In Deutschland wird gebaut wie seit Jahrzehnten nicht mehr. Zahlreiche Wohn- und Gewerbeprojekte werden derzeit fertiggestellt und an ihre Nutzer übergeben: Bau abgeschlossen - Schlüsselübergabe - fertig. Was so simpel klingt, ist jedoch hoch komplex und erfordert einen beachtlichen Koordinationsaufwand. Schon während der Bauphase gilt es, die Übergabe der neuen Objekte vorzubereiten: Die Suche nach passenden Mietinteressenten ist dabei nur die Pflicht, nicht die Kür. Diese zeigt sich in den unsichtbaren Details. Beispielsweise kann bereits die kommende Verwaltung aufgebaut werden, indem Konten und Buchhaltungssysteme eingerichtet werden. Verträge mit den künftigen Versorgern (Strom, Gas, Internet, Telefon) müssen abgeschlossen und die künftigen infrastrukturellen Dienstleistungen wie Hausmeisterservice, Reinigung oder Gartenpflege verhandelt werden.
Für den Projektentwickler empfiehlt es sich daher, die Baustelle noch vor Fertigstellung gemeinsam mit einem Immobilienmanager zu besichtigen und ihn an Baubesprechungen teilnehmen zu lassen. So kann der Property Manager frühzeitig ein individuelles Einzugs- und Bewirtschaftungskonzept aufsetzen. Der Projektentwickler selbst hat zum Ende der Bauphase dafür in der Regel nur wenig Kapazitäten. Zumal es nicht selten vorkommt, dass sich einzelne Bauabschnitte in unterschiedlichen Phasen der Fertigstellung befinden und dadurch Interessenkonflikte entstehen: So ist es für einziehende Mieter ein Ärgernis, wenn sie zunächst über matschige Bauabschnitte waten müssen, weil der Wohnblock nebenan noch nicht fertiggestellt ist. In solchen Fällen hilft der Einzugsmanager, die verschiedenen Interessen der Beteiligten unter einen Hut zu bringen und koordiniert die in den unterschiedlichen Bauphasen erforderlichen Dienstleistungen.
Idealerweise nimmt er rechtzeitig vor Bezug der Objekte Kontakt mit den künftigen Nutzern auf, um deren geordneten Einzug in die Anlage vorbereiten zu können. Es ist eine große logistische Herausforderung, wenn innerhalb von zwei bis vier Wochen mehr als 100 Mieter einziehen. Unter anderem sind etwaige Straßensperrungen mit der Stadt abzusprechen, Aufzüge und Allgemeinflächen auszukleiden und die neuen Räume zu reinigen, bevor sie übergeben werden. Nicht selten ist es der Fall, dass beim Einzug der Mieter noch kleinere "Baustellen" oder Mängel zu beheben sind. So kommt es vor, dass Balkone, Stellplätze und Tiefgaragen noch nicht nutzbar sind. Der Einzugsmanager sorgt für eine Lösung und pflegt den Kontakt zu den Mietern. Zudem übernimmt er auch das Gewährleistungsmanagement im Falle von Beschädigungen.
Kritisch wird es für den Projektentwickler, wenn das Objekt zum avisierten Zeitpunkt noch nicht bezugsfähig ist. Um die künftigen Nutzer nicht von vornherein zu verstimmen, kann der Einzugsmanager in solch einem Ausnahmefall Ersatzwohnungen und den Möbeltransport sowie deren Einlagerung bis zur Bezugsfertigkeit koordinieren. Darüber hinaus organisiert der Einzugsmanager möglichst zeitnah Mietersprechstunden. Für den Immobilieneigentümer ist es wichtig, dass das Verhältnis zu seinen Mietern von Beginn an gut funktioniert und auf gegenseitigem Vertrauen und Verbindlichkeit basiert.
Eine hohe Mieterzufriedenheit garantiert ihm ein möglichst langes und unproblematisches Mietverhältnis - und dieses beginnt schon vor dem Einzug. Professionell gemanagt, müssen sowohl der zeitgleiche Einzug vieler Mieter als auch Verzögerungen bei der Objektfertigstellung nicht zum Problem werden. Die Vorteile eines professionellen Einzugsmanagements liegen für den Projektentwickler auf der Hand: Er vermeidet Vermögensschäden durch einen chaotischen, unorganisierten oder unpünktlichen Einzug, er umgeht anfänglichen Leerstand und kann auf eine effiziente Abwicklung des Einzugs vertrauen.
Regina Jones, Geschäftsführerin, OMEGA Immobilien Management GmbH, Köln