PurchasingCards: Neue Segmente in de Erprobung

Durch Intercorporate Purchasing können Unternehmen ihre
Geschäftsprozesse bei Ad-hoc-Beschaffungen straffen und Kosten senken.
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Optimierung nicht planbarer Einkäufe
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Die Einkaufsabteilungen der Unternehmen haben innerhalb der letzten
Jahre mit gut durchdachten Prozessen erhebliche Einsparungen
realisiert. Dies gilt jedoch nur für den Bereich der planbaren
Beschaffung, nicht aber für Ad-hoc-Einkäufe - das "Maverick Buying",
wie die Beschaffungsvorgänge ohne Bestellbezug genannt werden. Doch
immer mehr Firmen erkennen, dass sie mit einer
Intercorporate-Purchasing-Lösung (Purchasing Card) auch diese
Schlupflöcher schließen und so die nachgelagerten Prozesse der
Abrechnung und Bezahlung weiter optimieren können.
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Ein Beispiel: Ein Wartungsteam wird zu einem Schadensfall gerufen. Ein
Wasserrohrbruch in einem Produktions- oder Lagergebäude macht
Instandhaltungsmaßnahmen zwingend erforderlich, um mögliche Störungen
im Produktionsbetrieb oder bei gelagerten Betriebsstoffen zu
verhindern. Die notwendigen Materialien zur Behebung der Havarie sind
jedoch nicht vorrätig. Ein Mitarbeiter aus der Gebäudeinstandhaltung
erhebt die notwendigen Materialien und beschafft sie bei einem lokalen
Händler. In der Regel erhält der Mitarbeiter die Ware und einen
Lieferschein.
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Die entsprechende Rechnung wird jedoch an die Buchhaltung des
Unternehmens geschickt - allerdings ohne Hinweis auf den Mitarbeiter,
eine Kostenstelle oder eine Projektnummer. Als einzige Referenz ist
die Lieferscheinnummer aufgeführt sowie eine Kopie des
unterschriebenen Lieferscheins als Anlage angefügt.
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Das Resultat ist ein Beschaffungsvorgang, der zu diesem Zeitpunkt im
Bestellsystem nicht erfasst ist und eine Rechnung ohne Bestellbezug
darstellt. Eventuell ist der Händler im Rechnungswesen als Kreditor
auch noch gar nicht erfasst. Zur Bearbeitung der Rechnung und zur
korrekten Verbuchung ist jedoch die Zuordnung des Rechnungsbetrags zur
entsprechenden Kostenstelle erforderlich. Liegt diese Information
nicht vor - wenn der Mitarbeiter den Lieferschein beispielsweise noch
nicht weitergeleitet hat - entsteht eine zeit- und kostenintensive
Recherche zur Zusammenführung von Kostenstelle und Rechnungsbetrag.
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Konsolidierung der Rechnungsdaten
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Zur Optimierung solcher Prozesse erhalten die Mitarbeiter eine
Identifikationskarte, mit der sie die Ware direkt bezahlen können.
Gleichzeitig erfolgt über die Kartenabrechnung eine Rechnungsstellung.
Der Vorteil dieses Lösungsansatzes liegen vornehmlich in der
Konsolidierung der Rechnungsdaten, die auch elektronisch zur Verfügung
gestellt werden können. Darüber hinaus werden Zusatzinformationen, die
in den Stammdaten der Karte hinterlegt sind, der entsprechenden
Transaktionen beigefügt.
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Ausgehend von mehreren Mitarbeitern werden die Umsätze aller einzelnen
Karten in einer lieferantenübergreifenden Sammelabrechnung
dargestellt. Hier werden die einzelnen Transaktionen übersichtlich
gelistet und enthalten dabei grundsätzliche Informationen zu
Lieferant, Artikel, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Über
die Kartennummer wird den entsprechenden Transaktionen der Name des
Karteninhabers sowie kundenindividuelle Zusatzinformationen
(Kostenstelle, Projektnummer, Abteilung und so weiter )
bereitgestellt. Ein weiterer Vorteil liegt in der Dokumentenlenkung
beziehungsweise kundenindividuellen Steuerung der Rechnungsstellung.
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Der Kunde definiert dabei, welche Kartenumsätze an welche
Organisationseinheit in Rechnung gestellt werden sollen. Hierdurch ist
es möglich, bestehende Prozesse beim Rechnungseingang beizubehalten,
da ein zentraler oder dezentraler Rechnungsadressat - abhängig von der
Organisationsstruktur der jeweiligen Unternehmung - definiert werden
kann. Ein Beispiel hierfür ist der Logistikdienstleister Trans-o-Flex
in Weinheim oder die Bundesagentur für Arbeit in Nürnberg. Hier
erfolgt die Rechnungsstellung dezentralisiert an die einzelnen
Standorte.
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Weiterer Vorteil: Durch die umsatzsteuerkonforme Aufbereitung der
Sammelrechnung kann diese auch als Beleg für den Vorsteuerabzug
verwendet werden. Die Rechnungsstellung durch den Lieferanten oder
Händler entfällt.
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Einzelne Beschaffungsvorgänge werden so wesentlich transparenter und
sind leichter auszuwerten. Die Prozesse beim Eingang und der
Verbuchung der Rechnung können so sinnvoll optimiert werden, der
Aufwand bei der Kreditorenpflege reduziert sich deutlich.
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Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz der Kartenlösung eine exakte
Steuerung der Umsätze von einzelnen Mitarbeitern. Durch das Hinzufügen
von Auftragsnummern beziehungsweise Projektnummern am Point of Sale
kann die Rechnungsprüfung effizient anhand vorhandener Lieferscheine
abgewickelt werden. Das Unternehmen erhält eine exakte Übersicht über
die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter und kann so den Gesamtprozess
besser kontrollieren und steuern.
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Abrechnungsprozess rückt in den Fokus
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Durch die elektronische Rechnungsstellung sind weitere
Einsparpotenziale realisierbar: Medienbrüche werden minimiert und der
Automatisierungsgrad in der Rechnungsbearbeitung senkt die
Prozesskosten.
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Dieser Lösungsansatz wurde im Rahmen eines Pilotprojekts mit der
Praktiker Bau-und Heimwerkermärkte AG erprobt und umgesetzt.
Mittlerweile nutzen mehr als 200 Unternehmen die Intercorporate
Purchasing Lösung von Airplus, um ihre Prozesse entlang der
Financial-Supply-Chain zu optimieren.
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Nachdem viele Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse durch die
Implementierung von E-Procurement-Systemen bereits erfolgreich
optimiert und ihre Kosten beim Bestellvorgang gesenkt hatten, rückte
etwa ab dem Jahr 2000 der Abrechnungsprozess zunehmend in den Fokus.
Unternehmen erkannten immer mehr, dass sie ihre Beschaffungskosten
weiter vereinfachen und kostengünstiger gestalten können, wenn sie auf
eine zentralisierte Zahlungsabwicklung setzen.
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Die Nachfrage steigt
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Seit diesem Zeitpunkt ist Airplus mit einem Purchasing-Angebot im
Markt vertreten und verzeichnet seitdem deutliche Wachstumsraten.
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So liegt das Abrechnungsvolumen von Intercorporate Purchasing
inzwischen im dreistelligen Millionenbereich allein 2005 konnte
gegenüber dem Vorjahr eine Steigerung von 21 Prozent verzeichnet
werden.
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In über 500 Unternehmen sind rund 6 000 Purchasing-Karten im Einsatz
-Tendenz steigend.
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Auch für die weitere Zukunft rechnen wir mit einer verstärkten
Nachfrage nach unseren Lösungen bei Intercorporate Purchasing. Wir
profitieren in diesem Bereich ganz klar von dem Know-how im
Transaktions-Management, das Airplus seit mehr als 16 Jahren aufgebaut
hat. Das Unternehmen hat 2005 weltweit insgesamt über 70 Millionen
Transaktionen abgewickelt.