Risikomanagement kann ein trockenes Geschäft sein, jedenfalls wenn es darum geht, die Entscheidungsgrundlage zu erstellen. Hier werden in einem fortlaufenden Prozess Daten erhoben, analysiert und ausgewertet. So entstehen komplexe Datenbanken und Strukturen, die schnell unübersichtlich werden und nur noch mit Mühe nachvollzogen werden können. Der Einsatz ungeeigneter Datenverarbeitungsprogramme bringt weitere Probleme mit sich. Das Ziel des Risikomanagements, Gefahren für das Unternehmen frühzeitig zu erkennen und zu minimieren, wird so bereits im Keim erstickt.
Revisionssicherheit im Risikomanagement essenziell
In den meisten Unternehmen wird zur Erfassung, Bewertung und Analyse der Unternehmensrisiken bis hin zum unternehmensweiten Reporting gängige Tabellenkalkulationssoftware eingesetzt. Die Gründe sind naheliegend: Sie bietet eine niedrige Einstiegshürde, da viele Mitarbeiter mit den Funktionen dieser Programme vertraut sind. Zudem handelt es sich um vergleichsweise günstige Produkte, die an den meisten Arbeitsplätzen zur Grundausstattung gehören. Einige ihrer Eigenschaften machen sie für das Risikomanagement jedoch zu einer fraglichen Wahl.
Entscheidend für den Einsatz einer Risikomanagementsoftware ist ihre Revisionssicherheit. Im Rahmen der AIFM-Regulierung unterliegen Manager Geschlossener Fonds (AIFM) künftig weitgehenden Prüfungs- und Kontrollpflichten; auch im Rahmen einer internen Revision.
Sämtliche Tätigkeiten der Manager sind dabei systematisch und für sachkundige Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren. Dieser Grundsatz gilt ebenso für die im Risikomanagement eingesetzte Software. Die Kriterien für die Revisionssicherheit einer Software sind zwar gesetzlich nicht festgelegt, als Orientierungshilfe sollte jedoch Folgendes erfüllt sein:
- Ordnungsmäßigkeit,
- Vollständigkeit,
- Sicherheit des Gesamtverfahrens,
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung,
- Sicherung vor Verlust,
- Zugriffsschutz,
- Dokumentation des Verfahrens,
- Nachvollziehbarkeit und-Prüfbarkeit.
Die gängigen Tabellenkalkulationsprogramme erlauben jedoch keine festen Betriebsprozesse, die Daten können nicht historisiert und die Vorgänge nicht dokumentiert werden. Auch Aspekte wie Zugriffsrechte und Sicherheit lassen sich nicht optimal lösen. Bei der Konsistenz der Daten und der Transparenz zeigen sich weitere Schwächen. Im Ergebnis ist die Revisionssicherheit nicht gewährleistet.
Überforderte Programme
Der größte Vorteil eines Tabellenkalkulationsprogramms ist zugleich der bedeutendste Nachteil, nämlich die Tabellenkalkulation selbst. Sollen komplexe Sachverhalte abgebildet werden, stoßen die Anwendungen schnell an ihre Grenzen, da die benötigten Tabellen in der Regel sehr unübersichtlich werden. Allein diese Unübersichtlichkeit kann bereits die Revisionssicherheit gefährden.
Hinzu kommt, dass Tabellenkalkulationsprogramme oft eine zu geringe Rechengeschwindigkeit bieten. Dies trifft insbesondere im Bereich der quantitativen Risikobewertung zu. Ein weiterer entscheidender Nachteil: Tabellenkalkulationsprogramme sind nicht in der Lage, heterogene Informationen einheitlich und nachvollziehbar zusammenzuführen.
Die im Rahmen des Risikomanagements benötigten Daten sind schlicht zu komplex, um sie in den Programmen automatisch bearbeiten zu können. Das bedeutet, dass die jeweiligen Sheets manuell nachbereitet werden müssen, was leicht zu Fehlern führen kann. Diese wiederum lassen sich im Nachhinein nur schwer nachverfolgen.
Zusätzlicher Programmieraufwand
Die Anwendungen können außerdem nur eingeschränkt mit anderen Systemen verknüpft werden, zum Beispiel mit einem Vertragsmanagement-Tool oder der Finanzbuchhaltung. Denn schon kleine Änderungen in einer Arbeitsmappe erfordern eine Anpassung der jeweiligen Schnittstelle.
Aufgrund der eingeschränkten Datenbankeigenschaften der Kalkulationsprogramme lassen sich spezielle Abfragen und Auswertungen häufig nur mit zusätzlichem Programmieraufwand abbilden. Vor allem um dynamische Auswertungen zu erhalten, müssten umfangreiche Routinen für den Datenexport und die anschließende Auswertung erarbeitet werden.
Gefahr der Personifizierung
Nicht unterschätzt werden darf, dass die Anwender von tabellenbasierten Kalkulationen meist auch die "Eigentümer" der von ihnen erstellten Tabellen sind. Fällt ein Ersteller und damit sein über Jahre eingebrachtes Know-how aus, ist die von ihm verantwortete Anwendung kaum noch zu überschauen, zu warten und letztendlich zu nutzen. Wichtige Daten und Informationen sind nicht mehr transparent.
Ein Blick auf den Arbeitsalltag von Risikomanagern und ihren Umgang mit den gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen zeigt, dass dieser häufig in nicht unerheblichem Maß daraus besteht, Informationen manuell zu erfassen und zu überprüfen. Durch diese arbeitsaufwendigen Tätigkeiten geht wertvolle Zeit verloren, die für die eigentliche inhaltliche Analyse der Informationen benötigt wird. Auch für das unternehmensweite Berichtswesen ist umfangreiche Handarbeit gefragt. Da die Programme Freigabe- und Workflowprozesse nicht direkt unterstützen, sind hier zusätzliche Kontrolltätigkeiten erforderlich.
Den gesamten Prozess im Blick
Für Emissionshäuser, die künftig für eine Vielzahl von Fondsgesellschaften entsprechende Risikomanagementtätigkeiten erfüllen müssen, würde diese Arbeitsweise einen enormen Mehraufwand bedeuten. Daher ist bei der Auswahl einer Risikomanagementsoftware darauf zu achten, dass diese an die jeweiligen Unternehmensprozesse angepasst werden kann.
Risikomanagement darf nicht als isolierte Funktion betrachtet, sondern sollte als ganzheitlicher Prozess in alle Unternehmensbereiche integriert werden. Dieser Ansatz gilt auch für die verwendete Software, das sogenannte Risikomanagement-Informations-System (RMIS). Es muss sämtliche Phasen aller Unternehmensprozesse abdecken. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass es das gesamte Risikomanagement unterstützt, indem es die zuvor erfassten Informationen zeitgerecht, inhaltlich richtig und in einer adäquaten Form bereitstellt - von der Identifikation der Risiken, über deren Analyse, Bewertung, Überwachung und Steuerung bis hin zur Berichterstattung.
Ein funktionsfähiges Risikomanagement setzt einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss zwischen allen beteiligten Mitarbeitern voraus. Dafür muss die Software über Schnittstellen für den Datenim- und -export möglichst vollständig in die bestehende IT-Landschaft integriert werden. Wird eine Risikomanagementsoftware eingeführt, ist es unerlässlich, alle bereits vorhandenen relevanten Daten zu erfassen. Diese existieren häufig bereits und sind in unterschiedlichen Unternehmensbereichen verstreut. Sie müssen zentral gesammelt, einheitlich aufbereitet und in eine Risikomanagementsoftware eingepflegt werden.
Individuelle Lösung erforderlich
Wie die Risikomanagementprozesse selbst sollte auch das RMIS stets auf den Aufbau und die individuellen Abläufe des jeweiligen Fonds abgestimmt sein. Dazu muss die Software an die vom Benutzer definierten Prozesse angepasst werden können. Sie sollte deshalb zunächst in der Lage sein, sämtliche Unternehmensstrukturen genau abzubilden und auch etwaige spätere Veränderungen zu übernehmen. Darüber hinaus muss die Software alle Risiken einer Unternehmung erfassen, einschließlich der jeweils zugrundeliegenden Parameter. Nur so können die Risiken später zuverlässig bewertet werden.
Die Risikobewertung muss sich an einem einheitlichen Maßstab orientieren. Während sich qualitative Risiken nur anhand einer individuellen Einschätzung beurteilen lassen, sind quantitative Risiken anhand geeigneter Verteilungsfunktionen zu beschreiben und im Rahmen von Simulationsmodellen zu bewerten.
Hierbei kann ein RMIS sinnvoll unterstützen, sofern es über die erforderlichen Funktionen verfügt: Basis für die Bewertung der quantitativen Risiken eines Fonds sind die ihm zugrunde liegenden mathematischen Finanzmodelle. Folglich gehört die Kalkulation mit Tabellenkalkulationsprogrammen auch weiterhin zum unentbehrlichen Handwerkszeug. Damit sich eine Risikomanagementsoftware für ein Fondsunternehmen eignet, muss sie unbedingt über Schnittstellen zu dem jeweiligen Programm verfügen.
Benutzer- und adressatengerechter Überblick
Auch um die internen und externen Reporting-Pflichten erfüllen zu können, ist ein adäquates RMIS unentbehrlich. Sie kann das Fondsunternehmen in zweierlei Hinsicht unterstützen: zum einen, indem es die Informationen selbst aufbereitet, beispielsweise durch vordefinierte Reporting-Formate, zum anderen, indem es Berichte automatisch bei Fälligkeit bereitstellt.
Ohne IT-Unterstützung ist ein effizientes Risikomanagement heute nicht mehr möglich - und mit der anstehenden Regulierung wird der Anspruch an die Prozesse erheblich steigen. Die umfangreichen, teilweise vierteljährlich fälligen Reportings lassen sich ohne technische Hilfe nicht bewältigen. Speziell auf diese Anforderungen zugeschnittene Software vereinfacht die Prozesse erheblich.
Das heißt nicht, dass Tabellenkalkulationsprogramme aus dem Unternehmens alltag von Fondsinitiatoren verschwinden. Vor allem in den Bereichen Konzeption und Asset Management waren und bleiben sie unverzichtbar. Trotz ihrer zahlreichen Vorzüge bergen sie jedoch erhebliche Gefahren und Risiken, insbesondere dann, wenn Unternehmen damit unternehmensweite Prozesse und Aufgaben abbilden wollen.
Dies gilt auch für den Bereich Risikomanagement. Hier bietet der Softwaremarkt ausgereifte Lösungen, um die Risikomanagementprozesse zu unterstützen. Diese sind auf die komplexen Berechnungen ausgelegt, die das Risikomanagement erfordert. Durch mögliche Automatisierungsprozesse werden zudem Fehlerquellen reduziert.