Am 3. Februar stimmte das EU-Parlament der Verlängerung der Frist für die Sepa-Umstellung bis zum 1. August 2014 offiziell zu. Die Verschiebung war nur wenige Wochen vor dem ursprünglichen Fristende am 1. Februar bekannt gegeben worden. Dass das neue Zahlungssystem endgültig erst im August in Kraft treten wird, wurde also entschieden, als in vielen Unternehmen bereits die Endphase des Umstellungsprozesses lief. Die verlängerte Frist verschafft den Unternehmen, die andernfalls den Starttermin nicht hätten halten können, einen willkommenen Aufschub.
Der Großteil unserer Kunden lag jedoch gut in der Zeit, um rechtzeitig auf das Sepa-Zahlverfahren umzustellen. Was bedeutet der verschobene Termin für diese Kunden?
Gute Fortschritte erzielt
Bezogen auf das Volumen der abgewickelten Sepa-Transaktionen (83 Prozent bei Sepa-Überweisungen und 60 Prozent bei Sepa-Lastschrifteinzügen im Monat Januar) werden gute Fortschritte erzielt. Sorgen bereiten jedoch weiterhin die vielen kleinen und mittleren Unternehmen - vor allem im Bereich des Lastschriftverfahrens -, die noch nicht für die Umstellung gerüstet sind und die diese verlängerte Frist nutzen, um Compliance mit den neuen Vorschriften zu erreichen.
Unternehmen, die auf das Fristende am 1. Februar gut vorbereitet waren, werden in der Regel an ihrem ursprünglichen Zeitplan festhalten. Allerdings eröffnen sich durch die Fristverlängerung einige zusätzliche Chancen, auch für solche Unternehmen, bei denen die Umstellungsprojekte im Februar abgeschlossen werden sollten.
Es gibt drei zentrale Bereiche, in denen Unternehmenskunden die Übergangszeit möglicherweise für sich nutzen können:
1. Lastschriftmandatsverwaltung: Mit Blick auf das Sepa-Lastschriftverfahren besteht eine der großen Herausforderungen für Unternehmen darin, dass sie ihre Lastschriftmandate künftig selbst verwalten müssen. In der Vergangenheit sahen viele inländische Lastschriftverfahren in Europa vor, dass die Bank für die Mandatsverwaltung zuständig war.
Die Umstellung auf das neue Modell hat sich deswegen für viele Unternehmen als problematisch erwiesen. Unternehmen, die ihre Projekte zur Umstellung auf das Sepa-Lastschriftverfahren erst spät begonnen haben, können nun die Gelegenheit nutzen, sich mit diesen komplexen Zusammenhängen auseinanderzusetzen und beispielsweise einen unabhängigen Dienstleister mit der Mandatsverwaltung beauftragen.
2. XML-Einführung: Eine Reihe von Unternehmen arbeitet mit Gehaltsabrechnungs-Dienstleistern zusammen, die eine Datei mit Gehaltszahlungen im Namen des Unternehmens erzeugen. In manchen Fällen haben Unternehmen die Komplexität der Zusammenarbeit mit diesen externen Dienstleistern bei der Umstellung auf Sepa unterschätzt.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat die interne XML-Einführung aufgeschoben und stattdessen seine Bank gebeten, Konvertierungsleistungen zu übernehmen. Nun stellt das Unternehmen fest, dass der Gehaltszahlungen-Dienstleister künftig XML-Dateien schicken will, die das Unternehmen noch gar nicht verarbeiten kann. Die Übergangsfrist bietet diesen Unternehmen die Gelegenheit, die umfassende Abstimmung auf ihre Dienstleister und Banken sicherzustellen.
3. Umstellung vom Basis- auf das Firmenlastschriftverfahren: Viele Unternehmen, die das Sepa-Lastschriftverfahren nutzen, bevorzugen aus Risikomanagementgründen das Firmen-Lastschriftverfahren für B2B-Transaktionen. Im Gegensatz zum Basis-Verfahren ist für das Firmen-Lastschrift verfahren keine Frist von acht Wochen für etwaige Rückgaben vorgesehen. Allerdings können Unternehmen ihre bestehenden Mandate im Rahmen des Basis-Verfahrens automatisch migrieren.
Die Verwendung des Firmen-Lastschriftverfahrens hingegen erfordert, dass Unternehmen neue Mandate anlegen. Unternehmen, die spät mit der Umstellung auf das Sepa-Lastschriftverfahren begonnen haben, haben deshalb häufig das Basis-Verfahren eingeführt, um die Umstellung innerhalb der Frist zu vollziehen, auch wenn das Firmen-Verfahren für ihre Bedürfnisse eigentlich besser geeignet wäre. Die Fristverlängerung kann einigen dieser Unternehmen die Gelegenheit bieten, stattdessen das Firmen-Lastschriftverfahren einzuführen.
Unterschiedliche Fristen im Blick behalten
Allgemein raten wir Unternehmen, die zusätzliche Zeit möglichst gut zu nutzen, um ihre Sepa-Transaktionen Land für Land zu testen und etwaige kleinere Probleme oder Fehler zu beseitigen, die ansonsten vielleicht übersehen worden wären. Die Übergangszeit gibt Unternehmen also die Chance, ihre Sepa-Umstellungsprojekte zu verbessern und zusätzliche Tests durchzuführen.
Allerdings sollten Finanzverantwortliche beachten, dass nicht alle europäischen Länder die gesamte Übergangszeit übernehmen wollen. Wie bei vielen anderen Aspekten der Sepa-Umstellung können regionale Unterschiede bedeuten, dass für verschiedene Länder unterschiedliche Ansätze benötigt werden. Bis dato hat bereits eine Reihe von Ländern mitgeteilt, einen kürzeren Übergangszeitraum einzuräumen:
- Belgien und Irland wollen nur eine zweimonatige Übergangsfrist erlauben;
- Frankreich wird Unternehmen die vollen sechs Monate gewähren.
- Spanien hat sich für eine zweiteilige Übergangsregelung entschieden: Die Sepa-Überweisungen treten am 17. März in Kraft, die Frist für die Umstellung auf das Sepa-Lastschriftverfahren endet am 1. Juni.
Angesichts dieser Unterschiede können Unternehmen, die in verschiedenen europäischen Ländern tätig sind, möglicherweise nicht die gesamte Sepa-Übergangsfrist nutzen. Unternehmen, die die Umstellung für einen Zeitpunkt nach Februar planen, müssen diese unterschiedlichen Fristen im Blick haben.
Wir empfehlen deshalb allen Unternehmen, die ihre Umstellungsprojekte noch nicht abgeschlossen haben, ihre ursprünglichen Zeitpläne beizubehalten, aber nach Möglichkeit etwas Zeit für zusätzliche Tests vorzusehen. Der Umstellungsprozess dürfte zum aktuellen Zeitpunkt zwar bereits größtenteils abgeschlossen sein, Unternehmen sollten dennoch die Chance nicht ungenutzt verstreichen lassen, ihre Sepa-Prozesse zu verbessern und etwaige Probleme zu beseitigen.