Bis am 1. Februar 2014 die europäischen Regeln für einen einheitlichen Zahlungsverkehr in Kraft treten, müssen Unternehmen nicht nur Bankleitzahl und Kontonummer in IBAN umwandeln. Neben Daten sind auch Anwendungen und Prozesse anzupassen, was zum Teil umfangreiche Änderungen in der unternehmenseigenen IT nach sich zieht. Finanzinstitute sind in dieser Situation in zweifacher Hinsicht gefordert: Zum einen müssen sie ihre eigenen Systeme umstellen. Gleichzeitig sind sie gegenüber den Firmenkunden in der Pflicht, diese bei deren Umstellungsaktivitäten zu unterstützen. Die Finanz Informatik (FI) als IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe macht die Gesamtbanklösung OS-Plus Sepa-ready und unterstützt Sparkassen bei ihrer Arbeit mit Firmenkunden.
Die europaweite Vereinheitlichung der Zahlungsinstrumente zum 1. Februar 2014 und die damit einhergehenden Umstellungsaktivitäten sind für Unternehmen eine große Herausforderung. Allerdings scheinen sich viele Unternehmen dieser Herausforderung noch nicht bewusst zu sein. Aktuelle Studien zeigen, dass insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen und Vereine in Deutschland noch nicht ausreichend auf die Sepa-Umstellung vorbereitet sind. Nach einer Umfrage von ibi Research bezeichneten sich erst sieben Prozent der befragten Unternehmen selbst als Sepa-ready. Ein Großteil der Unternehmen will sich erst zum Jahresende mit der Umstellung beschäftigen.
Nachholbedarf bei Unternehmen
Weitere Zahlen belegen den Nachholbedarf der Unternehmen: Mitte Juni zählte die Bundesbank rund 500 000 vergebene Gläubiger-IDs bei weit mehr als 4,2 Millionen Unternehmen und Vereinen in Deutschland. Die Gläubiger-ID dient der eindeutigen Identifizierung des Kreditors und ist ein Pflichtelement des neuen Lastschriftverfahrens. Darüber hinaus wurden im ersten Quartal 2013 nur 8,7 Prozent der insgesamt 15 Milliarden Überweisungen in Deutschland bereits im Sepa-Format abgewickelt. An dieser Stelle sind Kreditinstitute in der Verantwortung, ihre Kunden bei der Umstellung auf die europaweit einheitlichen Zahlungsstandards zu unterstützen. Auch hier sind vereinzelt noch kritische Stimmen zu hören, aber insgesamt ist die Branche überzeugt, die Vorbereitungen für Sepa fristgerecht bis zum 1. Februar 2014 abzuschließen. Bei einer Umfrage der PPI AG gibt die Hälfte der befragten Banken an, bis Ende November sämtliche Projektaktivitäten abzuschließen. Weitere 40 Prozent haben das Jahresende zur Zielmarke erklärt.
Die Sparkassen sind einer der wichtigsten Partner des Mittelstandes - 75 Prozent aller kleinen und mittelgroßen Unternehmen vertrauen in Finanzfragen auf ihre Kompetenz. Somit kommt ihnen bei der Sepa-Umstellung eine zentrale Rolle zu.
IT-Unterstützung für die Sepa-Umstellung
Eine besondere Herausforderung ist Sepa für die IT der Finanzinstitute. Die Finanz Informatik hat bereits 2011 in Zusammenarbeit mit dem DSGV und den Regionalverbänden ein breit angelegtes Projekt gestartet, um die technischen Voraussetzungen für eine reibungslose Umstellung sicherzustellen. Denn die neuen Richtlinien betreffen über den reinen Zahlungsverkehr hinaus die gesamte OS-Plus-Anwendungslandschaft und machen daher umfassende und tiefgreifende Anpassungen erforderlich.
Grundlage für die reibungslose Umstellung bildet eine dreiteilige und übergreifende Rollout-Strategie für alle Sparten und Kunden, die auf dem Migrationsumsetzungsleitfaden (MULF) des DSGV basiert. Neben der Erweiterung der Sepa-Funktionen in den Vertriebswegen ist auch die Umstellung der Sparten-Anwendungen von OS-Plus ein zentrales Element der Rollout-Strategie.
Die Umstellung erfolgt nach einem homogenen Vorgehen zeitgleich für alle Sparten und Kunden. Insgesamt 20 Projekte wurden innerhalb der Sepa-Umstellung definiert. Wesentliche Handlungsstränge sind dabei Vertriebs- und Konto-Prozesse sowie Prozesse für den Zahlungsverkehr und die Banksteuerung. Im Rahmen der Vertriebsprozesse wird nicht nur die Auftragserteilung im Inlandszahlungsverkehr auf die Sepa-Auftragserteilung komplett umgestellt, auch die Geschäftsvorfälle für die Anzeige und Pflege von Daueraufträgen wird angepasst. Gleichzeitig werden Umstellungshilfen integriert und geänderte Vertragsformulare stehen zur Verfügung.
Bei den Konto-Prozessen steht die Kontoführung im Mittelpunkt und der Datenhaushalt wird um Sepa-gerechte Sollstellungen ergänzt. Des Weiteren wird die Kontoauszugsaufbereitung von der DTA-Orientierung auf Sepa umgestellt. Die Unterstützung der Sepa-Zahlungsverkehrsabwicklung steht im Mittelpunkt der Zahlungsverkehrsprozesse, wo alle Vertragsprodukte angepasst werden und die neue Fälligstellung integriert wird.
An dieser Stelle wird auch eine zentrale Schnittstelle bereit gestellt, um die OS-Plusinternen Zahlungsverkehrs-Aufträge das neue XML-Format zu überführen. Das neue Format erleichtert bei Rückgaben die automatisierte Nachbearbeitung, da es hier deutlich mehr Inhalte anbietet und Rückgabegründe direkt aufgeführt werden. Abschließend werden übergreifend die Funktionen im Bereich der Banksteuerung bearbeitet, etwa das betriebswirtschaftliche Rechnungswesen, Data-Warehouse-Funktionen und statistische Auswertungen. Der Rollout startete zu Release 13.0 im Juni 2013 mit einer automatischen Datenerweiterung um die Sepa-Felder in OS-Plus und wird mit OS-Plus Release 13.1 im Oktober 2013 abgeschlossen sein. Hier wird die Umstellung auf Sepa vollzogen, sodass termingerecht zum 1. Februar 2014 die nationalen Zahlverfahren in der Sparkassen-Finanzgruppe abgelöst werden können.
Ganzheitliche Sepa-Beratung
Somit sind die Sparkassen in Deutschland IT-seitig bestens gerüstet und können parallel ihre Kunden beraten, damit diese auch rechtzeitig Sepa-fit werden. Die FI hat das "Generische Konstrukt" (GeKo) 9300 entwickelt, das Sparkassen bei der Beratung ihrer Kunden bei der Sepa-Umstellung unterstützt. Das Programm analysiert die Einreicherwege von Lastschriften bei Firmenkunden und Vereinen und gibt Sparkassen-Beratern wertvolle Hinweise über den Umstellungsgrad der einzelnen Kunden. Ausgewertet werden dabei zum Beispiel beleghafte und beleglose Lastsschrifteinreichungen sowie Dauer-Lastschriften und Online-Banking-Sammelaufträge.
GeKo 9300 ermöglicht eine ganzheitliche Sepa-Beratung, die alle relevanten Informationen zu einem Kunden gebündelt darstellt. Bereits im Februar 2013 wurde mit der Bereitstellung dieses GeKo begonnen. Monatliche Reportings geben dabei einen regelmäßigen Überblick über den Fortschritt der Sepa-Umstellung. Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, alte Lastschrift-Einreicherverträge direkt in Sepa-Einreicherverträge zu überführen - mit einem direkten Bezug zur Sepa-Inkassovereinbarung.
Die FI hat die notwendigen Maßnahmen ergriffen, damit die IT-seitige Sepa-Umstellung reibungslos läuft und bietet den Sparkassen Unterstützungsmöglichkeiten für die Zusammenarbeit mit kleinen und mittelständischen Unternehmen an.