Kann elektronische Speicherung von Dokumenten die Effizienz und den Workflow bei Banken steigern? Können mit der Auslagerung von Digitalisierungsprozessen Kosten optimiert und gleichzeitig die Qualität der Archive gewährleistet werden? Die Antwort auf diese Fragen ist ein klares Ja!
Informationen stellen einen wesentlichen Rohstoff für den Produktionsprozess von Kreditinstituten dar. Immerhin liegen diese noch zu rund 60 bis 70 Prozent dokumentgebunden, also papierhaft, vor. Obwohl Onlinebanking immer mehr an Bedeutung gewinnt , fällt bei den Kreditinstituten schon aufgrund rechtlicher und regulativer Vorgaben noch eine große Menge an unterschiedlichen Papierdokumenten an.
Aber auch darüber hinaus kann aus prozessualer Sicht eine elektronische Archivierung der Unterlagen sinnvoll sein, auch wenn es keine rechtliche Verpflichtung gibt. Man kann auch heute noch beobachten, dass in den Kreditabteilungen, Personalabteilungen, im Markfolgebereich, in der Kontoführung und anderen Bereichen lange Suchzeiten nach Dokumenten und Belegen, Medienbrüche und Mehrfachablagen an der Tagesordnung sind. Ganz zu schweigen von der Wiederbeschaffung von Dokumenten, die vielleicht falsch abgelegt und somit zum Zeitpunkt des Bedarfs gar nicht auffindbar sind. Das betrifft unter anderem Unterschriftenkarten und Kreditakten bis hin zu Freistellungsaufträgen oder Personalakten. Oder die Dokumente, die nach den Erfordernissen des Geldwäschegesetzes oder der Abgabenordnung aufbewahrt werden müssen.
Archivierung von beleghaften Unterlagen bereitet großen Aufwand
Die Einführung der Abgeltungssteuer zum 1. Januar 2009 dürfte kaum dazu beitragen, die Papierflut einzudämmen, denn an der bisherigen Freistellungspraxis für Kapitalerträge wird sich nichts ändern. Das heißt konkret: Auch künftig wird weiter kräftig Papier produziert.
Gefragt sind daher sichere und kostengünstige Lösungen zur elektronischen Archivierung von Dokumenten. Lösungen, die zudem den gesetzlichen Anforderungen genügen und revisionssicher sind. Der Markt für solche digitalen Dienstleistungen ist daher in Bewegung wie nie zuvor. Die Archivierung von Papierdokumenten früher gang und gäbe - ist mit einem hohen Aufwand verbunden und behindert den schnellen und durchgängigen Informationsfluss.
Digitalisiertes Archiv ist schnell abrufbar
Jeder kennt das: Wie oft sind Dokumente nicht unbedingt dort abgelegt, wo man sie im Bedarfsfall sucht? Werden die Unterlagen an einem bestimmten Ort aufbewahrt bleiben sie dort gleichsam gebunden. Digitalisierte Dokumente hingegen kann jeder, der die Berechtigung dazu besitzt, in Sekundenschnelle abrufen. Nicht zu unterschätzen sind die Kosten für die Bearbeitung papiergebundener Akten, die Aufbewahrung sowie der Aufwand für den Lagerraum. Dass sich diese Praxis negativ auf die Cost Income Ratio der Banken auswirkt, liegt auf der Hand.
Eine kostengünstige Alternative bietet die erwähnte digitale Speicherung von Dokumenten, mit deren Hilfe sich die Effizienz der Prozesse deutlich steigern lässt. Eine Voraussetzung für die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten sind revisionssichere Systeme, die eine Archivierung entsprechend den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erlauben, die vom Bundesfinanzministerium im Zusammenhang mit der digitalen Betriebsprüfung erlassen wurden.
Die Lösung ist bequem und sicher: Nach dem Aufbereiten, Scannen und Indexieren der Dokumente werden die Images zentral archiviert und sind von jedem Arbeitsplatz abrufbar.
Für die Kreditinstitute stellt sich auch in diesem Zusammenhang einmal mehr die Grundsatzfrage: make or buy? Im Klartext: Sollen Dokumente in eigener Regie digitalisiert oder das gesamte Prozedere an einen Dienstleister mit branchenspezifischem Know-how auslagert werden?
Eine Vielzahl von Gründen spricht für die Vergabe des Digitalisierungsprozesses an einen externen Anbieter. Ähnlich wie bei der Abwicklung von Zahlungsverkehrsbelegen kann auch bei der Dokumentendigitalisierung eine große Zahl von gleichartigen Vorgängen gebündelt und ein Economy-of-scale-Effekt realisiert werden.
Notarielle Urkunden aufbewahren
Die Bankservicegesellschaft Rhein-Main mbH mit Hauptsitz in Kriftel bei Frankfurt bietet seit 2005 auch Dienstleistungen rund um die Digitalisierung von Dokumenten an. Neben Dokumenten aus dem Giro- und Passivgeschäft umfasst das Leistungsspektrum auch die Verarbeitung von Kreditakten.
Letzteren messen die Mandanten der Bankservicegesellschaft entsprechend hohen Wert bei, da hier unter anderem notarielle Urkunden nach der Digitalisierung nicht vernichtet werden dürfen, sondern als Restkreditakte weiter zur Verfügung stehen müssen.
Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Idealerweise wird die Restkreditakte nicht einfach als Dokument zurückgeliefert, sondern jedes Dokument erhält wiederum einen Barcode, der neben Informationen zur maschinellen Identifizierung auch Informationen zur Lagerung des Dokuments trägt. Hier werden logistische Mehrwerte produziert, die im weiteren Verlauf der Aufbewahrungsdauer zu weiteren signifikanten Prozessverbesserungen führen. In allen Prozessschritten kommt der Qualität und Wirtschaftlichkeit höchste Priorität zu. Die Kette der eng miteinander verzahnten Dienstleistungen reicht
von der Aufbereitung und dem Scannen der Dokumente
über das Indexieren der Images
bis hin zur Qualitätssicherung und Archivierung.
Schon heute verfügt die Bankservicegesellschaft über eine umfangreiche Dokumentenbasis. Dadurch profitieren die Kunden von Anfang an vom wirtschaftlichen Nutzen der Bündelung im Bereich der Dokumentenarchivierung. Durch medienbruchfreie Recherchemöglichkeiten für die Anwender ist eine deutliche Optimierung in allen Prozessschritten gegeben.
Doch grau ist bekanntlich alle Theorie. In der Praxis hat die Bankservicegesellschaft bereits zahlreiche anspruchsvolle Kunden überzeugt. Durch die Nutzung der "elektronischen Aktenführung" mit dezentralen Zugriffsmöglichkeiten ist es gelungen, die Papierflut in den Häusern nachhaltig zu reduzieren. Die Archivierungsprozesse konnten quasi "nebenbei" enorm verbessert werden.
Kunden aus allen Säulen der Kreditwirtschaft
Die Bankservicegesellschaft Rhein Main mbH ist zwar ein Dienstleistungsunternehmen innerhalb der Sparkassenorganisation, doch arbeitet sie auch mit anderen Instituten zusammen. So befinden sich im Kundenportfolio 24 Sparkassen und zwei Landesbanken, einige Geldinstitute aus dem genossenschaftlichen Sektor und auch die SEB AG. Kerngeschäft war zunächst die Abwicklung des gebündelten beleghaften Zahlungsverkehrs. Knapp fünf Jahre nach Gründung des Unternehmens kam die Archivierung von Dokumenten hinzu.
Zu Beginn des Jahres 2007 entstand durch die Zusammenführung mit der Sparkassen-Dienstleistungs-Gesellschaft Bendorf der größte beleghafte Zahlungsverkehrsdienstleister der Sparkassenorganisation in Hessen und Rheinland-Pfalz. Seither unterhält die Bankservicegesellschaft mit Kriftel und Bendorf zwei Produktionsstandorte.