Die Genossenschaftsbanken bilden die Mehrzahl der Kreditinstitute im "Drei-Säulen-System"1), deshalb stehen sie in diesem Beitrag im Fokus. Die nachstehenden Überlegungen können für den Sparkassensektor analog herangezogen werden.
Prüfungszweck und Prüfungsgrundsätze
Prüfungszweck: Eine umfassende Prüfung ist notwendig und Garant für das Erfüllenkönnen des Förderzwecks gemäß § 1 GenG sowie des öffentlichen Auftrags der Sparkassen, die Bürger in ihrem Geschäftsbereich mit Finanzmitteln zu versorgen. Die Prüfungsergebnisse gestatten einen Abgleich mit den ergänzenden Resultaten der Internen Revision und ermöglichen die etwaige Korrektur von bankinternen Verfahrensrichtlinien (Geschäftsverteilungsplan, Geschäftsordnungen von Vorstand und Aufsichtsrat/Verwaltungsrat, Geschäftsanweisungen, Richtlinien zur Erreichung des satzungsmäßigen Zwecks). Wesentlich ist die Prüfung als "Frühwarnsystem" in Bezug auf Risiken, insbesondere des Kreditgeschäfts. Letztendlich soll sie als Fundament der Aufsicht über das Kreditinstitut dienen. Deshalb ist Zuverlässigkeit der Feststellungen unabdingbar.
Die Prüfung hat außerdem Bedeutung wegen des Gewichts der genossenschaftlichen und kommunalen Banken für die mittelständische Wirtschaft des Geschäftsgebiets. In der Praxis wird oft übersehen, dass die Finanzierung kleiner und mittlerer Unternehmen ein wesentlicher Faktor in der Region ist. Die Krise eines bedeutenden Kreditnehmers kann seine Geschäftsbeziehungen mit Kunden und Lieferanten gefährden. Die Folgen wirken sich auch auf die Vertragsbeziehungen der Bank zu den Beschäftigten des Kunden aus. Muss er wegen Finanzierungsproblemen Mitarbeiter entlassen, reichen die Konsequenzen für das Kreditinstitut von Einlagenkündigungen bis zur Finanzierungsgefährdung von Immobilien, Fahrzeugen oder der Unmöglichkeit, Kontokorrentlinien zurückzuführen.
Eine Schieflage der Bank/Sparkasse insgesamt, bedingt durch die fehlerhafte Bewertung und Abwicklung erheblicher Kreditengagements, kann die lokale Struktur nachhaltig negativ beeinflussen. Um die Interessen der Bank, ihrer Anteilseigner und Kunden in der Prüfung wahrnehmen zu können, bedarf es, neben fachkompetenten Vorständen, eines engagierten Aufsichts- beziehungsweise Verwaltungsrates, der bereit und in der Lage ist, die Geschäftsleiter sachkundig und engagiert im Prüfungsverfahren zu unterstützen.
Prüfungsgrundsätze: Aus den genannten Faktoren gewinnt die pflichtgemäße Prüfung ihr Gewicht: Persönliche Interessen und jede Regelwidrigkeit müssen ihr ebenso fremd sein, wie Beeinflussungen des Rechnungswesens bei Aufstellung des Jahresabschlusses.
Mindestgrundsätze beachten
Nachstehende Mindestgrundsätze sind zwingend zu beachten:
- Objektivität, das heißt ausschließliche Orientierung am Prüfungsgegenstand;
- Sorgfältige Prüfung aufgrund nachvollziehbarer Prüfungsplanung, Abwägen aller Umstände bei Zweifelsfragen;
- Sachgerechte Beurteilung aufgrund vollständiger Informationen;
- Nachprüfbarkeit des Prüfungshandelns;
- Nachvollziehbarkeit der Prüfungsfeststellungen;
- Vertrauenswürdigkeit des Urteils.2)
In der Praxis bestehen bereits in Bezug auf die genannten Standards unterschiedliche Auffassungen zwischen Prüfern und Bankorganen, wie sie zu definieren und umzusetzen sind. Kernfrage: Ab wann ist die Objektivität gefährdet; gibt es dafür belegbare Fakten oder hinreichende Indizien? Dann ist die Änderung von Beurteilungen zu verlangen. Diese Korrekturen durchzusetzen ist gemeinsame Aufgabe von Vorstand und Aufsichtsrat, anderenfalls ist die Sorgfaltspflicht in einem wesentlichen Punkt verletzt. Nicht tragfähige Prüfungsurteile, ein mit erheblichen Zweifeln belasteter Prüfungsbericht, auf den die Organe hätten Einfluss nehmen können, sind keine Basis für Entschließungen der Anteilseigner und Entscheidungen der Bankenaufsicht.
Zusammenarbeit der Organe
Vorstände bemängeln häufig die fehlende Unterstützung durch ihren Aufsichtsrat in der Prüfung und gegenüber dem Prüfungsverband. Trotz der Verbesserungen der Sachkompetenz von Aufsichtsratsmitgliedern durch Maßnahmen des Gesetzgebers (§ 36 III Nr. 2, 3 KWG) besteht bei den Kreditinstituten eine erhebliche fachliche Diskrepanz zwischen den hauptamtlichen Vorstandsmitgliedern und den ehrenamtlichen Aufsichtsräten. Das Vertrauensverhältnis zwischen Vorstand und Aufsichtsrat wird erheblich belastet, wenn die Organe bei Meinungsverschiedenheiten untereinander Rat bei den Prüfern suchen.
Die intensive Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat ist erforderlich wegen gravierender Konsequenzen von:
- Negativfeststellungen in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung;
- Negativfeststellungen in Bezug zur Tätigkeit des Aufsichtsrates;
- gravierenden Risikofeststellungen im Kreditgeschäft und
- Einschränkung des Bestätigungsvermerks.
Unangenehm werden kann es außerdem, wenn Überkreuzkredite wie Verflechtung von Organmitgliedern mit Tochtergesellschaften der Bank, Beteiligungen von Organmitgliedern bei Kreditnehmern oder ungerechtfertigte Spesenabrechnungen fest gestellt werden und zu Prüfungsanmerkungen führen könnten.
Um sorgfältig vorbereitet zu sein, sollten beide Bankorgane vor Prüfungsbeginn im Sinne einer Selbstkritik darüber beraten, ob erstens der Vorstand seinen Informations- und Auskunftspflichten gegenüber dem Aufsichtsrat nachgekommen ist, im Hinblick auf Überwachung wesentlicher Kreditengagements sowie erheblicher Entscheidungen für den Bankbetrieb und zweitens der Aufsichtsrat ausreichend mitgewirkt hat bei der Gesamtbanksteuerung und einzelner beratungsbedürftiger und genehmigungspflichtiger Engagements sowie weiterer wesentlicher Entscheidungen. Außerdem ist zu erörtern, welche Erfahrungen aus der vorangegangenen Prüfung in Bezug auf Prüfungsablauf und -feststellungen sowie die Person der Prüfer gewonnen werden konnten. Praxisempfehlung: Genaue Überlegung, ob und wie sich bei der Vorprüfung sachfremde Erwägungen auf die Risikobewertung ausgewirkt haben; ob alle als negativ beurteilte Feststellungen der Prüfung nachvollziehbar sind, und wo in der bevorstehenden Prüfung besondere Aufmerksamkeit und das Kommunizieren von Problemfeldern erforderlich ist.
Prüfungsgegenstand und Prüfungsgrundlagen
Gemäß § 57 II GenG hat der Verband dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates den Beginn der Prüfung rechtzeitig anzuzeigen. "Rechtzeitig" heißt nicht "gleichzeitig": für eine Überraschungsprüfung wie zum Beispiel gemäß § 404 AO, besteht keine Rechtsgrundlage.
Der Jahresabschluss wird auf formelle und materielle Richtigkeit, das Rechnungswesen auf seine Organisation und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung geprüft. Bei komplexeren Missständen ist eine angemessene Dokumentation in Bezug auf den Abhilfeprozess erforderlich, die bei einem etwaigen Aufsichtsgespräch vorgelegt werden kann.
Die Prüfung der Geschäftsführung hat sich im Kern darauf zu beschränken, ob der Lagebericht des Vorstandes und der Bericht des Aufsichtsrates mit den Prüfungsfeststellungen übereinstimmen. Teilweise wird die Auffassung vertreten, die Prüfung erstrecke sich auch darauf, inwieweit bei Genossenschaftsbanken der "gesetzliche Förderauftrag" und bei Sparkassen der "öffentliche Auftrag" im abgelaufenen Geschäftsjahr erfüllt worden sind.
Diese Beurteilung ist den gesetzlichen Prüfern mangels Objektivierbarkeit entzogen. Allerdings sind verifizierbare grobe Verstöße gegen die zentralen Aufgaben und Satzungszwecke von der Prüfung umfasst und in jedem Falle mit den Prüfern zu kommunizieren.
Auskunftspflicht des Vorstands
Der Gesetzgeber schreibt die Mitwirkung im Prüfungsverfahren ausdrücklich vor: Gemäß § 57 I GenG muss der Vorstand notwendige Auskünfte erteilen. Lässt der Prüfer wesentliche Informationen außer Acht, besteht eine Beanstandungspflicht von Vorstand und Aufsichtsrat, gegebenenfalls in einer gemeinsamen Sitzung mit den Prüfern.
Die Einsichtnahme in die Bücher und Schriften der Bank durch den Prüfer vollzieht sich nicht unkontrolliert. Erforderlich ist die Anforderung konkreter, sachlich umschriebener Unterlagen im Rahmen des Prüfungsplanes (zum Beispiel Spesen- und Fortbildungsabrechnungen der Vorstandsund Aufsichtsratsmitglieder). Für die Herausgabe von Dokumenten aufgrund nicht näher dargelegten "Interesses" ist kein Raum.
Der Grundsatz der Objektivität gebietet die sachgerechte Auswertung. Sollten erhebliche Meinungsverschiedenheiten bestehen oder Rechtsstreitigkeiten mit dem Prüfungsverband anhängig sein, sind dem jeweiligen Prüfer mindestens die Bücher und Schriften, die den Streit betreffen, zur Einsichtnahme entzogen. Wie immer sind wesentliche Vorgänge als Gedächtnisstütze und Beweismittel zu dokumentieren.
Beratung von Feststellungen und des Ergebnisses
Hat der Prüfer wichtige Feststellungen getroffen, die sofortige Maßnahmen des Aufsichtsrates erforderlich machen, muss er den Vorsitzenden des Aufsichtsrates gemäß § 57 III GenG unverzüglich in Kenntnis setzen. Dadurch sollen die Organe in die Lage versetzt werden, einerseits so früh wie möglich als problematisch erkannte Verhältnisse abzustellen, etwaigen künftigen Risiken vorzubeugen und andererseits Beanstandungen im aktuellen Prüfungsbericht zu begegnen.
Die Initiative des Aufsichtsrates verlangt und garantiert der Gesetzgeber in § 57 II GenG. Demnach sind die Mitglieder des Aufsichtsrates auf ihr Verlangen zur Prüfung hinzuzuziehen. Diese Vorschrift entspricht dem Aufsichtsrat als Überwachungsorgan und der Haftungs- und Sorgfaltsvorschrift des § 41 GenG. Dabei steht das Recht nicht nur dem Aufsichtsrat als Organ, sondern jedem Mitglied des Aufsichtsrates zu. Von Gesetzes wegen berichtet der Prüfer den Organen gemäß § 57 IV GenG in einer gemeinsamen Sitzung von Vorstand und Aufsichtsrat über das voraussichtliche Ergebnis der Prüfung. Die Beteiligten müssen sich vor endgültigem Abschluss der Prüfung über wesentliche Feststellungen (§ 57 III GenG) und das voraussichtliche Ergebnis der Prüfung (§ 57 IV GenG) austauschen. Damit wird Gelegenheit gegeben,
- Mißverständnisse auszuräumen,
- unterschiedliche Positionen darzulegen,
- Nachbesserungen in Bezug auf Prüfungshandlungen zu verlangen,
- Veränderungen von Prüfungsfeststellungen im Vergleich zur vorherigen Prüfperiode zu beraten und
- Verbesserungen im Prüfungsablauf anzuregen.
Zudem besteht bereits bei diesen Konsultationen die Möglichkeit, Nachvollziehbarkeit einzelner Prüfungsfeststellungen anzumahnen und Handlungsalternativen einzufordern.
Hinweis: Es ist fraglich, ob Prüfungsfeststellungen nachvollziehbar sind, wenn der Verband den Bankorganen nur rudimentär, im Rahmen einer "Präsentation", berichtet. Dadurch wird eine sachliche Auseinandersetzung in Bezug auf etwaige Meinungsverschiedenheiten verhindert; aus Sicht der Bank notwendige Korrekturen sind dann kaum durchzusetzen.
Stellungnahme des Aufsichtsrates bei unterschiedlichen Auffassungen
Vorstand und Aufsichtsrat haben sich gegen diese Art der "Berichterstattung" nachdrücklich zu verwahren. Gegebenenfalls ist die Sitzung abzubrechen, vom Verbandsvorstand "Nachbesserung" zu verlangen und prophylaktisch die Bankenaufsicht zu informieren. Gemäß § 58 IV S. 1 GenG ist der Prüfungsbericht in gemeinsamer Sitzung von Vorstand und Aufsichtsrat abschließend zu beraten. § 58 III GenG verlangt die Vorlage des unterzeichneten Berichtes, mit der Gelegenheit der tatsächlichen Kenntnisnahme jedes Aufsichtsratsmitglieds. Stattdessen eine "Präsentation" zu veranstalten, verkennt den Sinngehalt des Gesetzes: nämlich die Erörterungsmöglichkeit der Bankorgane zwecks Vorbereitung der Generalversammlung, in der über den Prüfungsbericht - und die Entlastung - zu beschließen ist.
Die Beratung des Prüfungsberichtes ist gemäß § 59 I GenG auf die Tagesordnung der nächsten Mitgliederversammlung zu setzen. Der Aufsichtsrat muss zu wesentlichen Feststellungen und Beanstandungen Stellung nehmen, das heißt auch auf unterschiedliche Auffassungen der Bankorgane zu dem Prüfungsergebnis und Prüfungsverfahren ausdrücklich hinweisen. Geschieht das nicht, kann beispielsweise die Wirksamkeit des Entlastungsbeschlusses infrage gestellt sein. Etwaige personelle Maßnahmen der Anteilseigner oder auch der Bankenaufsicht (Abberufungsverlangen) gegenüber Vorstands- oder Aufsichtsratsmitgliedern wegen Sorgfaltspflichtverletzungen sind fragwürdig und anfechtbar, wenn sie auf zweifelhaften Prüfungsresultaten beruhen.
Zusammenfassung wesentlicher Fragestellungen der Prüfung
Prüfungszweck "Genossenschaftsbanken": Die Prüfung der Geschäftsführung hat sich auf den betriebswirtschaftlich üblichen und begrifflich eindeutigen Bereich zu beschränken.3) Dabei wirkt der Prüfungsverband im Rahmen seiner Beratungs- und Betreuungspflicht darauf hin, dass aus seinen Prüfungsfeststellungen die erforderlichen Folgerungen gezogen und notwendigen Maßnahmen eingeleitet werden. Da dem Verband ein Weisungsrecht nicht zusteht, beschränkt sich seine Einflussnahme auf das Recht und die Pflicht, Änderungsvorschläge zu unterbreiten.
Sparkassenprüfung: Sparkassenrecht ist Landesrecht. Neben den Prüfungsstellen sind die Rechnungshöfe der Bundesländer zur Prüfung der Kommunalbanken befugt. Die Sparkassenaufsicht des Landes obliegt dem Finanzministerium. Sie erstreckt sich darauf, ob Verwaltung und Geschäftsführung den Gesetzen und der Satzung entsprechen. Die Aufsichtsbehörde kann sich jederzeit über die Angelegenheiten der Sparkasse unterrichten, insbesondere sämtliche Geschäfts- und Verwaltungsvorgänge nachprüfen sowie Berichte und Akten anfordern. Hierbei kann sie sich der Prüfungseinrichtung des zuständigen Sparkassen- und Giroverbandes bedienen.
Prüfungstermin: Prüfungstermine haben sich zuallererst an der Betriebsorganisation zu orientieren, das heißt, die Prüfung kann nicht beginnen, wenn der Vorstand (zum Beispiel aus Urlaubsgründen) nicht vollständig besetzt, der Aufsichtsratsvorsitzende abwesend ist oder innerbetriebliche Gründe dem Prüfungsbeginn entgegenstehen.
Prüfungsplan: Oft wird von Bankleitern moniert, die Prüfung laufe nach nicht nachvollziehbaren Gesichtspunkten und "willkürlich" ab. Der Vorstand sollte sich deshalb zu Beginn der Prüfung den individuell auf die Verhältnisse der Bank abgestimmten Prüfungsplan vorlegen lassen und die zur Durchführung erforderlichen Einzelheiten im Rahmen einer Vorstandssitzung mit den Prüfern abstimmen. So wird es auch möglich, die Prüfungskosten im Griff zu behalten. Abweichungen vom Prüfungsplan sind dem Vorstand mitzuteilen und zu dokumentieren. Der Vorstand sollte, nach entsprechender Beschlussfassung des Aufsichts- beziehungsweise Verwaltungsrates, eine Prüfung ohne Prüfungsplan strikt ablehnen. Einsichtnahmen und Auskunftsbegehren des Prüfers außerhalb des Prüfungsplanes, ohne triftigen Grund oder aus "Interesse" des Prüfers, sind abzulehnen. Eigenmächtige Befragungen von Mitarbeitern, insbesondere während der Schalteröffnungszeiten, kommen nicht in Betracht.
Persönliche Verhältnisse: Persönliche Daten und Verhältnisse von Betriebsangehörigen, Vorstands- und Aufsichtsratsmitgliedern gehören nicht in die übliche gesetzliche Prüfung. Das Erfordernis für konkrete Prüfungshandlungen ist gegenüber Vorstand/Aufsichtsrat nachvollziehbar darzulegen; im Zweifel ist die Herausgabe von Daten/Unterlagen abzulehnen. Gegebenenfalls sollte ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer mit der Prüfung des relevanten Sachverhaltes und der Einsicht in sensible Daten beauftragt werden. Das Resultat seiner Feststellungen mag dem Prüfungsbericht des Verbandes als Anlage beigefügt werden.
AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen und ergänzende Standardtexte sind auch außerhalb der gesetzlichen Prüfung regelmäßig daraufhin zu kontrollieren, ob sie noch mit der sich ständig ändernden Rechtsprechung konform gehen.
Schriftverkehr mit der BaFin: Zu den Büchern und Schriften, die der Verband nicht zur Einsichtnahme beanspruchen kann, gehört auch der Schriftwechsel mit der BaFin oder mit der Staatsaufsicht. Der Verband könnte dann über sein Prüfungsrecht Kenntnisse aus laufenden Verfahren gewinnen, an denen er möglicherweise beteiligt ist, und damit den Sinn und Zweck dieser Verfahren unterlaufen.
Zwischenbesprechungen: Prüfungen laufen oft "unystematisch" ab und Prüfungshandlungen werden unüberschaubar, wenn die Prüfer sich an jeden beliebigen Mitarbeiter wenden können oder zwischen "Tür und Angel" das eine oder andere Vorstands- und Aufsichtsratsmitglied zu irgendwelchen Sachverhalten befragen. Ohne Einwilligung des Vorstandes sollte es den Prüfern grundsätzlich nicht gestattet sein, sich im Hause frei zu bewegen und Mitarbeiter zu befragen. Prüfern und Mitarbeitern ist der offizielle und inoffizielle Umgang miteinander strikt zu untersagen. Um Informationsabläufe im Sinne einer stringenten und zweckmäßigen Prüfung zu kanalisieren, sollte der Vorstand mindestens wöchentlich Zwischenbesprechungen durchführen, bei denen die Prüfer Gelegenheit haben, ihre Fragen gesammelt vorzutragen und beantwortet zu bekommen. Es versteht sich von selbst, dass die Besprechungen zu protokollieren sind.
Aufsichtsrat/Verwaltungsrat: In der Praxis zeigt sich der Aufsichtsrat in der Prüfungsschlusssitzung bezüglich schwieriger Sachverhalte überrascht. Ganz wesentlich ist deshalb die durchgängige Information des Aufsichtsrates. Ein weitsichtiger Vorstand wird seinem Kontrollgremium regelmäßig über den Verlauf der Prüfung berichten und erfragen, wo aus dessen Sicht Aufklärungsbedarf besteht. Aufsichtsratsund Verwaltungsratsmitglieder sind trotz Sachkundeerfordernis bei schwierigen bankspezifischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen über fordert4). Wenn die Aufsichtsratsmitglieder während der Prüfungsschlusssitzung vom Verband "kompakt" mit wesentlichen Prüfungsfeststellungen konfrontiert werden, besteht die Neigung sich diese Feststellungen zu eigen zu machen. Um bei wichtigen Beratungspunkten gegenüber den Prüfern agieren zu können, sind Meinungsverschiedenheiten vorher untereinander in - protokollierten - Besprechungen zu bereinigen.
Befangenheit: Liegen objektive Anhaltspunkte für eine Befangenheit von Prüfern vor, müssen Vorstand und Aufsichtsrat gemeinsam die Konsequenzen ziehen. Die Prüfer sollten gebeten werden, die Prüfung abzubrechen und der Verband, ein anderes Prüfungsteam zu entsenden. Wird dem nicht entsprochen, ist unabhängiger juristischer Beistand erforderlich, um über die Einschaltung der Staatsaufsicht gemäß § 64 I, II GenG eine ordnungsmäßige Prüfung, gegebenenfalls durch einen anderen Verband oder in diesem Falle auch durch einen Wirtschaftsprüfer, zu erreichen.5)
Beherrschung von Risiken
Die gesetzliche Prüfung von Genossenschaftsbanken und Sparkassen ist erforderlich, um Risiken für Bank, Träger/Anteilseigner und Kunden frühzeitig zu erkennen und geeignete Konsequenzen ziehen zu können. Allerdings bergen "planlose" Prüfungshandlungen und Regelverstöße erhebliche Gefahren, sie schlagen sich in unzutreffenden Prüfungsberichten nieder und verleiten Entscheidungsträger dazu, falsche Schlussfolgerungen, mit erheblichen persönlichen Auswirkungen für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder und auch das Kreditinstitut insgesamt, zu ziehen. Dabei können "Betroffene" auch wichtige Kreditkunden sein, bei denen aufgrund prüferischer Bewertungen Liquidität durch Übersicherung eingeschränkt wird oder die Geschäftsbeziehung entgegen besserer Überzeugung der Bankorgane beendet wird.
Die Änderung von Prüfungsfeststellungen setzt aber voraus, dass die Organe ihren Mitwirkungspflichten umfassend und ausreichend nachkommen. Risiken, auch für die Organmitglieder persönlich, lassen sich vermeiden, wenn Vorstand und Aufsichtsrat ihre Mitwirkungsrechte in der Prüfung ausschöpfen und vertrauensvoll, auf der Basis bestmöglicher Fachkompetenz, zusammenarbeiten.
Fußnoten
1) Zur Gefährdung der Fundamente von Genossenschaftsbanken und Sparkassen, siehe aktuell: "Ist die Vergemeinschaftung der Einlagensicherungssysteme in Europa noch zu stoppen?", Bank intern spezial, Beilage zu Nr. 16/2016 vom 18. April 2016.
2) Literaturempfehlung: Graumann, Wirtschaftliches Prüfungswesen, nwb-Verlag, 4. Auflage, Herne 2015.
3) Zur Gesamtthematik: Glenk, Genossenschaftsrecht - Systematik und Praxis des Genossenschaftswesens, "E. Prüfungs- und Berichtswesen", Verlag C.H.Beck, 2. Auflage 2013.
4) Der unqualifizierte Aufsichtsrat: Anforderungen und Abberufungsmöglichkeiten der Bankenaufsicht, ZfgK 19/2013, S. 972.
5) Siehe dazu: Gespräch des Tages - Rechtsfragen: Prüfungsverbände: Effiziente Kontrolle oder Papiertiger?, in: ZfgK 12/2015, S. 581.
