In Österreich wurde nach der Länderprüfung durch die Financial Action Task Force im Jahr 2016 ein Konzept für die Umsetzung des von der 4. Geldwäscherichtlinie verpflichtend vorgesehenen Registers für Gesellschaften, Trusts und andere juristische Personen entwickelt, das die Durchführung der Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung für verpflichtete Unternehmen deutlich erleichtern soll. Gleichzeitig sollte durch den Einsatz von Informationstechnologie der Aufwand für die betroffenen Unternehmen so gering wie möglich gehalten werden.
Zudem sollte durch eine umfassende elektronische Vernetzung der nationalen Register, wie dem Firmenbuch, dem Vereinsregister, dem Ergänzungsregister und dem zentralen Melderegister, eine bestmögliche Qualität der Daten erreicht werden. Das Register wurde nach der Inbetriebnahme stetig weiterentwickelt und an die Vorgaben der 5. Geldwäscherichtlinie angepasst. Das österreichische Register wurde mit 10. Januar 2018 aufgrund des Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetzes (WiEReG) eingerichtet und gilt derzeit als eines der innovativsten Register weltweit. So wurden einzelne Features auch von der Financial Action Task Force in den Best Practices on Beneficial ownership for legal persons hervorgehoben. Die wichtigsten innovativen Features des österreichischen Registers sind die folgenden:
- Automatisierte Datenübernahme und Updates für alle Rechtsträger, deren wirtschaftliche Eigentümer bereits in deren Stammregister, beispielsweise im Firmenbuch, eingetragen sind. Für diese besteht gemäß § 6 WiEReG nur die Verpflichtung, Abweichungen zu melden.
- Automatisierter Abgleich und laufendes Update der Daten aller inländischen wirtschaftlichen Eigentümer mit dem zentralen Melderegister.
- Automatisierte Übernahme und laufendes Update der obersten Führungsebene gemäß § 5 Abs. 5 WiEReG aus den jeweiligen Stammregistern bei den Rechtsträgern, die melden, dass keine wirtschaftlichen Eigentümer vorhanden sind (subsidiäre Meldung der obersten Führungsebene).
- Erweiterte Auszüge aus dem Register mit zusätzlichen Daten, wie einer grafischen Darstellung der inländischen Beteiligungsstruktur, einer Vorberechnung der wirtschaftlichen Eigentümer und der Angabe der vertretungsbefugten Personen.
- Automatisierte Prüfung der Vollständigkeit von erweiterten Auszügen durch einen Vergleich der berechneten mit den tatsächlich gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümern.
- Vielseitige Möglichkeiten zur Integration der Funktionalitäten des Registers in Kundenverwaltungsprogramme von Kredit- und Finanzinstituten sowie in Kanzleisoftwareprodukte von berufsmäßigen Parteienvertretern durch einen Webservice, einen Änderungsdienst und eine Einbindung der Meldeformulare mittels Deep Links.
- Übermittlung der für die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer erforderlichen Dokumente auf freiwilliger Basis als Compliance-Package und Abfrage dieser Dokumente durch verpflichtete Unternehmen mittels Webservice oder über die Anwendung WiEReG Management System.
- Automatisierte Erkennung und Freischaltung der Abfrage- und Meldefunktionalitäten für verpflichtete Unternehmen und berufsmäßige Parteienvertreter durch ein Whitelisting-System.
- Jährliche Meldepflicht, verpflichtende Setzung von Vermerken bei entdeckten Unrichtigkeiten durch verpflichtete Unternehmen, risikoorientierte Meldungsanalyse durch die Registerbehörde zum Zweck der Gewährleistung der Aktualität und Richtigkeit der Daten.
Verwendung des Registers von Kredit- und Finanzinstituten
Im Folgenden sollen die Möglichkeiten von verpflichteten Unternehmen zur Feststellung und Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern mithilfe des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer behandelt werden.
Die Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer ist für Kredit- und Finanzinstitute bei Begründung einer Geschäftsbeziehung und bei einer nachfolgenden Aktualisierung der Daten der wirtschaftlichen Eigentümer seit der Umsetzung der 5. Geldwäscherichtlinie im Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) verpflichtend vorgesehen.
Die Einsicht in das Register selbst kann über verschiedene Methoden erfolgen, die alle in das Unternehmensserviceportal des Bundes eingebettet sind, für das eine allgemeine Registrierung erforderlich ist. Zum einen steht die Anwendung WiEReG Management System zur Verfügung, mit der Auszüge von Rechtsträgern abgefragt werden können und nach natürlichen Personen gesucht werden kann. Die Anwendung kann auch direkt aus der Kundenverwaltungssoftware durch Deep Links angesteuert werden, sodass direkt ein Auszug für einen bestimmten Kunden abgerufen werden kann.
Aufwendiger in der Anbindung, aber mit deutlich höherer Funktionalität ausgestattet ist der WiEReG Webservice. Dieser ermöglicht direkt durch die Banksoftware nicht nur eine individuelle Abfrage von Auszügen im PDF- und XML-Format, sondern auch eine Abfrage mithilfe der Stapelverarbeitung.
Auf diese Weise kann ein Kredit- und Finanzinstitut auch für alle inländischen Kunden einen Auszug aus dem Register zur weiteren Verarbeitung einholen. Für die Nutzung des Webservice ist zudem auch keine Anlage von einzelnen personifizierten Benutzern erforderlich, wodurch die umfassende Nutzung durch große Kredit- und Finanzinstitute wesentlich erleichtert wird.
Die Funktionalitäten des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer werden für alle Kredit- und Finanzinstitute automatisiert freigeschaltet und deaktiviert, da von der Finanzmarktaufsichtsbehörde wöchentlich eine komplette Liste der Stammzahlen aller Institute an das Unternehmensserviceportal übermittelt wird.
Verschiedene Arten von Auszügen aus dem Register
Aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer können verschiedene Arten von Auszügen abgerufen werden:
- öffentliche Auszüge
- einfache Auszüge
- erweiterte Auszüge
- erweiterte Auszüge mit Compliance- Package
Öffentliche Auszüge können von jedermann ohne vorhergehende Registrierung direkt über die Homepage des Bundesministeriums für Finanzen abgefragt werden und enthalten die Mindestangaben, die von der 5. Geldwäscherichtlinie verlangt werden.
Bis zum Abschluss der europaweiten Vernetzung der Register der wirtschaftlichen Eigentümer stellen diese die einzige Art und Weise dar, wie verpflichtete Unternehmen mit Sitz außerhalb von Österreich das Register abfragen können. Besondere Voraussetzungen bestehen hierfür nicht.
Von inländischen Kredit- und Finanzinstituten werden in der Regel erweiterte Auszüge (mit oder ohne Compliance-Package) abgefragt, da diese auch die Eigentümer, eine automationsunterstützt generierte grafische Darstellung aller inländischen Beteiligungsebenen, die vertretungsbefugten Personen und die Möglichkeit beinhalten, wirtschaftliche Eigentümer mithilfe des Auszugs zu überprüfen.
Verrechnung der Nutzungsentgelte für Abfragen
Für die Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer werden kostendeckende Nutzungsentgelte vorgeschrieben, die jährlich evaluiert werden:
- einfacher Auszug: 3,00 Euro
- erweiterter Auszug: 3,60 Euro
- erweiterter Auszug mit Compliance-Package: 7,20 Euro
- öffentliche Einsicht: 3,00 Euro
Die Entrichtung erfolgt jeweils im Voraus, wobei verschiedene Zahlungsoptionen zur Verfügung stehen. Um den Bezahlvorgang von der Abfrage zu entkoppeln, besteht die Möglichkeit ein Kontingent im Vorhinein zu erwerben, von dem die Abfragen dann abgebucht werden. Es stehen folgende Kontingente zur Verfügung:
- 50 Abfragen: 130 Euro
- 250 Abfragen: 600 Euro
- 750 Abfragen: 1 650 Euro
- 2 500 Abfragen: 5 250 Euro
- 7 500 Abfragen: 15 000 Euro
Sehr oft genutzt wird auch die Möglichkeit, für die Bezahlung der Nutzungsentgelte ein Abonnement abzuschließen. In diesem Fall wird nach dem Verbrauch der inkludierten Abfragen automatisiert ein neues Kontingent gebucht und das hierfür anfallende Nutzungsentgelt mittels SEPA-Lastschrift eingezogen. Dadurch wird eine komfortable durchgehende Nutzung der Abfragefunktionalitäten gewährleistet.
Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern durch Kreditinstitute
Die Vorgaben für Kredit- und Finanzinstitute zur Feststellung und Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer werden in § 6 Abs. 1 Z 2 FM-GwG festgelegt. Demnach ist die Identität der wirtschaftlichen Eigentümer festzustellen und es sind angemessene Maßnahmen zur Überprüfung ihrer Identität zu setzen, sodass die Verpflichteten davon überzeugt sind zu wissen, wer der wirtschaftliche Eigentümer ist. Im Falle von juristischen Personen, Trusts, Gesellschaften, Stiftungen und ähnlichen Rechtsvereinbarungen schließt dies ein, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um die Eigentums- und Kontrollstruktur des Kunden zu verstehen.
Der erste Schritt, die Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer, kann durch die Einholung der Informationen beim Kunden mithilfe von Fragebogen oder aber durch eine Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer erfolgen. Letztere Variante ist heute das Mittel der Wahl, da mittels Webservice die Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer direkt in das Kundenverwaltungssystem von Kredit- und Finanzinstituten importiert werden können und so der Kunde mitsamt seinen wirtschaftlichen Eigentümern automatisiert angelegt werden kann.
Der zweite Schritt, die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer mittels angemessenen Maßnahmen, hat nach der Konzeption des FM-GwG und des WiE-ReG risikobasiert zu erfolgen. So wird in § 11 Abs. 1 WiEReG festgelegt, dass sich Kredit- und Finanzinstitute bei der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden nicht ausschließlich auf die im Register enthaltenen Angaben über die wirtschaftlichen Eigentümer eines Rechtsträgers verlassen können, sondern sie bei der Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten nach einem risikobasierten Ansatz vorzugehen haben.
Dies bedeutet im Ergebnis, dass im Falle der Anwendung von vereinfachten Sorgfaltspflichten bei Kunden im geringen Risiko eine bloße Selbstauskunft oder eine Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer zur Überprüfung ausreichend sein wird, während bei Kunden im hohen oder sehr hohen Risiko intensive Prüfungsschritte zu setzen sein werden. Für alle diejenigen Fälle, in denen normale Sorgfaltspflichten anzuwenden sind, verweist das FM-GwG auf das WiEReG, da festgelegt wird, dass die Einsicht in das Register der wirtschaftlichen Eigentümer eine angemessene Maßnahme zur Überprüfung nach Maßgabe der Bestimmungen des § 11 WiE-ReG darstellt. In diesem § 11 WiEReG erfolgt eine Differenzierung nach der Art der abgefragten Auszüge.
Einfache und öffentliche Auszüge
Diese Auszüge können bei Anwendung von normalen Sorgfaltspflichten nur zur Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer, nicht aber zur Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer herangezogen werden. Diese Auszüge werden daher von Kredit- und Finanzinstituten in der Regel nur selten genutzt. Hinzu kommt, dass für einfache Auszüge auch keine Abfrage von XML-Daten über den Webservice möglich ist.
Die erweiterten Auszüge sollen hingegen einen deutlichen Mehrwert bieten und auch die Durchführung der Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer durch Einsicht in den Auszug ermöglichen. Zu diesem Zweck beinhalten die erweiterten Auszüge eine automatisierte Überprüfung der gemeldeten wirtschaftlichen Eigentümer im Zeitpunkt der Erstellung des Auszugs. So wird im Zeitpunkt der Erstellung automatisiert eine grafische Darstellung der inländischen Beteiligungsstruktur erstellt und eine Berechnung der wirtschaftlichen Eigentümer vorgenommen. Stimmen die berechneten wirtschaftlichen Eigentümer mit den gemeldeten überein, so erhält der Auszug die Einstufung "vollständig", die auch im Auszug ersichtlich ist. In diesem Fall kann die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer auf Basis des Auszugs erfolgen.
Wenn hingegen nach der Meldung eine Änderung der wirtschaftlichen Eigentümer eintritt, dann wird diese Änderung - auch über mehrere Beteiligungsebenen hinweg - automatisiert erkannt und der Auszug wird im Zeitpunkt der Abfrage als "unvollständig" eingestuft. Als Folge sind von Kredit- und Finanzinstituten risikobasierte Überprüfungshandlungen zu setzen.
Erweiterte Auszüge mit Compliance-Package
Konzeptionell bedingt sind vollständige erweiterte Auszüge nur bei inländischen Beteiligungsstrukturen verfügbar, sofern die wirtschaftlichen Eigentümer verlässlich vorberechnet werden können. Sobald Privatstiftungen, Trusts, Personengesellschaften oder ausländische Rechtsträger in der Beteiligungsstruktur vorkommen, ist eine Vorberechnung nicht mehr möglich und es kann kein "vollständiger erweiterter Auszug" mehr erstellt werden. In diesen Fällen sind daher jedenfalls risikobasierte Überprüfungshandlungen zu setzen, für die die entsprechenden Dokumente beim Kunden angefragt oder selbst vom Kredit- und Finanzinstitut eingeholt werden müssen.
Dieser durchaus zeitaufwendige Prozess kann durch die Übermittlung eines Compliance-Package an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer deutlich beschleunigt und erleichtert werden. Der berufsmäßige Parteienvertreter, der die Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer durchgeführt hat, übermittelt in diesem Fall mit der Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer auch ein standardisiertes Dokumentenset an das Register der wirtschaftlichen Eigentümer, das Compliance-Package. Dieses kann in der Folge für ein Jahr von Kredit- und Finanzinstituten eingesehen werden und nach Maßgabe von § 11 Abs. 2a WiEReG für die risikobasierte Überprüfung verwendet werden, wodurch der Überprüfungsprozess vereinfacht und deutlich beschleunigt wird, da die gesonderte Nachfrage und Übermittlung von Dokumenten beim Kunden entfällt.
Erleichterung der Anwendung der Sorgfaltspflichten
Über den Webservice kann das Compliance-Package auch abgerufen und automatisiert weiterverarbeitet werden, wodurch auch in diesen Fällen ein digitaler Onboarding-Prozess umgesetzt werden kann.
Das österreichische Register der wirtschaftlichen Eigentümer wurde mit dem Fokus auf die Erleichterung der Anwendung der Sorgfaltspflichten zur Feststellung und Überprüfung durch die verpflichteten Unternehmen eingerichtet und beständig weiterentwickelt. Mittlerweile stehen auch umfangreiche Möglichkeiten zur Einbindung des Registers in Fremdsoftwareprodukte zur Verfügung. Auch die Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenqualität wurden deutlich intensiviert und auch eine Verpflichtung zu einer jährlichen Überprüfung und Meldung durch die meldepflichtigen Rechtsträger eingeführt.
Eine Überprüfung von wirtschaftlichen Eigentümern durch die Einsicht in die Auszüge aus dem Register wurde bei der Anwendung von normalen Sorgfaltspflichten bei erweiterten Auszügen vorgesehen, wenn diese als "vollständig" eingestuft wurden. Wenn kein vollständiger erweiterter Auszug vorliegt, etwa wegen ausländischen Beteiligungsebenen oder einer Beteiligung einer inländischen Privatstiftung, dann kann eine risikobasierte Überprüfung durch die Einsicht in ein Compliance-Package durchgeführt werden, das die erforderlichen Dokumente enthält.
Fußnoten
1) FATF (2016), Anti-money laundering and counterterrorist financing measures, Austria, Fourth Round Mutual Evaluation Report, FATF, Paris, http://www.fatf-gafi.org/publications/mutualevaluations/documents/mer-austria-2016.html
2) Vgl. RL (EU) 2018/843 zur Änderung der RL (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Änderung der RL 2009/138/EG und 2013/36/EU, ABl. Nr. L 141 vom 5. Juni 2015, S. 73
3) Vgl. RL (EU) 2018/843 zur Änderung der RL (EU) 2015/849 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung und zur Änderung der RL 2009/138/EG und 2013/36/EU, Abl. L 156 vom 19. Juni 2018, S. 43.
4) Vgl. Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG), BGBl I 136/2017 idF BGBl. I Nr. 25/2021.
5) FATF (2019), Best Practices on Beneficial Ownership for Legal Persons, FATF, Paris, www.fatf-gafi.org/publications/documents/beneficial-ownership-legal-persons.htm
6) Bei einem "Deep Link" handelt es sich um einen Hyperlink auf einer Webseite, der den Nutzer auf eine spezielle Unterseite leitet und dabei auch Informationen an die Website übergeben kann. So kann durch die Übergabe der Stammzahl direkt auf die Abruffunktion für einen bestimmten Auszug oder das Meldeformular für einen konkreten Rechtsträger verlinkt werden. Für den Nutzer entsteht der Eindruck, als hätte er den Auszug oder das Meldeformular direkt aus seiner Software heraus geöffnet. Kombiniert mit einer Single-Sign-On-Funktionalität wird ein hoher Komfort für den Nutzer bei geringem Umsetzungsaufwand für die Fremdsoftwareanbieter erreicht.
7) Vgl. Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG), BGBl. I Nr. 118/2016 idF BGBl. I Nr. 25/2021
8) Bei dem Unternehmensserviceportal handelt es sich um eine Website über die verschiedenste Verfahren des Bundes und der Länder aufgerufen werden können. Vgl. https://www.usp.gv.at/, letzter Zugriff am 17. Februar 2021
9) Vgl. https://www.bmf.gv.at/services/wiereg/oeffentliche-einsicht.html, letzter Zugriff am 17. Februar 2021
10) Beispiele für erweiterte Auszüge unter https://www.bmf.gv.at/services/wiereg/auszuege-aus-dem-register.html, letzter Zugriff am 14. Februar 2021
11) Vgl. Verordnung des Bundesministers für Finanzen zur Festlegung der Nutzungsentgelte für die Nutzung des Registers der wirtschaftlichen Eigentümer (WiEReG-NutzungsentgelteV), BGBl. II Nr. 77/2018 idF BGBl. II Nr. 437/2019
12) Vgl. FMA, Rundschreiben Sorgfaltspflichten zur Prävention und Verhinderung von Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung, 09/2018 vom 18. Dezember 2018, Rz. 164 und Rz 269.
13) Vgl. https://www.bmf.gv.at/services/wiereg/auszuege-aus-dem-register.html, letzter Zugriff am 17. Februar 2021
14) Vgl. https://www.bmf.gv.at/services/wiereg/compliance-package-wiereg.html, letzter Zugriff am 17. Februar 2021
