederum die Banken sowohl nach dem KWG als auch dem ZAG.
Die dargestellte Möglichkeit der Bußgeldverhängung stellt einen sehr wichtigen Punkt für Unternehmen. Da die BaFin bei Verstößen nicht unmittelbar gegen die Unternehmen vorgehen kann, ist durchaus ein Szenario denkbar, in dem die Banken ihre Bußgelder, die durch Verstöße der Unternehmen hervorgerufen wurden, vertraglich an die Unternehmen weiterreichen. Hier stellt sich die Frage, wie stark der Druck der Aufsichtsbehörde auf die Banken sein wird. Laut derzeitigen vorsichtigen Schätzungen haben bisher knapp drei Prozent der Wirtschaft auf Sepa umgestellt. Anders dargestellt: Erst 95 000 von knapp 3,5 Millionen Unternehmen und Vereinen haben bis dato eine Kreditor-ID beantragt. Es ist davon auszugehen, dass einige Unternehmen von Sepa bisher keine Kenntnis haben und somit zum 1. Februar 2014 nicht Sepa-konform sein werden. Wie bereits aufgezeigt, spielt die Durchsetzung der Überwachungspflicht im Verhältnis Bank-BaFin eine große Rolle. Wird die BaFin direkt und unmittelbar zum 1. Februar 2014 hart gegenüber den Banken durchgreifen, falls ein Unternehmen trotz fehlerhaften Mandaten Lastschriften einzieht, oder wird sie den Banken und mittelbar ihren Kunden eine gewisse Übergangszeit für die vollständige Implementierung und insbesondere die Einholung aller Mandate gewähren? Diese Frage ist bisher unbeantwortet und verbreitet in Unternehmenskreisen eine nicht zu vernachlässigende Unsicherheit bezüglich der Konsequenzen.
Fraglich bleibt in diesem Zusammenhang auch, inwieweit die Banken ein mögliches Bußgeld der BaFin als Schadensersatz an ihre Kunden (Unternehmen) weiterreichen können. Verstößt ein Kunde gegen die Lastschriftvereinbarung mit der Bank und wird diese nun von der BaFin ihrerseits mit einem Bußgeld belegt, besteht theoretisch die Möglichkeit, wegen Verletzung des Bankvertrags Schadensersatz geltend zu machen. Ob dies praktisch durchsetzbar ist, steht auf einem anderen Blatt. Leider ist auch hierzu keine Stellungnahme seitens der Banken oder Verbände zu erhalten.
Fallstrick Nr. 2: Mandat
Festzuhalten bleibt, dass die Unternehmen einzig und allein durch ihre jeweilige Inkassovereinbarung und die jeweilige Lastschriftenbedingung an Sepa gebunden sind. In jenen Lastschriftbedingungen sind auch die Spielregeln bezüglich eines papierhaften Mandats und einer Pre-Notification geregelt. Gleichzeitig stellen die eben benannten Punkte auch die größten Problemfelder für Unternehmen dar. Das Problem mit dem papierhaften Mandat ist bereits zum Teil beleuchtet worden. Aber es ist noch einmal zu konstatieren, dass es mehr als fraglich erscheint, wie für jede Kundenbeziehung ein unterschriebenes Mandat gefordert werden kann. Es stellt sich rein praktisch die Frage der Lagerung und vor allem der Durchführbarkeit einer Mandatseinholung. Es entsteht zunehmend der Eindruck, dass diese Anforderungen nicht praktisch durchdacht wurden.
Risiken der Mandatseinholung
Eine Mandatseinholung ist stets mit erheblichen Kosten verbunden. Falls ein Kunde das Mandat nicht rechtmäßig ausfüllt, bestehen erhebliche Risiken für das Unternehmen. Diese ergeben sich aus verschiedenen Szenarien:
Einmal könnte ein Unternehmen trotz fehlenden Mandats Lastschriften einziehen. Dies birgt aber die Gefahr einer 13-monatigen Rückforderung, obwohl die Leistung erbracht wurde. Zudem bedeutet dies ein erhebliches "Cash-Flow"-Problem, wenn der Kunde über eine so lange Zeitspanne sein Geld zurückfordern kann. 13 Monate Ungewissheit tragen nicht zur Planungssicherheit bei.
Auf der anderen Seite hat das Unternehmen die Möglichkeit, den jeweiligen Kunden auf Überweisung umzustellen. Dies ist in Zeiten schlechter Zahlungsmoral mit dem Risiko von Zahlungsausfällen verbunden. Hinzu kommen bei ausbleibender Zahlung noch die Inkassokosten. Beide Szenarien sind für Unternehmen alles andere als ideal.
Kreditwirtschaft muss Übergangslösungen finden
Nochmals ist darauf aufmerksam zu machen, dass abzusehen ist, dass es nur sehr wenigen Marktteilnehmern gelingen wird, bis zum vorgegebenen Stichtag von jedem Kunden ein unterschriebenes Mandat zu erhalten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass es eine große Anzahl von nicht vorliegenden Mandaten geben wird. Hier ist insbesondere die Deutsche Kreditwirtschaft gefordert, Lösungen zu finden und die Unternehmen nicht einfach ihrem Schicksal zu überlassen. Es darf nicht die Folge von Sepa sein, 30 bis 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen und Sportvereine der Gefahr der Zahlungsunfähigkeit auszusetzen. Hier sind umgehend praktische Lösungen gefordert, wie beispielsweise ein elektronisches Mandat, welche der Schriftform und der damit verbundenen Beweissicherung genügen.
Fallstrick Nr. 3: Pre-Notification
Ein weiterer Fallstrick neben dem Mandat ist die sogenannte Pre-Notification, das heißt die Verpflichtung eines Abbuchenden, den Kunden innerhalb einer bestimmten Frist im vorhinein über die bevorstehende Abbuchung zu informieren. Hier sind die Unternehmen und insbesondere deren Juristen gefragt, die Rechtsunsicherheit bezüglich der Rechtsnatur und die genauen Voraussetzungen einer Pre-Notification zu klären. Leider wird diese Frage in keinem Leitfaden beantwortet. Es heißt dort lediglich, dass der Kunde zu informieren sei und dass das Unternehmen den Versand nachweisen muss. Bedeutet dies, dass die Pre-Notification formfrei ist, oder ist sie doch eine empfangsbedürftige Willenserklärung, an die sich bestimmte rechtliche Folgen knüpfen?
Bei näherer Betrachtung kommt man zu dem Ergebnis, dass die Pre-Notification einen rein informativen Charakter hat und keine rechtsverbindlichen Folgen mit sich bringt. Mithin kann man gut die Ansicht vertreten, dass sie keine empfangsbedürftige Willenserklärung darstellt, da mit der Vorabbenachrichtigung keine unmittelbaren Folgen für das Bestehen oder die Änderung des Rechtsverhältnisses verbunden sind. Dies zeigt sich zudem an den Rechtsfolgen einer fehlerhaften Pre-Notification, die eine Lastschrift nicht unwirksam macht. Die einzige Folge ist, dass der Kunde, wie sonst auch, acht Wochen nach der Abbuchung widersprechen kann. Weitere Rechtsfolgen ergeben sich nicht. Folgt man dieser Lösung, ist ein Unternehmen frei in der Wahl seiner Art der Pre-Notification und muss nur nachweisen, dass sie verschickt wurde - auf welchem Wege auch immer. Wichtig ist hier nur, dass der jeweilige Kommunikationskanal durch den Kunden eröffnet wurde.
Es gibt kein Patentrezept
Jedes Unternehmen, das bis zum 1. Februar 2014 Sepa-konform sein möchte, wird mit hohen Implementierungskosten, einer beschwerlichen Einholung von Mandaten und Fragen, ob die eingeschlagene Richtung rechtlich überhaupt gangbar ist, konfrontiert sein. Eine Musterlösung für die Implementierung gibt es nicht und wird es auch in absehbarer Zeit nicht geben.
Zu wünschen wäre, dass in naher Zukunft ein elektronisches Mandat, in welcher Ausprägung auch immer, eingeführt wird. Die Mandatseinholung via telekommunikative Übermittlung stellt eine praktische und bereits gelebte Alternative zu einem papierhaften Mandat dar. Mögliche Sicherheitsbedenken können mithilfe bereits vorhandener Sicherheitsmechanismen überwunden werden, beispielsweise über das PIN/TAN-Verfahren. Dies würde für viele Unternehmen eine deutliche Entlastung bei der Mandatseinholung und somit der Sepa-Implementierung bedeuten.
Unternehmen, die heute noch nicht mit der Sepa-Umsetzung begonnen haben, stehen vor einer fast nicht mehr lösbaren Aufgabe, wollen sie bis zum 1. Februar 2014 Sepa-konform sein. Nun liegt es an den zuständigen Verbänden, ihre Mitglieder zu unterstützen und Lösungen für die Einholung von Mandaten zu finden, um so die Auswirkungen von Sepa auf Unternehmen so gut wie möglich abzufedern.